Un semplice foglio di calcolo è perfetto per questa funzionalità. Formattazioni quali il colore del testo o delle celle possono essere applicate in un secondo momento all’interno di InDesign.

Le immagini dovrebbero venire inserite in questa fase (se richieste) usando Inserisci > Immagine.

A questo punto dobbiamo stabilire quali celle vogliamo importare. Per fare ciò dobbiamo selezionare i dati scelti, fare click con il tasto destro e scegliere Definisci nome. Abbiamo chiamato il nostro intervallo “MyName”.

Questo passaggio non è essenziale ma è buona norma seguirlo. Inoltre, è supportato solo per file .xlsx in InDesign CS6 e nelle versioni successive.

Completa il processo salvando e chiudendo il file Excel.

Ora apri InDesign e crea un nuovo documento. Spunta l’opzione Cornice di testo principale nella finestra di dialogo Nuovo Documento per assicurare che il testo passi correttamente da pagina a pagina (questa opzione è chiamata Cornice di testo mastro nelle versioni più vecchie di InDesign).

Seleziona anche l’orientamento di pagina che preferisci, il numero di colonne e l’ampiezza del margine.

Clicca OK, ti apparirà il nuovo documento di lavoro:

Ora andremo a scegliere un’impostazione che ti permetterà di collegare il nostro documento di InDesign con il nostro foglio Excel.
Questo collegamento non è impostato di default ma semplifica notevolmente ogni aggiornamento successivo. Ora potrai attuare le modifiche che desideri nel tuo file Excel e vederle velocemente e facilmente apparire nel tuo layout InDesign.

Possiamo trovare questa impostazione in Modifica > Preferenze > Gestione File.
Qui andremo a spuntare il box Crea collegamenti all’inserimento di testo e fogli di calcolo.

Ora possiamo aggiungere il foglio di calcolo al nostro file InDesign. Inizia disegnando una cornice di testo con lo strumento Testo, spostandola e ridimensionandola nel punto che desideri.

Ora scegli File > Inserisci dal menu di InDesign o usando Ctrl+D se usi Windows o Cmd+D se usi Mac.

Comparirà una nuova finestra di dialogo chiamata Inserisci. Scegli l’opzione Mostra opzioni di importazione in basso a sinistra:

La nuova finestra di dialogo si chiamerà Opzioni di importazione. Dobbiamo ora scegliere l’intervallo di celle che vogliamo importare nel menu Intervallo di celle. Dovremmo vedere l’etichetta che abbiamo creato, per esempio, “MyName”.

Successivamente dobbiamo selezionare il formato per i nostri dati. In questo esempio useremo Tabella non formattata ma assicurati di usare Tabella formattata se il tuo foglio di calcolo contiene delle immagini:

Ora clicca su OK per vedere il seguente risultato:

Il nostro prossimo step riguarda l’applicazione degli stili tabella.