Wie man eine Preisliste erstellt

Preislisten und Kataloge unterscheiden sich nicht nur im Aussehen oder vom Inhalt her. Denn der primäre Zweck einer Preisliste besteht darin, Produktdaten wie Preise, Menge oder Maße darzustellen und weitere wichtige Angaben zum Verkauf eines Artikels zu machen, z. B. Informationen zum Unternehmen und zu der Bestellung. Im Gegensatz zu Produktkatalogen geht es bei Preislisten nicht um Werbung oder darum, die Bekanntheit einer Marke zu steigern. Eine Preisliste dient einzig und allein dem Verkauf. Informationen aus einer Datenbank müssen übersichtlich präsentiert werden, ein Database Publishing-Projekt kann erheblich vereinfacht werden, wenn Sie InDesign automatisieren.

Wie bereits erwähnt, dient eine Preisliste dem Verkauf. Sie wird sowohl Bestandskunden als auch potenziellen Kunden bereitgestellt, um Ihnen das Sortiment eines Unternehmens nahe zu bringen. Dies ist jedoch nicht der einzige Zweck einer Preisliste. Eine Preisliste kann zudem für interne Zwecke verwendet werden, um die firmeneigenen Produkte zu katalogisieren, um Daten zu verarbeiten, die sich auf Informationen und Preise der verschiedenen Artikel beziehen und um Informationen zu einem Produkt an die einzelnen Abteilungen, Vertreter und Händler eines Unternehmens weiterzuleiten.

Letztlich kann eine Preisliste sehr vielfältig eingesetzt werden und als ein wertvolles Element einer kanalübergreifenden Strategie eingesetzt werden. Sie kann beispielsweise auch als Ergänzung zu einem Produktkatalog fungieren.

Preislisten werden für gewöhnlich an ein Marktsegment angepasst, das ein Unternehmen oder eine Abteilung erreichen möchte. Preislisten können in verschiedenen Sprachen und für verschiedene Währungen verfasst werden. Sie können eine bestimmte Auswahl an Produkten oder alle verfügbaren Produkte enthalten. Preislisten können außerdem in speziellen Fassungen für Werbeaktionen oder Saison Verkäufe produziert werden. Daher müssen Preislisten in erster Linie ein wesentliches Merkmal aufweisen: Sie müssen flexibel und aktualisierbar sein.

Es gibt die Möglichkeit, sich für eine rein digitale oder einer Preisliste (price list maker) in Papierform zu entscheiden, der Unterschied zwischen diesen Optionen kann erheblich sein. Eine digitale Preisliste hat einerseits die Vorteile, dass sie sich leicht verteilen lässt, kostengünstige zu produzieren ist und in eine Website eingebunden werden kann. Andererseits fehlen bei der digitalen Form die Vorteile der Papierform: die Benutzerfreundlichkeit, die bessere Lesbarkeit und insbesondere die engere Kundenbindung, die letztlich dazu führt, dass der Produktkatalog auch zu einem späteren Zeitpunkt vom Kunden konsultiert wird. Die Papierform sollte auf jeden Fall in Erwägung gezogen werden, jedoch bestenfalls auch mit den Online-Tools des Unternehmens integriert werden. Dies lässt sich beispielsweise über QR-Codes lösen.

Eine Preisliste besteht aus mehreren Teilen. Die wichtigsten für das Dokument sind:

• Deckblatt und Rückseite
• Daumenregister
• Einleitungsseiten: Beschreibungen, Werbung
• Kapiteltrennung
• Produktliste: in alphabetischer Reihenfolge oder nach Code oder Kategorie sortiert
• letzte Seiten: Informationen zum Unternehmen und zur Bestellung, Anmerkungen

Zur Darstellung der Produktinformationen spielen die oben genannten Elemente eine große Rolle. Im Folgenden finden Sie die Daten, die bei den Produkten selbst angegeben werden sollten:

• Produktname
• SKU
• Beschreibung
• Bild
• Preis
• zusätzliche Produktmerkmale (z. B. Farbe, Maße)

Folgende Schritte sollten Sie bei der Erstellung einer Produktliste (price list maker) durchgehen:

1. Sammeln Sie alle Produktdaten und Produktbilder zusammen.
2. Erstellen Sie ein Layout.
3. Stellen Sie die Preisliste zusammen.

Produktdaten sammeln

Produktdaten befinden sich meistens in einer Datenbank oder in der Geschäftssoftware des Unternehmens, z. B. SAP, Oracle, IBM AS400, Microsoft, Dynamics, Sage, Infor, ePromis, oder in Excel-, SQL- oder XML-Dateien.

Layout erstellen

Das Layout ist die grafische Struktur für die gesamte Preisliste und spiegelt das Design des gesamten Dokuments wieder. Während der Layout-Phase sollten Sie sich gut überlegen, wie die einzelnen Elemente angeordnet werden sollen. Sollten Sie hierbei Hilfe benötigen, können Sie bei einer Werbeagentur oder einem Grafikdesigner nachfragen. Sie können das Layout jedoch auch eigenständig erstellen, sofern Sie sich mit einer Grafik-Software wie InDesign auskennen.

Der Veröffentlichungsprozess

Im Laufe des Veröffentlichungsprozesses müssen die Produktdaten und Produktbilder in das grafische Layout der Preisliste eingefügt werden. Dieser Vorgang kann manuell erfolgen, d. h. die einzelnen Daten werden per Hand in das vorbereitete Layout kopiert. Es gibt jedoch auch automatische Lösungen, bei denen die Preisliste direkt über die Datendatei generiert wird. Im Folgenden wollen wir die Unterschiede der beiden Verfahren näher untersuchen.

Wenn Sie eine Preisliste manuell erstellen, müssen Sie alle Produktdaten einzeln und nacheinander in das vorbereitete Layout einfügen. Dafür können Sie ihre bevorzugte Grafik-Software verwenden, am besten eignet sich Adobe InDesign. Diese Veröffentlichungsmethode hat jedoch sehr große Nachteile. Wenn Sie sich dazu entscheiden, eine Preisliste manuell zusammenzustellen, dann kann dies sehr viel Zeit in Anspruch nehmen, außerdem werden einige wertvolle Mitarbeiter hierfür benötigt. Dies gilt vor allem für Preislisten mit mehreren Tausend Produkten. Des Weiteren werden bestimmte Fähigkeiten und Kenntnisse der Grafik-Software vorausgesetzt, um ein hochwertiges Ergebnis erzielen zu können.

Aufgrund dieser Probleme hat sich in den letzten Jahren das automatische Veröffentlichungsverfahren immer mehr durchgesetzt. Dabei werden Daten automatisch zu einem fertigen Dokument verarbeitet. Die Daten müssen demnach nicht mehr manuell in das Layout eingefügt werden. Diese Automatisierung bringt eine große Zeit- und Kostenersparnis mit sich, bewahrt die Grafik- und Marketing-Abteilungen vor langwierigen und mühsamen Aufgaben und erzielt präzise und korrekte Ergebnisse.

Pagination ist eine Cloud-basierte Preislistensoftware, über die Daten von einer beliebigen Geschäftssoftware z. B. Excel, Access, SQL, Magento oder Prestashop erfasst und automatisch zu einer Preisliste im PDF- und InDesign-Format erstellt werden. Die Preisliste kann immer auf dem neuesten Stand gehalten werden und bei Bedarf jederzeit gedruckt und digital verbreitet werden. Diese Lösung zeichnet sich durch ihre Benutzerfreundlichkeit und allgemeinen Vorteilen der Cloud-Plattform aus, nämlich dass Dokumente immer und überall erstellt werden können.