Ein Katalog, wie ein Logo oder eine Visitenkarte, er ist ein Werkzeug, das benutzt wird, um das Markenbewusstsein zu verstärken und zu bestimmen. Die Marketingexperten wissen, wie viel Genauigkeit gebraucht wird, und wie sehr ein guter Katalog den Unterschied in Bezug auf Umsatz machen kann.

Es ist wichtig, ein Dokument zu erstellen, das möglichst viel ist:

• funktionell: einfach zu konsultieren, und intuitiv angelegt;
• ansprechend: es hat einen festen Umschlag, hochwertiges Papier, ein nettes und modernes Layout, usw.

InDesign zu automatisieren stellt Ihnen ein hilfreiches Werkzeug für das Database Publishing Ihrer Produkte zur Verfügung und garantiert eine übersichtliche Präsentation.

Zuerst sehen wir uns die Katalogformate an. Ein Katalog wird immer digital erstellt (catalog software), aber das Fertigprodukt kann zwei Formate haben:

• Gedruckter Katalog (z.B. Schreibtisch Katalog, IKEA Katalog*)
• Digitaler Katalog (PDF, Flipbook, eine App, usw.)

*Die am meisten verteilte Veröffentlichung Weltweit, 211 Millionen Auflage wurden 2017 mit dem Zweck, die Aktivitäten von 328 Geschäften in 28 Staaten zu fördern, verschickt

Wie IKEA weiß, bleibt der gedruckte Katalog einer der besten Vertriebswerkzeuge. Diese papierbasierten Veröffentlichungen haben viele Vorteile:

• Konstante Marken-Darstellung
  Der Katalog ist ein physisches Objekt, das normalerweise auf einem Tisch oder Schreibtisch aufbewahrt wird, um leicht verfügbar und erreichbar zu sein. Seine “sperrige/massige” Gegenwart erhält Ihre Marke für Ihren Kunden immer erreichbar (tatsächlich ist die Marken-Erreichbarkeit eines der grundlegenden Prinzipien der Werbung).
• Benutzerfreundlichkeit
  Ein gedruckter Katalog ist immer verfügbar und einfach für Personen aller Altersgruppen zu konsultieren. Für ein besseres Verständnis muss man es mit seiner digitalen Alternative vergleichen. Denken wir darüber nach, wie Sie einen Artikel in einem Online-Katalog suchen. Zuerst brauchen Sie eine gute Internetverbindung. Dann müssen Sie das benötigte Dokument suchen. Wenn Sie Glück haben, gibt es ein Inhaltsverzeichnis für Ihre Navigation, sodass Sie also mit einem Klick zur richtigen Seite wechseln können. Sonst müssen von Hand blättern, bis Sie den gewünschten Artikel gefunden haben.
• Lesbarkeit
  Haben Sie jemals versucht, einen Katalog auf einem iPad zu lesen, vielleicht während Sie mit einem Kunden sprechen? Wenn Sie die falsche Stelle anklicken, können Sie einfach auf einer anderen Seite landen. Wenn Sie ein Detail untersuchen müssen, müssen Sie die Ansicht vergrößern, mit dem Risiko, eine Taste unbeabsichtigt zu drücken.
• Schnelle Suche
  Ein gedruckter Katalog erlaubt Ihnen, ein Lesezeichen überall, wo Sie es benötigen, einzusetzen. Dann können Sie einfach in wenigen Sekunden auf die benötigte Seite zurückkehren, die Sie zum Überprüfen benötigen.

Machen wir weiter mit den digitalen Katalogen. Kataloge werden mit digitalen Werkzeugen erstellt, und heutzutage verwenden die Mehrheit der Unternehmen nur digitale Mittel, um Ihre Dokumente zu vertreiben und zu fördern.

Normalerweise wird ein digitaler Katalog in PDF-Format erstellt, um ihn schnell und einfach zu den Kunden liefern zu können. Es ist auch möglich, Flipbooks unter Verwendung von bestimmter Software zu erstellen. Flipbooks sind interaktive Online-Veröffentlichungen, die Zeischriftenpapier nachahmen. Um ein Flipbook zu erstellen, braucht man oft ein ganzes PDF des Dokuments, das fertig für die Veränderung auf das interaktive Format ist.

Digitale Kataloge erreichen eine Reihe von Einsparungen im Vergleich zu Kosten für Druck und Vertrieb. Sie sind fast bei Null. Darüber hinaus können Sie Ihr Dokument schneller freigeben und bewerben, da Sie es nur auf Ihre Website hochladen und freigeben müssen. Die Vorteile eines gedruckten Katalogs fehlen bei einem digitalen. Diese können zusammengefasst werden als bessere Lesbarkeit, Benutzerfreundlichkeit und ein allgemeines Gefühl von Beteiligung und Professionalismus.

