Tutorial EasyCatalog - Le basi

L’installazione di EasyCatalog è semplice e intuitiva. Una volta installato, il primo passo è creare un Panel in InDesign. In InDesign i pannelli sono solitamente posizionati sulla parte destra dello schermo e contengono tutti gli strumenti necessari per lavorare nel nocumento. Grazie a EasyCatalog è possibile aprire un pannello che contiene il file dati. Creare un nuovo pannello dati è molto semplice:

File > New > New EasyCatalog Panel

La finestra di dialogo si aprirà con delle preferenze predefinite, cliccate OK.

Questo passaggio non è obbligatorio, dipende dalla logica del vostro documento, ovvero se avete dati “piatti” o se (come accade il più delle volte) c’è una gerarchia che raggruppa i dati in categorie diverse.

Famiglia A
• Prodotto 1
• Prodotto 2
• Prodotto 3

Famiglia B
• Prodotto 4
• Prodotto 5

Se confrontato con strumenti standard o gratuiti come ad esempio InDesign Data Merge (Unione dati), la vera svolta per EasyCatalog è la possibilità di raggruppare; in primo luogo perché permette di mantenere i prodotti organizzati nel Panel, poi perché possono essere attribuite regole di impaginazione specifiche ai vari livelli di gerarchia. Questo permette di legare diversi stili prodotto e comportamenti ai vari livelli dei vostri dati, così che ogni stile compaia sequenzialmente in fase di impaginazione.

Sequenzialmente significa: prima si impaginano le informazioni legate alla categoria, come titoli, descrizioni, immagini, e subito dopo vengono impaginate le informazioni dei prodotti appartenenti alla stessa categoria. Quando i prodotti finiscono, l’impaginazione continua automaticamente con la seconda categoria, e così via.

Per usare la funzione di raggruppamento del Panel EasyCatalog, scegliete l’opzione “Group…”. A sinistra troverete  la lista dei campi del vostro Panel, cliccate sui nomi dei campi che determinano una categoria, come ad esempio prima categoria, seconda categoria e così di seguito

Una funzionalità molto utile riguarda il criterio di ordinamento dei raggruppamenti. Ad esempio ordine ascendente o discendente. I tipi di campo possono essere numerici o alfanumerici.

Prendiamo ad esempio un lista numerata come questa: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12. Se viene impostato il campo come numerico verrà ordinato in questo modo: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12. Se invece impostiamo il campo come alfanumerico la lista verrà ordinata in questo modo: 1, 11, 12, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, strano vero? Questo risultato è dovuto dal fatto che nell’ordinamento alfanumerico, le stringhe che cominciano con 1 vengono prima di quelle che cominciano con 2.

Solitamente EasyCatalog fa un buon lavoro nell’intuire il tipo di campo, ma talvolta va settato manualmente.

Bene, ora che i dati sono nel Panel EasyCatalog, siete pronti per la prima magia. Selezionate un valore dal Panel, poi selezionate il typing tool di Indesign, create un text frame, posizionate il cursore all’interno del text frame e cliccate l’iconcina della matita che trovate nella parte in basso del Panel…

Tadadddddda
Avete appena inserito il primo field specifier. Lo si può riconoscere dalle parentesi verdi. L’inserimento di dati in questo modo permette di mantenere il collegamento ai dati. Questo vuol dire che può essere aggiornato automaticamente. Vediamo come.

Diciamo che avete usato la matita di EasyCatalog per inserire un po’ di campi in InDesign. Ora avete ricevuto un file dati aggiornato nel quale alcuni valori sono cambiati. Volete quindi aggiornare automaticamente il contenuto del documento InDesign perché rifletta il file dati.

Quello che dovete fare è posizionare il file Excel nello stesso posto in cui si trovava quello vecchio, e nominarlo allo stesso modo. Dopo di ché, nel menù del Panel EasyCatalog selezionare “sync with data source”. Vedrete che alcune celle nel Panel EasyCatalog diventano rosse (con il contorno rosso), questo significa che che i valori nel Panel non sono più sincronizzati con il documento. Per sistemare questo disaccoppiamento basta andare sul menù del Panel e selezionare “update document”.
Tadadddddda
Vedrete i dati provenienti dal nuovo file dati apparire nel documento, e le celle nel Panel EasyCatalog torneranno ad essere verdi.

Per automatizzare la creazione di un documento c’è bisogno di creare i “mattoni” di base che, una volta messi insieme, comporranno il documento. Per creare questi “mattoni” si usano le librerie InDesign (Libraries). Ogni oggetto nella libreria può avere pagination rules specifiche. Ad esempio si potrebbe avere un oggetto che impagina solo il titolo della categoria, e uno che impagina un’immagine e una tabella. Cominciamo!

