XML-Datenimport in InDesign

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In dieser Anleitung werden alle Arbeitsschritte für die Dokumenterstellung mit XML in Adobe InDesign an einem Beispiel beschrieben.

  • Sie können die Projektvorlage kostenlos über den obigen Button herunterladen.

Wenn Sie in InDesign mit XML arbeiten, haben Sie eine gute Kontrolle über die grafischen Elemente Ihres Dokuments und können nahezu jedes Layout automatisieren. Doch für XML ist eine steile Lernkurve erforderlich. Außerdem ist ein engagiertes Team gefragt, um die Logik selbst hinter den einfachsten Operationen zu erkennen, zu bewahren und eventuelle Fehler zu beheben.

Pagination bietet verschiedene Lösungen für Umwandlungsprobleme.

Anleitungsschritte

  1. InDesign-Vorlage bearbeiten
  2. Bildfelder konfigurieren
  3. Zwei InDesign-Tools
  4. InDesign-Vorlage einrichten
  5. XML-Daten importieren
  6. XML-Struktur auslesen
  7. XML-Daten importieren (Dokument erstellen)

XML-Strategien und Anleitung mit Vorlage

InDesign-Vorlage bearbeiten

Fangen wir zunächst damit an, uns die Dateistruktur von XML näher anzuschauen. Bei diesem Beispiel möchten wir eine Liste mit Fahrzeugen zusammenführen. Jedes Fahrzeug hat Produktdaten (z. B. Marke, Modell und Typ) und ein Bild. Diese müssen importiert werden.

Bildfelder konfigurieren

InDesign bindet ein Bildfeld nur ein, wenn ein href-Attribut als XML-Element hinzugefügt wurde. Ein href-Attribut benötigt eine relative oder absolute Bild-URL.

Beispiele für absolute URLs:

Bei Windows: href = “file:///C:/Images/car.psd”
Bei Mac: href = “file:///Users/user-name/Documents/car.psd”

Relative URL-Pfade werden vom Speicherort der XML-Datei bezogen. Beispiele für relative URLs:

href = “file:///car.psd” (wenn sich das Bild und die XML-Datei im selben Ordner befinden)
href = “file:///Images/car.psd”
href = “file:///…/Images/car.psd”

Alle URLs müssen mit „file:///“ beginnen.

Zwei InDesign-Tools

Im nächsten Schritt werden zwei InDesign-Tools benötigt. Dies ist zum einen die Struktur-Ansicht: Hier sind alle Elemente von unserem XML-Inhalt enthalten. Über diese Ansicht können wir auch Elemente und Attribute von und zu der vorhandenen Struktur hinzufügen, bearbeiten und löschen. Die Struktur-Ansicht können Sie wie folgt öffnen: Ansicht -> Struktur -> Struktur einblenden.

Zum anderen ist es die Tags-Ansicht. Diese Ansicht enthält eine Liste mit Tags, die zum Zuweisen von XML-Elementen verwendet werden, die in das InDesign-Dokument importiert werden sollen. Wir können Tags zu Texten und Bild-Platzhaltern zuweisen. Die Tags-Ansicht können Sie über Fenster -> Hilfsprogramme -> Tags öffnen.

InDesign-Vorlage einrichten

Wir legen ein neues InDesign-Dokument an. Hierfür gehen wir zu Datei -> Dokument einrichten. Bei dieser Anleitung werden wir die Häkchen bei „Doppelseite“ entfernen, „Primärer Textrahmen“ markieren und zwei Spalten auswählen.

Wir können jetzt die Musterseite öffnen und mit unserem Projekt-Layout und unseren Kopf-/Fußzeilenobjekten anpassen.

XML-Daten importieren

Kehren Sie zur ersten Seite des Dokuments zurück und öffnen Sie die Ansicht „Struktur“. Klicken Sie im Menü oben rechts auf „XML importieren“ (oder gehen Sie im InDesign-Menü zu Datei -> XML importieren).

Über diese Option wird ein neues Dialogfenster geöffnet. Bevor Sie die Datei öffnen, wählen Sie unsere XML-Datei aus und markieren Sie die Optionen „XML-Importoptionen einblenden“ und „Inhalt zusammenführen“.

Entfernen Sie im nächsten Dialogfenster alle Häkchen und drücken Sie dann auf „OK“.

Die XML-Datei ist jetzt in unserem Dokument importiert. Die Dokumentstruktur wurde analog zur XML-Datei mit Daten gefüllt. Die Tags-Ansicht wurde ebenfalls mit den entsprechenden Elementen der XML-Datei bestückt.

Wir benötigen nur ein einziges Fahrzeugelement in der Zuordnungsphase. Löschen Sie alle restlichen Elemente aus der Struktur-Ansicht, indem Sie diese auswählen, mit der rechten Maustaste anklicken und auf „Löschen“ klicken.

XML-Struktur zuordnen

Wir ordnen die importierte XML-Datei zu, indem wir Elemente aus der Struktur-Ansicht ziehen und in das Dokument ablegen oder Tags von der Tags-Ansicht zum Dokument zuweisen.

Beginnen wir zunächst mit dem Zuweisen des Hauptelements des Wagens zu einem speziellen Objekt im Dokument. Wählen Sie hierfür ein Fahrzeug von der Struktur-Ansicht aus und ziehen Sie es auf die erste Seite in den Haupttextrahmen. Der Rahmen wird dann mit allen Werten und Bildern gefüllt, die in der Struktur des Fahrzeugs enthalten sind.

Alle Felder sind mit eckigen Klammern markiert und mit Farben getaggt, die der Tags-Ansicht entsprechen.