Ein Katalog ist ein Dokument, das aus vielen verschiedenen Teilen besteht. Einige werden immer verwendet, wie das Deckblatt, das Inhaltsverzeichnis und das Backcover; andere hängen von der Typologie des Projekts ab, und ob sie gebraucht sind:

• Cover (Titelblatt)
• Einführungsseiten: Beschreibungen, Werbung
• Inhaltsverzeichnis: Kapitel/Sektionen, Unterabsätze, Seitennummeranzeigen
• Katalog: Kapiteltrennzeichen
• Inhaltsverzeichnis: alphabetische Ordnung, oder nach Kode
• Abschlussseiten: Beschreibungen, Werbung, Anmerkungen
• Rückseite

Die Informationen, die wir einsetzen möchten, müssen unter Berücksichtigung organisiert werden, wie der Kunde den Katalog nutzen wird. Sie müssen viele Elemente berücksichtigen: Wird der Kunde die Produkte unter der Kategorie suchen, oder wird er jede Seite durchblättern? Würde der Kunde eine Papier oder Digitialversion bevorzugen?

Zumeist wenn wir über einen Unternehmenskatalog sprechen, ist es nützlich, die Elemente unter Kategorie oder Produktattribut, wie z.B. Preis, Farbe, Verwendung, usw, zu organisieren.

Kataloge mit verschiedenen Verwendungen haben eine verschiedene Struktur. Denken Sie z.B. über die medizinischen Kataloge nach, wobei die Artikel alphabetisch angeordnet werden. Manchmal ist es nützlich, Produkte auf intuitive Weise zu organisieren oder weniger strenge Kriterien zu verwenden, um möglicherweise die Regeln zu mischen. Auf diese Weise werden die Kunden mehr involviert, während Sie jede Seite konsultieren.

Es gibt nicht eine einzige Person, die den Katalog erstellt. Die Antwort ist, dass viele Personen mit der Aufgabe beschäftigt sind.

Vertrieb, Marketing, IT und graphisches Team sind mit dem Katalogerstellungsprozess beschäftigt. Der Graphische Fachbereich kann hausintern oder ausgegliedert sein (zu einer Kommunikationsagentur/Freiberuflichen graphischen Designer).

Um ein Katalog zu erstellen (catalog software), brauchen Sie:

• Produktdaten
• Bilder
• Katalog-Layout

Werfen wir einen Blick im Detail hierauf.

Wenn Sie alle notwendigen Elemente haben, können Sie zu der operativen Phase der Erstellung des Katalog-Layouts übergehen. In dieser Phase ist der Grafiker involviert, vor allem, wenn Sie die erste Ausgabe des Katalogs erstellen oder eine Neugestaltung Ihres vorherigen Layouts suchen.

Das Graphik-Design kann von einem hausinternen Mitarbeiter gemacht, oder es kann zu einem Freiberufler oder zu einer Kommunikationsagentur ausgegliedert werden. Der Graphiker wird Ihnen beide Produktinformationen und Bilder zu organisieren helfen, und er kümmert sich um den Stil von: 

• Seitenlayout/Musterseiten: Kopfnote, Fußnote, Daumenindex, Kategoriefarbe, Seitenspalte (1, 2, 3, oder mehr), usw.;
• Inhaltsverzeichnis: Klassische Sortierfolge (nach Seitennummer), Fotografisches Inhaltsverzeichnis, Alphabetische Ordnung (nach Kategorie, nach Produkt, wonach immer Sie wünschen), ein Inhaltsverzeichnis, Kapiteltrenner;
• Kapiteltrenner;
• Produktlayouts (sehen Sie vier Beispiele von verschiedenen Produktlayouts in dem Bild unten);

Der Graphiker wird viele Entwürfe erstellen, normalerweise mit Adobe InDesign, bis alle Ihre Anforderungen erfüllt sind.

Wenn Sie zuvor alle Textinformationen gesammelt haben, die Sie in Ihr Dokument einfügen möchten, müssen Sie bei Bedarf alle Artikelbilder und eventuelle Symbole / Icons zusammenstellen.

Wenn Sie einen gedruckten Katalog erstellen, werden Sie hochwertige Produktbilder (200/300 dpi) brauchen. Bilder in guter Qualität sind unerlässlich, um Ihren Katalog zu einem professionellen Dokument zu machen.

Oft werden Sie nicht alle Produktbilder verfügbar haben, und Sie könnten sie aus Ihrer Unternehmenswebsite entnehmen. Diese Bilder werden nicht von guter Qualität sein (normalerweise 72 dpi); daher sind sie nicht gut für einen gedruckten Katalog geeignet.