Per il titolo, si crea un text frame dove viene inserito il field specifier (tag del campo) dal Panel EasyCatalog. Il field specifier è caratterizzato da parentesi quadre di colore blu.

Possiamo ora selezionare il testo e cambiarne l’apparenza. Per esempio, dato che è un titolo possiamo usare un corpo grande e un carattere bold.

Quando siamo soddisfatti dell’apparenza possiamo applicare le Pagination Rules (regole di impaginazione). In questo caso, questo elemento deve apparire ogni volta che il campo “Category 1” cambia. Nel pannello delle Pagination Rules, scegliamo “Once per group” per l’attributo “Paginate”; nell’attributo “group name” indichiamo il nome del campo che utilizziamo per raggruppare, in questo caso “Category 1”.

In questo pannello ci sono molti attributi che aiutano ad aggiungere complessità e arricchire i vostri documenti. Per ora possiamo lasciarli con le impostazioni di default. Al di là degli attributi sopra citati, la funzionalità più utile nel pannello delle Pagination Rules è “fitting”. Qui si può impostare come il text frame si deve comportare in relazione al suo contenuto. Le opzioni sono: non ridimensionare, ridimensiona in base al contenuto o lascia che il contenuto scorra tra diversi text frames (ad esempio tra colonne o pagine).

Immagini

È possibile anche includere immagini negli oggetti libreria. Per prima cosa bisogna identificare e settare i campi immagine. Per fare ciò basta fare click con il tasto destro, e selezionare “field options”.

Da qui si va su “picture content” e sotto location va inserito il percorso della cartella che contiene le immagini. Sotto extension scrivere i tipi di estensione delle vostre immagini separate dal punto e virgola. Le più comuni sono .jpg .png .tiff .pdf. In alternativa potete indicare nel file dati il nome dell’immagine comprendendo l’estensione (ad esempio “image.jpg”).
Cliccate “OK”. Noterete che ora c’è un segno più (+) davanti al contenuto del campo immagine. Se passate sopra con il mouse apparirà una miniatura dell’immagine.

Ora possiamo collegare il frame InDesign con i dati. Quindi create un frame immagine, selezionate e inserite il field specifier, così come è stato fatto per il text field. Un tag inserito correttamente mostra il nome del campo sotto il frame dell’immagine.

Una volta che tutti i nostri “mattoni” sono pronti, possiamo impaginare tutto il set di dati.

Nel Panel EasyCatalog fare triplo clic su una cella per selezionare l’intero set di dati, poi scegliere “Paginate…”

Qui si scelgono le opzioni di impaginazione.

Nel primo menù a tendina selezionate “library” dato che verrà utilizzata una libreria, indicate anche il percorso del file libreria (.indl).

La seconda serie di opzioni specifica le regole di impaginazione globali.
Nel primo menù a tendina scegliamo il metodo di impaginazione, le opzioni possibili sono “into text flow”, “using master pages”, “at position specified in the data”, “using a template document”, nel nostro caso scegliamo “At page guide position”. Questo metodo fa iniziare l’impaginazione dalla prima intersezione di guide. Personalmente trovo questo metodo molto flessibile perché permette sia di creare una griglia o di lasciare l’impaginazione di svilupparsi liberamente.

Poi scegliamo la direzione del flusso di impaginazione, “down, across” è quello che fa al caso nostro.Le prossime impostazioni possono essere tralasciate. Per impaginazioni più complesse, qui si può impostare l’asset e il salto pagina.

Ci sono ancora una paio di impostazioni da attivare. Selezionate “Use next position if item doesn’t fit” e “collision detection”. Sotto quest’ultimo è presente l’opzione “gutter”, ovvero lo spazio tra i vari oggetti impaginati.

Quando siamo soddisfatti dei settaggi clicchiamo “ok” per far partire l’impaginazione.
E voilà il vostro documento è impaginato!

Ora che il vostro documento è impaginato è possibile esportarlo e condividerlo.
Se trovate un errore di battitura o dovete aggiornare alcune informazioni di prodotto, è possibile aggiornare il file dati e il documento InDesign seguendo le istruzioni descritte alla fine del paragrafo “Inserire i field specifier nel documento”.
Tenete a mente che è possibile aggiornare solamente i dati di elementi già presenti nel file InDesign.
Se per esempio, dovete aggiungere o togliere righe da una tabella già impaginata, è necessario reimpaginare. Questo perchè EasyCatalog non può modificare frame esistenti, ma può solo modificarne il contenuto.

