En katalog är ungefär som en logo eller visitkort, nämligen ett verktyg som används för att identifiera och stärka varumärkesmedvetenheten. Marknadsspecialister vet hur mycket precision som är involverat i skapandet av en katalog och hur mycket en bra katalog kan göra skillnaden när det gäller försäljning.

Det är viktigt att skapa ett dokument som är så mycket som möjligt:

• funktionell : lätt att konsultera och intuitivt utformad;
• tilltalande: har ett bra fast omslag, högkvalitativt papper, en tydlig och modern layout etc.

Låt oss först beakta katalogformaten. En katalog skapas alltid digitalt (catalog software), men den färdiga produkten kan komma i två former:

• Skriv ut katalog (t.ex. skrivbordskatalog, IKEA-katalog *)
• Digital katalog (PDF, flipbook, en app, etc.)

* världens mest distribuerade publikation.211 miljoner exemplar skickades 2017 med målet att främja verksamheten i 328 butiker i 28 länder.

Precis som IKEA redan vet så förblir tryckkatalogen ett av världens bästa säljverktyg. Dessa pappersbaserade verktyg har många fördelar:

• Konstant varumärkes-exponering
  Katalogen är ett fysiskt föremål som vanligtvis förvaras på ett bord eller ett skrivbord för att vara lättillgängligt och tillgängligt. Dess ”besvärliga/skrymmande närvaro” håller ditt varumärke ständigt utsatt för dina kunder (en av grundprinciperna för reklam är faktiskt varumärkesexponering).
• Användarvänlighet
  En tryckkatalog är alltid tillgänglig och lätt att konsultera av människor i alla åldrar. För en bättre förståelse måste vi jämföra det med dess digitala alternativ. Låt oss tänka på hur du söker efter ett objekt i en onlinekatalog.Först behöver du en bra internetanslutning. Då måste du hitta det dokument du behöver.Om du har tur finns det en navigerbar TOC, så du kan gå till höger sida med ett klick; annars måste du bläddra igenom det för hand tills du hittar den önskade artikeln.
• Läsbarhet
  Har du någonsin försökt konsultera en katalog på en iPad, kanske medan du pratat med en kund? Om du klickar på fel plats kan du enkelt hamna på en annan sida. Om du behöver undersöka en detalj måste du zooma in och riskera att klicka på en oavsiktlig knapp.
• Snabbsökning
  En utskriftskatalog låter dig infoga ett bokmärke var du än behöver, så att du enkelt kan återgå till den sida du behöver för att kontrollera om några sekunder.

Låt oss gå vidare till de digitala katalogerna. Kataloger skapas med digitala verktyg, och idag använder de flesta företag bara digitala medel för att distribuera och marknadsföra sina dokument.

En digital katalog skapas vanligtvis i PDF-format för snabb och enkel leverans till kunder. Det är också möjligt att skapa flipbooks med dedicerad programvara. Flipbooks är en form av interaktiva online-publikationer som emulerar pappers magasiner. För att skapa en flipbook är det ofta nödvändigt att ha en fullständig PDF av dokumentet redo att konverteras till ett interaktivt format.

Digitala kataloger ger ett antal besparingar jämfört med tryck- och distributionskostnader, som är nära noll.Dessutom är det mer omedelbart att dela och marknadsföra ditt dokument eftersom du bara behöver ladda upp det till din webbplats och dela det.

Fördelarna med en tryckkatalog saknas i en digital, men… Dessa kan sammanfattas i termer av större läsbarhet, användarvänlighet och en allmän känsla av engagemang och professionalism.

En katalog är ett dokument som består av många olika delar. Vissa används alltid, som omslaget, innehållsförteckningen och baksidan. andra är beroende av typen av projekt och om de krävs:

• Framsida
• Tommelindex
• Introduktionssidor: beskrivningar, reklam
• Innehållsförteckning: kapitel/sektioner, underkapitel, sidnummerindikatorer
• Katalog: kapitelseparatorer
• Innehållsförteckning: alfabetisk ordning eller efter kod
• Slutsidor: beskrivning, reklam, anteckningar
• Bakstycket

Informationen vi önskar trycka måste vara organiserad med tanke på hur klienten kommer att konsultera katalogen. Du måste tänka på många element: kommer klienten att leta efter produkter efter kategori, eller bläddrar han igenom varje sida? Skulle klienten föredra en pappers- eller digitalversion?

I de flesta fall, om vi talar om en företagskatalog, är det bra att organisera element efter kategori eller produktattribut, till exempel pris, färg, applikation och så vidare.