Zuerst beginnen wir mit dem manuellen Veröffentlichungsprozess. Die Manuelle Erstellung des Katalogs besteht aus dem Kopieren und Einfügen aller Daten von Ihrer Datenquelle bis zu Ihrem Dokument.

Das ist eine Aufgabe, die eine Ressource (hausintern oder ausgegliedert) für viele Zeit beschäftigt, mehrere Wochen/Monate. Es hängt davon ab, wie viele Artikel erstellt werden müssen. Ein anderes wichtiges Element, das Sie berücksichtigen müssen, wenn Sie einen Katalog erstellen müssen, ist die hohe Chance, Fehler zu machen, weil der Prozess von einem Menschen gemacht wird, und nicht von einer Maschine.

Der automatische Veröffentlichungsprozess wurde entwickelt, um diese Nachteile zu überwinden.

Der Begriff “automatische Veröffentlichung” bezieht sich auf Software-/Plugin-Lösungen, die es Ihnen ermöglichen, automatisch Produktdaten von einem Datenblatt/einer Datenbank in das zu erstellende Dokument zu importieren.

Diese Lösungen müssen auf Ihrem PC installiert werden, wie klassische Software. Jeder Computer braucht seine klassische Software-Lizenz. Wenn Sie paginieren wollen, können Sie nur auf einem PC arbeiten, auf dem die Software bereits installiert wurde.

Diese Anwendungen lassen uns Dokumente in einem spezifischen Format erstellen, oder als PDF. Nur einige von Ihnen erlauben es dem Benutzer, Dateien in Adobe InDesign Formaten (INDD, IDML, usw.) zu erstellen.

Hausinterne Software hat Nachteile wie z.B:

• Nicht alle Daten sind passend für alle Softwarepakete. Jede benötigt ihre eigene Datendatei: XML, CSV, Excel, usw.
• Der graphische Prozess ist begrenzt. Layouts werden mit Standardgittern erstellt oder, wenn Sie Änderungen machen wollen, müssen Sie den Regeln der Software folgen (und hoffen, dass das, was Sie benötigen, schon implementiert ist).
• Lernen, wie diese Programme zu verwenden sind, ist schwierig, und es gibt nicht viele Online-Dokumentationen, um sie zu unterstützen. Sie müssen auch berücksichtigen, dass jedes Projekt verschieden ist und dass es wird verschiedene Regeln braucht.
• Sie müssen das Training bezahlen, das oft stündlich abgerechnet wird. 
• Die Kennerschaft, die Sie haben müssen, gehören zum Grundsatz „Verwenden oder Verlieren”. Wenn Sie einen Katalog ein oder zwei Mal pro Jahr erstellen, werden diese Kompetenzen leicht vergessen. Wenn Sie den Katalog wieder machen müssen (catalog software), werden Sie viel Zeit brauchen, um sich daran zu erinnern, wie Sie die Software verwenden.
• Die Erweiterungen der erstellten Dateien gehören dem Softwareunternehmen. Auf dieser Weise kann die Quelldatei nur im PC gesehen werden, worin die Software installiert ist.
• Normalerweise haben nur ein oder zwei Personen die benötigte Erfahrung, um diese Pakete zu verwenden. Wenn diese ihren Arbeitsplatz verlassen oder ersetzt werden, werden diese Kompetenzen vergessen.
• Der Preis dieser Pakete liegt oft zwischen 15.000-25.000 Euro, ohne Aktualisierungen, Lizenzen und Training.

Eine cloudbasierte Veröffentlichungsoftware ist letztendlich eine Software, die Sie Online verwenden können. Diese Pakete brauchen keine Konfiguration, und die Benutzer können sie mit einem klassischen Browser wie Chrome oder Firefox abrufen. 

Viele Softwareunternehmen haben entdeckt, dass Cloud-Technologie eine gute Weise ist, um die Softwarepreise zu reduzieren, die Produktinnovation zu erhöhen und um den Kundendienst zu verbessern. Automatische Veröffentlichungssoftware hat in der Cloud einen guten Ort gefunden, an dem sie sich leicht entwickeln kann.

Unternehmen wie Pagination ermöglichen es Ihnen, Ihre Dokumente jederzeit und überall online völlig selbständig zu erstellen, ohne dass Sie Software installieren müssen oder über bestimmte Kompetenzen verfügen. Um ein Projekt einzurichten, müssen Sie nur einige Beispiele von Daten (Excel, CSV, etc.) und die Art des Dokuments, das Sie automatisch erstellen möchten (PDF, InDesign-Format), freigeben.

