Un componente aggiuntivo di Excel che ti aiuterà nei tuoi progetti ad usare la funzionalità Unione Dati di InDesign.
Per usare la funzionalità Unione Dati di InDesign è necessario importare i dati in file di formato CSV o TXT. Excel offre due metodi principali di esportazione: CSV (delimitato dal separatore di testo) (*.csv) o Testo (con valori delimitati da tabulazioni) (*.txt).
Una terza opzione utile è il Testo Unicode (*.txt). Questo formato esporterà un testo con valori delimitati da tabulazioni, ma in formato Unicode (UTF-16).
Il formato Unicode comprende tutti i tipi di caratteri stranieri usati nelle diverse lingue.
Salvare file .txt/.csv tramite Excel può portare a tre problemi comuni:
- Problemi di codifica
Il problema consiste nel salvare il tipo sbagliato di codifica in quanto il formato .csv supporta solo caratteri ASCII. In questo modo, se hai simboli critici come, ad esempio, ç, à, é, o è, potresti rischiare di perderli. - Le modifiche fantasma
Il secondo problema è un po’ più sottile. È normale che i tuoi dati necessitino di diversi turni di revisione, che ad ogni revisione i tuoi dati vengano salvati in formato .txt e che il file venga successivamente importato in InDesign. In ogni caso, quando salvi il file .txt ma il file è ancora aperto in Excel, è sufficiente una piccola distrazione per portarti a modificare il file .txt invece che l’originale .xlsx, dove potrebbero essere state usate formule o filtri. Il risultato di questo errore può essere la perdita dell’ultima parte delle modifiche dei tuoi dati. - Il pericolo del “file in uso”
Se salvi i tuoi dati in .txt ma non chiudi Excel e provi ad analizzare il file con InDesign, ti apparirà un messaggio di errore che ti avvisa che il file è in uso da un’altra applicazione e che non potrai portare a termine l’operazione.
Per evitare questi problemi, possiamo inserire un semplice componente aggiuntivo (sia per Mac che per Windows), che ti permette di esportare file .txt mentre tieni il tuo file Excel di origine aperto sullo schermo. Il tuo file verrà esportato nella stessa cartella del file Excel con lo stesso nome dell’etichetta del foglio di calcolo. Il componente aggiuntivo abilita in Excel un nuovo bottone che ti permette di lavorare sul file .xlsx principale e di salvare il file sia in formato .xlxs che nella versione UTF8/Unicode. Questo strumento ti aiuterà nei problemi sopra evidenziati, per esempio, assicurandoti “codici di carattere” compatibili, riducendo le “modifiche fantasma” ed eliminando l’avviso di “file in uso da un’altra applicazione”.
Puoi scaricare il componente aggiuntivo dal bottone qui sopra.
A seguire, puoi trovare le istruzioni per installarlo in cinque semplici passi.
Importare il componente aggiuntivo
Per importare il componente aggiuntivo è necessario cliccare sulla scheda Sviluppo del menu di Excel. Se questa non è abilitata, abilitala andando in File > Opzioni > Personalizzazione barra multifunzione e spunta la casella Sviluppo nella colonna di destra.
Clicca OK. Ora andiamo nella scheda Sviluppo e clicchiamo su Componenti aggiuntivi di Excel. Nella nuova finestra clicca su Sfoglia.
Scegli il file Export Unicode Text.xlam e clicca OK.
Spunta la casella del nuovo componente aggiungitivo e clicca ancora OK.
Vicino alla scheda Sviluppo ti apparirà la nuova scheda Componenti aggiuntivi che contiene il bottone “Export Unicode txt”.
Su Mac apparirà un po’ diverso: la barra è posizionata sopra lo schermo di Excel, ma è possibile sopostarla dove si preferisce.
Se la scheda Componenti aggiuntivi non appare, può essere che l’inserimento del componente aggiuntivo sia stato bloccato dal sistema. Per sbloccarlo, chiudi Excel e vai al file del componente aggiuntivo che hai scaricato da questa pagina. Click destro sopra la sua icona e seleziona Proprietà. Da questa finestra spunta l’opzione Sblocca (Unblock). Riapri Excel e, se necessario, ripeti l’operazione di inserimento del componente aggiuntivo con Sviluppo > Componenti aggiuntivi di Excel, spunta la casella Export Unicode txt e clicca su OK.
Risultati finali
Ora, ogni volta che abbiamo bisogno di esportare uno dei nostri fogli di calcolo, possiamo usare questa funzionalità invece del classico procedimento che si compie andando su File > Salva con nome, chiudendo l’Excel e riaprendo l’originale.
