Le 4 procedure da Excel a InDesign

L’impaginazione di dati da Excel a InDesign è uno dei flussi di lavoro più utili.
Esistono quattro procedure universalmente utilizzate per collegare i due software.

Inserisci

Collegamento
diretto
Flessibilità limitata
Listini prezzi semplici; schede prodotto

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Unione Dati

Miglior rapporto impegno/risultato
Da Excel a .txt/.csv
Cataloghi con un’unico stile prodotto; certificati

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XML

Grafica in buona parte personalizzabile
Un po’ ostico all’inizio
Calendari, listini prezzi e cataloghi

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Pagination

Veloce, flessibile, con assistenza garantita
Prova gratuita
Listini prezzi, cataloghi,
dcumenti molto grandi

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Su questa pagina forniamo un’introduzione ad ognuno di questi metodi e facciamo riferimento ai relativi tutorial che abbiamo creato.

La particolarità di questi tutorial è che è possibile scaricare lo .zip che contiene tutto ciò che serve come base per iniziare.

Attualmente il comando Inserisci rappresenta l’unica integrazione ufficiale (citata esplicitamente da Adobe) tra Excel e InDesign. Ma niente paura!Gli altri due metodi di integrazione permettono comunque di impaginare dati Excel su InDesign grazie a piccoli trucchetti (ad esempio utilizzando il nostro add-in gratuito per Excel “Esporta come Unicode”). E con il servizio di Pagination è possibile mettersi d’accordo su qualsiasi formato.

Opzioni del comando Inserisci

Il comando Inserisci è sicuramente il metodo più diretto per importare dati da un foglio Excel ad un documento InDesign.
L’uso combinato di Excel con le tabelle InDesign permette di ottenere risultati interessanti come l’impaginazione di listini prezzi, schede prodotto e biglietti da visita.

Comunque secondo noi le opzioni del comando Inserisci danno il meglio nel popolamento e aggiornamento di dati in tabelle. Sì, popolamento E aggiornamento, perché una delle caratteristiche che questo metodo offre è la creazione e mantenimento del collegamento tra il documento originale e il documento InDesign.

Tutorial (attualmente in inglese)

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Creare un listino prezzi

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Creare schede prodotto

Unione Dati

L’Unione Dati di InDesign è probabilmente il metodo che garantisce il miglior rapporto impegno/risultato. In pratica, si “mappa” un singolo stile prodotto, il quale verrà poi copiato e riprodotto per ogni riga del foglio di lavoro/database/file sorgente dati. Dobbiamo creare un file dati apposito a partire dal file Excel: questo passaggio rappresenta la prima deviazione rispetto al percorso diretto Excel-InDesign. Per usarlo bisognerà salvare i dati come testo delimitato da virgole (.csv) o da tabulazioni (.txt).

Comunque, per tutti i progetti basati su un singolo stile grafico riprodotto per ogni riga del proprio foglio di lavoro/database/file sorgente dati, l’Unione Dati diventerà uno strumento indispensabile.

È norma usarlo per impaginare biglietti da visita, annuari, certificati e perfino mazzi di carte in automatico.

Tutorial (attualmente in inglese)

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Creare un semplice catalogo con l’Unione Dati

XML

Questo metodo costituisce la migliore possibilità di costruire un flusso di lavoro personalizzato.
Importare bene da XML può risultare un po’ ostico all’inizio, ma permette di automatizzare quasi ogni tipo di layout. Attraverso XML è possibile gestire facilmente quattro tipologie diverse di contenuto: testi, elementi grafici, attributi e tabelle.

Grazie a tabelle e attributi si può gestire il layout di documenti abbastanza complessi come calendari, listini prezzi e cataloghi tecnici. Infatti vengono introdotte le interruzioni, di tabella, di pagina, di categoria e tra documenti, che sono molto facili da gestire con un po’ di Javascript.
Esso infatti di permette di assegnare pagine mastro differenti a diverse categorie di prodotto, di creare separatori di categoria, sommari e indici, rendendo così davvero semplice impaginare un grande catalogo.