La Mise En Page Automatique

Commençons tout d’abord par la mise en page manuelle. Pour créer manuellement un catalogue, il convient de copier et coller toutes les données de votre document source, une à une, dans votre document.

Cette tâche fastidieuse peut monopoliser une ressource (interne ou sous-traitée) pendant une longue période, plusieurs semaines voire mois, selon le nombre d’articles ou de pages à créer. Un autre élément important à prendre en compte si vous envisagez de créer manuellement un catalogue est le risque élevé d’erreurs, du fait que l’erreur est humaine et qu’une personne réelle – et non une machine – est en charge de la mise en page.

La mise en page automatique (database publishing) a été pensée pour surmonter ces inconvénients.

L’expression « mise en page automatique » (database publishing) » fait référence aux solutions logicielles et aux modules d’extension qui vous permettent d’importer automatiquement des données de produit d’une feuille ou base de données dans le document que vous créez.

Ces applications nous permettent de créer des documents dans un format spécifique ou au format PDF. Seuls une poignée de logiciels permettent aux utilisateurs de créer des fichiers aux formats Adobe InDesign (INDD, IDML, etc.). Ils s’agit des logiciels pour la mise en page avec InDesign.

Ces solutions de mise en page automatique (database publishing), comme les logiciels classiques, doivent être installées sur votre ordinateur. Chaque ordinateur a besoin de sa propre licence logicielle. Lorsque vous travaillez à la mise en page, il est dès lors impératif de le faire sur l’ordinateur sur lequel le logiciel a été installé.

Les logiciels internes présentent des inconvénients tels que :

• Tous les fichiers de données ne sont pas forcément pris en charge par tous les logiciels. Différents programmes sont mieux adaptés à différents types de fichier : XML, CSV, Excel, etc.
• La conception a ses limites puisque les mises en page sont créées à l’aide de grilles par défaut et donc, si vous souhaitez apporter des modifications, vous devez suivre les règles du logiciel (en espérant que ce dont vous avez besoin a déjà été implémenté).
• Apprendre à utiliser ces programmes est loin d’être facile ; de plus, les documents de prise en main ou d’assistance en ligne sont peu nombreux. Vous devez également garder à l’esprit que, chaque projet étant différent, il nécessitera des règles différentes.
• Vous devrez payer la formation de votre personnel, qui est généralement facturée à l’heure.
• En outre, si votre ou vos experts en interne n’utilisent pas régulièrement l’ensemble des compétences nécessaires à une utilisation professionnelle de ces logiciels – si vous élaborez un catalogue une ou deux fois par an seulement, par exemple – il est fort probable qu’ils les oublient. Cela se traduira, au moment de créer un nouveau catalogue, par la nécessité d’un temps de réadaptation.
• Les extensions des fichiers créés appartiennent à la société de logiciels. Cela signifie que le fichier source ne peut être visualisé que sur les ordinateurs où le logiciel est installé.
• Généralement, au sein de l’entreprise, seulement une ou deux personnes sont habilitées à utiliser ces suites de programmes. Si ce personnel vient à changer de poste ou à quitter l’entreprise, les compétences acquises en interne sont alors perdues.
• Le coût desdites suites de programmes est souvent de l’ordre de 15 000 à 25 000 euros, hors mises à jour, licences et formations.

Enfin, un logiciel de mise en page sur le cloud est un logiciel que vous pouvez utiliser en ligne. Ces suites de programmes ne nécessitent aucune configuration, et les utilisateurs peuvent y accéder depuis un navigateur ordinaire comme Chrome ou Firefox.
De nombreuses sociétés de logiciels ont découvert que la technologie sur le cloud est un moyen efficace de réduire les coûts des logiciels, d’accroître l’innovation des produits et d’améliorer l’assistance apportée à leurs clients. Le logiciel de mise en page automatique a trouvé avec le cloud l’environnement idéal où se développer.

Des entreprises comme Pagination vous permettent de créer vos documents en ligne, de manière entièrement autonome, à tout moment et n’importe où, sans avoir besoin d’installer de logiciel ou de posséder des compétences spécifiques. Pour configurer un projet, il suffit de partager quelques exemples de données (Excel, CSV, etc.) et le type de document que vous souhaitez créer automatiquement (format PDF, InDesign).

Le service de publication automatique de Pagination présente de nombreux avantages :

• Facile à utiliser : aucune formation spécialisée n’est requise
• Liberté totale lors de la phase de création de la mise en page du document (conception)
• Possibilité d’utiliser toutes sortes de sources de données (Excel, CSV, XML, exportations à partir de systèmes / bases de données / applications commerciales PGI)
• Le système sur le cloud ne requiert aucune configuration logicielle. Le logiciel est disponible à tout moment, n’importe où et sur n’importe quel appareil (Chrome, Firefox, Safari, Explorer, etc.), quel que soit le système d’exploitation (Windows, Mac OS, Linux, Android, etc.)
• Les fichiers sont créés à la fois au format PDF (en haute et basse résolution, prêt à imprimer ou à partager électroniquement) et au format InDesign (INDD, IDML). Ils sont prêts à être ouverts avec Adobe InDesign et peuvent être modifiés manuellement, si nécessaire.
• Le système sur le cloud vous permet de continuer à utiliser votre ordinateur pendant le processus de création de documents, et un système de notification par e-mail vous informe lorsque celui-ci est terminé et que les documents sont prêts à être téléchargés.
• Le logiciel est disponible sous la forme d’un abonnement annuel. Le prix varie en fonction du type de document que vous souhaitez créer et inclut la configuration du document, la maintenance évolutive du projet et un service clients rapide (par téléphone et par e-mail).