Creëer het samengevoegde document.Heb je ooit al een hoeveelheid informatie en/of gegevens moeten invoeren of transformeren in een document met een precieze lay-out? Normaal gezien vergt dit proces een kopiëren-en-plakken aanpak van de gegevensbron naar de gekozen software om zo’n document te creëren. Met Adobe InDesign, het ultieme grafische programma voor creatieve redactionele projecten, kun je deze taak sneller voltooien door de optie Gegevenssamenvoeging.
Wat is Gegevenssamenvoeging ?
Gegevenssamenvoeging is een specifieke InDesign-optie waarmee je bepaalde systematische informatie van je bestandsgegevens naar een InDesign-document kunt overbrengen. Je kunt de gewenste velden van het InDesign-document selecteren, en ze zullen aangevuld worden met de overeenkomstige informatie van je gegevensbron. Dit proces verloopt automatisch: je hoeft de gegevens niet handmatig te kopiëren van de bron naar het nieuwe document.
Samengevat zijn dit de stappen om InDesign Gegevenssamenvoeging te gebruiken:
- Creëer de gegevensbron, waarbij je de importspecificaties van InDesign exact opvolgt
- Creëer je InDesign-sjabloon;
- Selecteer de Velden in het sjabloon die je met je gegevens wilt aanvullen (het in kaart brengen van je project;
- Creëer het samengevoegde document.
- Voor een stap-voor-stap handleiding hoe je een catalogus moet creëren met InDesign Gegevenssamenvoeging , lees onze handleiding, voorzien van een sjabloon dat je gratis kunt downloaden en een gegevensbron.
Gegevenssamenvoeging of Afdruk samenvoegen ?
Gegevenssamenvoeging is ook bekend als Afdruk samenvoegen. Toch is het accurater om de term “Afdruk samenvoegen ” te omschrijven als een specifieke optie in Word om gepersonaliseerde e-mails, brieven, omslagen en labels met de informatie van de ontvanger te creëren.
Wat moet Gegevenssamenvoeging doen?
In het algemeen wordt InDesign Gegevenssamenvoeging gebruikt om documenten te creëren die bestaan uit vele pagina’s waarin gegevens op een gelijkaardige manier herhaald en gestructureerd worden doorheen het hele document.
Gegevenssamenvoeging wordt vaak gebruikt om documenten met een eenvoudige en herhaalde lay-out te creëren, zoals visitekaartjes, brochures, badges enzovoort. Met een beetje kennis van InDesign kun je ook meer complexe documenten creëren, zoals catalogi, prijslijsten en wekelijkse advertenties. Daarentegen kun je wel enkele beperkingen ondervinden bij de creatie van dergelijke projecten.
Wat heb ik nodig om Gegevenssamenvoeging te gebruiken?
- Gegevensbron
Met “gegevensbron” bedoelen we een spreadsheet dat tekstuele en niet-tekstuele informatie bevat, zoals productbeschrijvingen, afbeeldingen, namen en prijzen. Een gegevensbron is doorgaans een database of bestand dat uit een zakelijke applicatie geëxporteerd wordt. Het bevat alle informatie die je nodig hebt om in het afgewerkte document in te voeren.
In andere gevallen kunnen spreadsheets als databases gebruikt worden om de informatie te beheren. Om een gegevensbron naar InDesign te importeren, moet je de exacte importspecificaties van de software volgen. De vereiste bestandstypes om te kunnen importeren zijn .csv of .txt, en je moet zeker alle velden correct invullen.
- InDesign lay-out
Dit is de lay-out waarin je informatie ingevoerd wordt. Je kunt van nul beginnen of een gebruiksklaar sjabloon gebruiken dat al je gegevens bevat.
- Specifieke kennis van InDesign
Dat is vaak nodig wanneer je aan een uitgebreid project werkt.
Wat zijn de plus- en minpunten van Gegevenssamenvoeging ?
Gegevenssamenvoeging is heel nuttig om eenvoudige projecten met herhaalde lay-outs te creëren. Het is heel gemakkelijk om deze optie te leren gebruiken, zelfs voor InDesign-beginnelingen en met deze optie kunnen gebruikers op korte tijd volledige documenten creëren.
Als je meer gedetailleerde en complexe documenten moet creëren, zoals documenten met meerdere productstijlen, zal je misschien problemen ondervinden.
Dit zijn enkele beperkingen van deze functie:
- Kan geen elementen groeperen
- Kan geen relatief grote datasets verwerken
- Weinig dataspecifieke foutmeldingen
Om deze beperkingen te overwinnen, hebben we Pagination.com opgericht. Met onze automatische dienst om databases te publiceren kun je je gegevens in professionele documenten omzetten, op een gebruiksvriendelijke manier en in geen tijd, zelfs als je complexe projecten creëert met duizenden pagina’s en heel veel informatie.