È possibile scaricare il pacchetto contenente tutti i file necessari per ricreare il documento appena creato.
Al suo interno troverete:

• Il file InDesign (Template.indd)
• Il file libreria (Library.indl)
• Il file dati (Datafile.xlsx)
• La cartella del Panel (data-panel)
• La cartella immagini (images)

Per poter usare correttamente questi documenti bisogna assicurarsi che tutti i percorsi siano impostati correttamente.

Cartella del Panel

Suggerisco di posizionare questa cartella nella cartella di default “EasyCatalog Workspace”. Questa cartella viene generata automaticamente quando si installa “EasyCatalog”. Solitamente si trova nella vostra cartella Documenti.
In questa cartella potete copiare la cartella “data-panel” che trovate nel pacchetto che avete appena scaricato.
In un PC il percorso dovrebbe essere: C:\Users\[USER_NAME]\Documenti\EasyCatalog Workspace
In un Mac il percorso dovrebbe essere: HD:Users:[USER_NAME]:Documenti:EasyCatalog Workspace

Una volta che il Panel è stato posizionato correttamente, dobbiamo assicurarci che sia collegato anche in InDesign.

1. Let’s open InDesign.
2. In un PC andate su: Edit > Preferences > EasyCatalog…
   In un Mac andate su: InDesign CC > Preferences > EasyCatalog…
   Qui è possibile impostare la cartella di lavoro. Cliccate su “Choose” e impostate il percorso alla cartella EasyCatalog Workspace
   In un PC il percorso dovrebbe essere: C:\Users\[USER_NAME]\Documenti\EasyCatalog Workspace
   In un Mac il percorso dovrebbe essere: HD:Users:[USER_NAME]:Documenti:EasyCatalog Workspace
3. Cliccate ok

Ora è possibile aprire il Panel in InDesign. Andate su:

File > New > EasyCatalog panel… > data-panel

“data-panel” è il nome della cartella panel per questo progetto.

Cartella di progetto

Suggerisco di tenere insieme tutti gli altri documenti che trovate nel pacchetto. Per esempio, potete creare una cartella “progetto” dentro “Documenti”.

In un PC il percorso dovrebbe essere: C:\Users\[USER_NAME]\Documents\project
In un Mac il percorso dovrebbe essere:  HD:Users:[USER_NAME]:Documents:project

All’interno potete inserire:
• Il file Indesign (Template.indd)
• Il file libreria (Library.indl)
• Il file dati (Datafile.xlsx)
• La cartella immagini (images)

Impostare le immagini

Per poter impaginare correttamente le immagini bisogna impostare il giusto percorso alla cartella. Aprite il Panel e le opzioni della colonna immagine, assicuratevi che il percorso sia corretto (vedi la parte di impostazione delle immagini nel paragrafo “Creare stili prodotto”).

Nel nostro caso,
In un PC il percorso dovrebbe essere: C:\Users\[USER_NAME]\Documenti\progetto\images
In un Mac il percorso dovrebbe essere:  HD:Users:[USER_NAME]:Documenti:progetto:images

Sincronizzare i dati

Il Panel che scaricate dovrebbe già contenere informazioni. È comunque buona pratica sincronizzare il Panel con i dati in vostro possesso.
Per fare ciò:

1. Aprite il panel
2. Cliccate l’icona di info sulla parte inferiore del panel
3. Cliccate “Configure…”
4. Sotto location cliccate “Choose”
5. Selezionate il percorso e il file excel
   In un PC il percorso dovrebbe essere: C:\Users\[USER_NAME]\Documenti\progetto\Datafile.xlsx
   In un Mac il percorso dovrebbe essere:  HD:Users:[USER_NAME]:Documenti:progetto:Datafile.xlsx
6. Cliccate ok
7. Cliccate “synchronize” per aggiornare il panel con le informazioni del file dati
8. Cliccate “Done”

Impostare il percorso Libreria

L’ultima cosa che resta da fare è impostare la libreria che contiene gli oggetti che usiamo per impaginare i dati. Possiamo impostare il percorso dal menu che esce in fase di impaginazione (vedi paragrafo “Impaginare il documento”):

1. Selezionate tutti i dati del panel
2. Andate nel menu del Panel
3. Cliccate “Paginate…”
4. Cliccate “Choose” per impostare il percorso della libreria (Library.indl)
   In un PC il percorso dovrebbe essere: C:\Users\[USER_NAME]\Documenti\progetto\Library.indl
   In un Mac il percorso dovrebbe essere: HD:Users:[USER_NAME]:Documenti:progetto:Library.indl
5. Cliccate “ok” per far partire l’impaginazione