Die Katalogautomatisierungslösung von Pagination bietet viele Vorteile:

• Einfach zu verwenden. Es ist keine spezielle Schulung erforderlich
• Völlige Freiheit in der Phase der Dokumentlayouterstellung (Design)
• Die Möglichkeit, jede Art von Datenquelle zu verwenden (Excel, CSV, XML, Export aus ERP-Systemen / Datenbanken / Geschäftsanwendungen)
• Das Cloud-System erfordert keine Software-Einrichtung. Die Software ist jederzeit und überall auf jedem Gerät (Chrome, Firefox, Safari, Explorer usw.) und Betriebssystem (Windows, Mac OS, Linux, Android usw.) verfügbar.
• Dateien werden sowohl im PDF-Format (in hoher und niedriger Auflösung, druckfertig oder für die digitale Verteilung) als auch im InDesign-Format (INDD, IDML) erstellt. Sie können mit Adobe InDesign geöffnet und bei Bedarf manuell geändert werden.
• Das Cloud-System bietet Ihnen die Möglichkeit, den PC während des Dokumenterstellungsvorgangs weiter zu verwenden. Ein E-Mail-Benachrichtigungssystem informiert Sie, wenn der Vorgang abgeschlossen ist und Dokumente zum Herunterladen bereitstehen.
• Die Software wird als jährliche Abonnementgebühr verkauft. Der Preis ändert sich je nach Art des Dokuments, das Sie erstellen möchten. Er umfasst die Dokumenteinrichtung, die evolutionäre Pflege des Projekts und den schnellen Kundenservice (per Telefon und E-Mail).

Zuletzt sehen wir uns die Kosten für die Erstellung eines professionellen Katalogs an. Es ist schwierig, weniger als 2.000 Euro für ein Kataloggrafikprojekt auszugeben. Dann sollten Sie mit 20 bis 45 Euro pro Seite rechnen (es sei denn, Sie verwenden einen automatischen Veröffentlichungsdienst). Ein 300-seitiger Katalog, der zum ersten Mal ohne ein automatisches System erstellt wird, kann zwischen 10.000 und 12.000 Euro kosten. Die Preisgestaltung hängt stark davon ab, wie komplex das Produkt ist und wie viele Referenzen es enthält. Mit „Referenzen“ meinen wir alle verwendeten Namen, Beschreibungen und Werte. Ein Katalog modularer Möbel, in dem jedes Produkt in einer Tabelle mit Maßen und Ausführungen beschrieben ist, kann bis zu 40 bis 45 EUR pro Seite kosten.

Ein automatisches Publishing-System kann die Kosten erheblich senken. Das Erstellen eines redaktionellen Projekts mit einem Cloud-Datenbank-Publishing-System kann je nach Komplexität des Dokuments zwischen 2.000 und 8.000 Euro kosten.

Katalog erstellen – Die Druckphase

Nachdem wir herausgefunden haben, wie ein Katalog erstellt wird, können wir mit dem Drucken beginnen. Einen guten Drucker zu finden ist relativ einfach, aber um den richtigen zu finden, muss man sich mehr als den Preis ansehen. In der Praxis ist der Drucker oft die letzte Verteidigungslinie, bevor Dokumente gedruckt werden.

Vor allem, wenn Sie Ihren ersten Katalog erstellen oder sich mit einer erfahrenen Agentur oder einem Fachmann zusammenschließen, sollten Sie nicht auf das Drucken verzichten. Wenn Sie einen guten Drucker finden, der Ihnen in schwierigen oder unerwarteten Situationen helfen kann, halten Sie ihn in Ihrer Nähe. Der Druckprozess ist schwierig, und es sind Tausende von Variablen zu verwalten, um alles in Ordnung zu bringen. Üben Sie keinen Druck auf Ihren Drucker aus, wenn es um das Timing geht, da Sie Gefahr laufen, die Entwicklung von Eilzuständen wie Trockentinten oder Bindekleber zu forcieren. Möglicherweise können Sie einige Prozesse erzwingen, aber Sie laufen Gefahr, unangenehme Überraschungen zu erleben.

Die Druckkosten hängen von vielen Variablen ab, z.B.

• Anzahl der zu druckenden Exemplare
• Anzahl der Seiten im Katalog
• Papierqualität
• Spezialverarbeitung (z. B. Daumenindex)

Im Folgenden finden Sie einige Beispiele für die gängigsten Katalogtypen.

Druckkosten – Katalog 1

• 300 Seiten
• Softcover Klebebindung
• Größe: 21 x 29,7 cm (A4)
• Papier: Klassisch matt – gestrichenes Passepartout
• Papiergewicht: 130 gr
• Cover Papiergewicht: 250 gr

Druckkosten – Katalog 2

• 800 Seiten
• Genähte Taschenbuchbindung
• Größe: 21 x 29,7 cm (A4)
• Papier: Klassisch halbmatt – gestrichenes Matt
• Papiergewicht: 115 gr
• Hardcover