¿No ha tenido nunca que insertar o transformar una serie de datos o información en un documento con un diseño preciso? Por regla general, para ello es necesario copiar y pegar los datos desde el origen hasta el software seleccionado para crear el documento. Adobe InDesign, el programa de diseño gráfico más avanzado para proyectos de edición creativa, le permitirá realizar esta tarea de una forma más rápida mediante la función de combinación de datos.
¿Qué es la combinación de datos?
La combinación de datos es una función específica de InDesign que le permite transferir determinada información de los datos del archivo a un documento de InDesign. Debe seleccionar los campos que desee en el documento de InDesign y se propagarán con la información correspondiente desde el origen de los datos. Este proceso es automático; no tendrá que copiar manualmente los datos desde el origen al documento nuevo.
En resumen, estos son los pasos para usar la Combinación de datos InDesign:
- Cree la fuente de datos siguiendo fielmente las instrucciones de importación de InDesign;
- Cree su plantilla de InDesign;
- Seleccione los campos de la plantilla que desee propagar con los datos (el mapeo);
- Cree el documento combinado.
- La guía paso a paso para crear un catálogo con la función de combinación de datos InDesign, consulte el tutorial, que incluye una plantilla gratis descargable y el origen de datos.
¿Combinación de datos o combinación de correspondencia?
La combinación de datos también se denomina combinación de correspondencia, aunque es más preciso referirse a la expresión «combinación de correspondencia» como una función específica de Word para crear emails, cartas, sobres y etiquetas personalizadas con la información del destinatario.
¿Para qué se necesita la combinación de datos?
La combinación de datos InDesign sirve para crear documentos formados por muchas páginas en la que los datos se repiten y estructuran de una forma parecida a lo largo de todo el documento.
La combinación de datos se suele utilizar para crear documentos con un diseño sencillo y repetitivo como, por ejemplo, tarjetas de visita, folletos, insignias, etc. Si conoce un poco InDesign, también podrá crear documentos más complejos como, por ejemplo, catálogos, listas de precios y anuncios semanales. No obstante, en este caso, quizá puedan surgir algunas limitaciones durante el proceso de creación del proyecto.
¿Que debo hacer para usar la combinación de datos?
- Origen de datos
La expresión “origen de datos” se refiere a una hoja de cálculo que contiene información textual y no textual como, por ejemplo, descripciones de producto, imágenes, nombres y precios. Normalmente, el origen de datos es una base de datos o un archivo exportado desde una aplicación de empresa. Contiene toda la información que necesita insertar en el documento final.
En otros casos, las hojas de cálculo se pueden utilizar como base de datos para gestionar la información. Para importar un origen de datos a InDesign, debe seguir fielmente las instrucciones de importación del software. Los formatos de importación obligatorios son .csv o .txt y debe asegurarse de definir correctamente todos los campos.
- Diseño de InDesign
Se trata del diseño en el que se insertará la información. Puede crearlo desde cero o usar una plantilla en la que se propaguen sus datos.
- Conocimiento específico de InDesignEn la mayoría de casos, hace falta conocer bien el programa al crear un proyecto complejo.
¿Cuáles son las ventajas y desventajas de la combinación de datos?
La combinación de datos es muy útil para crear proyectos sencillos con diseños repetitivos. Es muy fácil aprender a usar esta función, incluso para los usuarios recién iniciados en InDesign, y permite crear documentos enteros en poco tiempo.
Si necesita crear documentos más detallados y complejos como, por ejemplo, documentos con varios tipos de producto, es posible que surja algún inconveniente.
He aquí las limitaciones de esta función:
- No permite agrupar elementos
- No puede manejar conjuntos de datos moderadamente grandes
- Los mensajes de error ofrecen pocos datos específicos
Hemos abierto el sitio Pagination.com para superar estas limitaciones. Nuestro servicio automático de publicación de bases de datos le permite convertir sus datos en documentos profesionales de una forma sencilla y rápida, incluso si va a crear proyectos complejos con miles de páginas y una ingente cantidad de información.