Bitte beachten Sie, dass mitunter auch unerwünschte Zeichen in die Felder importiert werden (z. B. Tabulator- und Absatzzeichen). Diese Zeichen lassen sich leicht entfernen, indem Sie den Text auswählen und auf Bearbeiten -> Im Textmodus bearbeiten gehen.

Zeigen Sie nicht druckbare Zeichen über Schrift -> Verborgene Zeichen einblenden. Löschen Sie dann alle unnötigen Zeichen.

Hinweis: Wenn Sie Änderungen am Text direkt im Textrahmen vornehmen, erhalten Sie dieselben Ergebnisse wie im Textmodus. Allerdings sehen Sie im Textmodus die vollen Namen der XML-Felder (vs. nur einfache Klammern). Diese erweiterte Form kann den Bearbeitungsprozess stark vereinfachen.

Jetzt können wir unsere Felder mit den Grafik-Tools von InDesign anpassen (z. B. mit Absatzformaten, Zeichenformaten und Rahmenoptionen). In unserem Beispiel haben wir Label vor jedem Feld hinzugefügt und diesen Labeln ein fettgedrucktes Zeichenformat verpasst.

Wir können Änderungen an den Feldern vornehmen, die sich über unserem Hauptbild befinden: BRAND, CAR_MODEL und TYPE. Wir starten diesen Prozess, indem wir Absatzformate namens „Marke“ und „Modell“ erstellen.

Klicken Sie als Nächstes in der Tags-Ansicht auf das Menü oben rechts und wählen Sie dann „Zuordnen von Tags zu Formaten“ aus. Daraufhin wird ein Dialogfenster angezeigt, in dem wir einen unserer Absatzformate zu den einzelnen Tags hinzufügen können, d. h. in unserem Fall das Absatzformat „Marke“ zum Tag BRAND und das Absatzformat „Modell“ zu den Tags CAR_MODEL und TYPE.

Durch Drücken auf „OK“ sollte sich folgendes Ergebnis zeigen:

Im letzten Schritt müssen wir nur noch den Bildrahmen anpassen. Wählen Sie zunächst den Rahmen und reduzieren Sie die Breite. Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste in den Rahmen, wählen Sie „Anpassen“ -> „Textrahmenoptionen“ und dann „Automatisch einpassen“ und „Inhalt proportional anpassen“. Überprüfen Sie, ob alle Werte unter „Beschnittbetrag“ auf 0 stehen. Alle neu importierten Bilder werden nun dieselbe Rahmengröße erhalten.

Wir haben jetzt die Anpassung der grafischen Elemente abgeschlossen. Im folgenden Screenshot sehen Sie die Vorschau- und Standardversionen unseres Fahrzeugformats:

Speichern Sie das Dokument als InDesign-Vorlage (im .indt-Format), schließen Sie das Dokument und öffnen Sie es erneut.

Der letzte Schritt ist wichtig, da wir nun eine Vorlage ohne Namen anstelle eines Dokuments mit Namen öffnen. Wir können somit die Vorlage in zahlreichen Projekten wiederverwenden, was besonders bei großen Katalogen praktisch ist, die z. B. verschiedene Dokumente mit eigens festgelegten Namen für jede Kategorie haben.

XML-Daten importieren (Dokument erstellen)

Im letzten Abschnitt dieser Anleitung werden alle Wagenelemente in unsere Vorlage importiert.

Für diesen Prozess wird dieselbe XML-Importmethode wie oben verwendet. Daher: Öffnen Sie die Struktur-Ansicht und klicken Sie im Menü oben rechts auf „XML importieren“ (oder gehen Sie im Hauptmenü von InDesign über Datei -> XML importieren). Wählen Sie unsere XML-Datei und markieren Sie die beiden Optionen „XML-Importoptionen einblenden“ und „Inhalt zusammenführen“.

Nun müssen wir mehrere Optionen im Dialogfenster „XML-Importoptionen“ wählen:

  • Link erstellen: Damit gewährleisten Sie, dass alle Änderungen an der importierten XML-Datei im neuen InDesign-Dokument übernommen werden.
  • Wiederholte Textelemente kopieren: Diese Option ist praktisch, wenn Ihre XML-Dateien wiederholende Elemente haben, siehe die wiederholenden Elemente in unserer Datei. InDesign wird diese Elemente während des Importvorgangs überprüfen und im neuen Dokument replizieren.
  • Inhalte von Elementen, die nur Leerräume enthalten, nicht importieren: Statischer Text und Leerzeichen, die in einem Platzhalterrahmen zwischen den Elementen eingefügt wurden, werden beibehalten.
  • Elemente, Rahmen und Inhalte löschen, die mit dem importierten XML nicht übereinstimmen: Dadurch werden alle Inhalte im neuen Dokument gelöscht, die nicht in der XML-Datei enthalten sind.

Klicken Sie bei „XML-Importoptionen“ auf „OK“, um das neue InDesign-Dokument mit den XML-Elementen zusammenzuführen.

Hier kann man erkennen, dass die Elemente BRAND und CAR_MODEL getrennt wurden:

Korrigieren Sie dies, indem Sie in der Absatz-Ansicht das Absatzformat „Marke“ mit der rechten Maustaste anklicken und „Marke bearbeiten“ auswählen. Gehen Sie dann zum Abschnitt „Umbruchoptionen“ und fügen Sie „1“ zum Feld „Nicht trennen von nächsten“ hinzu. Diese Option hält alle „Marken“-Formate mit den nächsten Formaten zusammen.

Fertig!

Wiederholen Sie das Ganze für das Absatzformat „Model“ und dann sind Sie fertig!

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