Kataloger med olika användningsområden har en annan struktur. Tänk till exempel på medicinska kataloger där artiklar är ordnade alfabetiskt. Ibland är det bra att organisera produkter på ett intuitivt sätt eller använda mindre strikta kriterier, kanske blanda reglerna. På detta sätt kommer kunderna att bli mer engagerade genom att konsultera varje sida.

Det finns ingen, enstaka figur som skapar en katalog. Svaret är att många personer  involveras i uppgiften.

Försäljnings-, marknadsförings-, IT- och grafikgrupper är alla involverade i skapandet av katalogen. Grafikavdelningen kan vara intern eller outsourcad (till en kommunikationsbyrå / frilans grafisk formgivare).

För att skapa en katalog behöver du:

• Produktdata
• Bilder
• Kataloglayout

Låt oss ta en titt på dem i detalj.

Först och främst, för att skapa en katalog (catalog software) så behöver du självfallet din produktdata. Med produktdata menar vi: koder (SKU: er / artikelnummer), kategori, underkategori, produktnamn, beskrivning, attribut, priser, streckkoder etc.

Denna information kan ingå i:

• Affärsdatabas/ERP-system: SAP, Oracle, IBM AS400, Microsoft Dynamics, Sage, Infor, ePromis, etc.
• Ett eller flera Excel-ark (eller CSV-, TXT-filer)
• XML-filer
• SQL-filer
• Företagshemsida
• Tidigare filkataloger (Adobe InDesign, QuarkXPress, etc.)

Tidigare, när du har samlat all den textinformation som du vill infoga i ditt dokument måste du samla alla artiklarnas bilder och eventuella symboler/ikoner, om det behövs.

Om du skapar en utskriftskatalog behöver du högkvalitativa produktbilder (200/300 dpi).Bilder av god kvalitet är viktiga för att göra din katalog till ett professionellt dokument.

Ofta kommer du inte att ha alla produktbilderna till ditt förfogande och du kan försöka hämta dem från ditt företags webbplats. Dessa bilder är inte av god kvalitet (vanligtvis 72 dpi); därför är de inte lämpliga för användning i en tryckkatalog.

När du har alla nödvändiga element samlade kan du gå vidare till den operativa fasen för skapandet av kataloglayouten. I den här fasen är grafisk formgivare involverad, mycket mer om du skapar den första utgåvan av katalogen, eller om du letar efter en ny omylning av din tidigare layout.

Den grafiska designen kan göras av en intern arbetare eller läggas ut till en frilansare eller kommunikationsbyrå. Designern hjälper dig att stärka dina idéer om hur du organiserar både produktinformation och bilder och tar hand om stilen på:

• Skydd och bakstycke ;
• Introduktionssidorna ;
• Sidlayout / huvudsidor: sidhuvud, sidfot, tumindex, kategoriens färg, sidkolumner (1, 2, 3 eller mer) osv .;
• Innehållsförteckning (TOC) : Klassisk sorteringsordning (sorteringsordning för sidnummer), Fotografisk TOC, alfabetisk ordning (efter kategori, efter produkt, efter vad du vill) och Chapter Separator TOC;
• Kapitelavskiljare ;
• Produktlayout (kolla fyra exempel på olika produktlayouter i bilden nedan);
• Skapande av specifika branschikoner / symboler .

Designer kommer att skapa många utkast, vanligtvis med Adobe InDesign, tills alla dina krav har uppfyllts.

När layouten godkänts så börjar ett av de avgörande stegen: publiceringsprocessen. Detta består av att införa informationen i katalogen på ett strukturerat sätt.

Detta steg kan utföras manuellt eller med hjälp av den automatiska programvaran.

Vi syftar på dessa specifikt:

• Manuell publicering: Kopiera och klistra in (detta kräver mycket tid och är benägna att fel)
• Automatisk publicering: intern / lokal programvara (dessa programvarupaket är mycket dyra och layouter är svåra att skapa; support är en betald tjänst)
• Moln relaterade tjänster: Molnprogram eller SaaS (billigt, layouter är fullt redigerbara och support ingår i projektpriset).

Termen ”automatisk publicering” avser programvara/plugin-lösningar som låter dig automatiskt importera produktdata från ett datablad/databas till det dokument som skapas.

Det här är lösningar måste installeras på din PC för att kunna nyttjas.Varje dator behöver sin egen mjukvarulicens. När du måste paginera kan du bara arbeta på en dator där programvaran tidigare har installerats.

Dessa applikationer tillåter oss att skapa dokument i ett specifikt format eller som PDF. Endast ett fåtal av dem tillåter användare att skapa filer i Adobe InDesign-format (INDD, IDML, etc.).

Slutligen är molnbaserad publiceringsprogramvara mjukvara som du kan använda online.Dessa paket kräver ingen installation, och användare kan komma åt dem med en gemensam webbläsare som Chrome eller Firefox.

Många mjukvaruföretag har upptäckt att molnteknologi är ett bra sätt att minska programvarukostnaderna, öka produktinnovationen och förbättra supporten för sina kunder.Automatisk publiceringsprogramvara har i Cloud fått en bra plats där den lätt kan växa.

Företag som Pagination låter dig skapa dina dokument online, helt på egen hand, när som helst och var som helst, utan att behöva installera programvara eller ha någon specifik kompetens.

För att skapa ett projekt behöver du bara dela några prover med data (Excel, CSV, etc.) och typen av dokument du automatiskt vill skapa (PDF, InDesign-format).

Paginations katalog-automatiseringslösning har många fördelar:

• Lätt att använda. Det finns inget behov av särskild utbildning
• Fullständig frihet i fas-layout (design) för dokumentlayout
• Möjligheten att använda alla typer av datakällor (Excel, CSV, XML, export från ERP-system/databaser/affärsapplikationer)
• Cloud-systemet kräver ingen programinställning.Programvaran är tillgänglig när som helst, var som helst och på alla enheter (Chrome, Firefox, Safari, Explorer, etc.) och operativsystem (Windows, Mac OS, Linux, Android, etc.)
• Filer skapas både i PDF (i hög- och lågupplösning, redo att skriva ut eller för digital distribution) och InDesign-format (INDD, IDML).De är redo att öppnas med Adobe InDesign och kan ändras manuellt vid behov.
• Cloud-systemet ger dig möjligheten att fortsätta använda PC: n under processen för att skapa dokument, och ett e-postmeddelande-system informerar dig när processen är klar och dokumenten är redo att laddas ner.
• Programvaran säljs som en årlig prenumerationsavgift.Priset förändras beroende på vilken typ av dokument du vill skapa, och det inkluderar dokumentinställningen, evolutionärt underhåll av projektet och snabb kundservice (via telefon och e-post).

Slutligen, låt oss se kostnaderna för att skapa en professionell katalog. Det är svårt att spendera mindre än 2 000 euro för ett katalog relaterade grafikprojekt. Då bör du förvänta dig att lägga till mellan 20 och 45 € per sida med en sida som är paginerad (om du inte använder en automatisk publiceringstjänst). 

En katalog på 300 sidor som skapades för första gången utan ett automatiskt system kan kosta upp till 10 000–12 000 euro. Prissättning beror mycket på hur komplex produkten är och hur många referenser den innehåller. Med ”referenser” menar vi alla namn, beskrivningar och värden som används. En katalog med modul möbler där varje produkt beskrivs i ett diagram över mätningar och ytbehandlingar kan kosta upp till € 40–45 per sida.

Ett automatiskt publiceringssystem kan minska kostnaderna avsevärt. Att skapa ett redaktionellt projekt med ett publiceringssystem för molndatabaser kan kosta 2 000–8 000 euro, beroende på dokumentets komplexitet.

Skapa en katalog – Utskriftsfasen

Nu har vi funnit hur man skapar en katalog, låt oss gå till utskrifts fasen. Att hitta en bra skrivare är relativt enkelt, men för att hitta rätt måste du titta över priset. I praktiska termer är skrivaren ofta den sista försvarslinjen innan dokument skrivs ut.

Speciellt om du skapar din första katalog, eller om du samarbetar med en erfaren byrå  så ska du inte snåla på tryck. Om du kan hitta en bra skrivare, en som kan hjälpa dig i svåra eller oväntade situationer, håll honom eller henne nära dig.Utskriftsprocessen är svår och det finns tusentals variabler att hantera för att göra allt bra. Sätt inte på skrivaren när det gäller timin, eftersom du riskerar att tvinga utvecklingen av rusade förhållanden, som torkning av bläck eller bindning av lim. Du kanske kan tvinga fram vissa processer, men du riskerar obehagliga överraskningar.

Utskriftskostnader beror på många variabler, till exempel:

• Antal kopior som ska skrivas ut
• Antal sidor i katalogen
• Papperskvalitet
• Specialbehandling (t.ex. tumindex)

Nedan följer några exempel på de vanligaste typerna av kataloger.

Tryckkostnader – katalog 1

• 300 sidor
• Softcover perfekt bindning
• Storlek: 21 x 29,7 cm (A4)
• Papper: Klassisk demimatt – belagd matt
• Pappersvikt: 130 gr
• Täckpappersvikt: 250 gr

Tryckkostnader – Katalog 2

• 800 sidor
• Stickad bindning
• Storlek: 21 x 29,7 cm (A4)
• Papper: Klassisk demimatt – belagd matt
• Pappersvikt: 115 gr
• Hårt omslag