Mussten Sie jemals Informationen oder Daten in ein Dokument mit einem präzisen Layout einfügen oder die Daten verändern?
Normalerweise muss der Benutzer für diesen Vorgang die Datenquelle mühsam kopieren und in die ausgewählte Software einfügen, um so das Dokument erstellen zu können. Mit Adobe InDesign, dem ultimativen Grafikprogramm für kreative redaktionelle Projekte, können Sie diese Aufgabe mit der Datenzusammenführung beschleunigen, indem Sie InDesign automatisieren. InDesign Grundlagen können Sie ganz einfach hier lernen.
Auf dieser Seite finden Sie alle Aspekte zu der automatisierten Datenzusammenführung in InDesign, darunter:
Stellen wir zunächst klar, was der Begriff „Datenzusammenführung“ bedeutet. Die Datenzusammenführung wird oft auch als Serienbrief bezeichnet, obwohl der Begriff „Serienbrief“ genau genommen eine spezifische Funktion von Microsoft Word bezeichnet, mit der personalisierte E-Mails, Briefe, Umschläge und Etiketten mit den Empfängerinformationen erstellt werden. Der Begriff „Datenzusammenführung“ bezieht sich im Allgemeinen auf die spezifische InDesign-Funktion zum Zusammenführen einer Datenquelle mit einem InDesign-Dokument.
Die Datenzusammenführung ist eine spezifisch InDesign-Funktion, mit der Sie bestimmte Informationen aus Ihren Dateidaten in ein InDesign-Dokument übertragen und mehrere Varianten dieses Dokuments erstellen können.
Sie wählen die gewünschten Felder des InDesign-Dokuments aus und diese werden mit den entsprechenden Informationen aus Ihrer Datenquelle gefüllt. Dieser Vorgang ist automatisch. Tatsächlich müssen Sie die Daten nicht von Hand aus der Quelle in das neue Dokument kopieren.
Die Datenzusammenführung in InDesign wird im Allgemeinen verwendet, um Dokumente zu erstellen, die aus vielen Seiten bestehen, in denen Daten auf ähnliche Weise im gesamten Dokument wiederholt und strukturiert werden, wenn Sie mehrere Produktvorlagen verwenden möchten, finden Sie Informationen dazu hier).
Die Datenzusammenführung wird häufig verwendet, um Dokumente mit einem einfachen und sich wiederholenden Layout zu erstellen, z. B. Visitenkarten, einfache Broschüren, Ausweise usw.
Wenn Sie komplexere Dokumente wie Kataloge, Preislisten, wöchentliche Anzeigen usw. erstellen möchten, können Ihnen einige Einschränkungen bei der Erstellung Ihres Projekts begegnen.
Wenn Sie die Datenzusammenführung in Adobe InDesign verwenden möchten, benötigen Sie:
Anleitung für Kataloge mit der Datenzusammenführung in InDesign.
Damit Sie die Datenzusammenführung ganz einfach Kennenlernen und üben können, stellen wir Ihnen eine kostenlose Arbeitsvorlage zur Verfügung. Laden Sie sich diese von der Schaltfläche oben herunter. In der heruntergeladenen Zip-Datei finden sie die InDesign-Vorlage und die Datenquelle im XLSX-, CSV- und TXT-Format.
Beginnen wir mit der Vorbereitung der Datenquelle. Sie müssen eine Tabelle, CSV oder TXT, gemäß der genauen Spezifikationen der Datenzusammenführung in InDesign (InDesign Data Merge) vorbereiten. Klicken Sie hier,wenn Sie eine einfache Tabelle wie Excel, CSV oder XML verwenden möchten oder exportieren Sie ganz einfach eine Tabelle aus Ihrer Geschäftsanwendung.
Legen Sie ein neues, leeres Datenblatt an und benennen Sie in der ersten Zeile Ihre Inhaltsfelder. Stellen Sie sicher, dass Sie die Namen korrekt eingegeben und fügen Sie für jedes neue Feld eine eigene Spalte hinzu. Jede Bezeichnung darf nur einmal verwendet werden!
Bildplatzhalter müssen mit einem @-Zeichen markiert werden, z. B. “@Bild”. Das @-Zeichen ist ein Steuerzeichen in Excel. Wenn Sie eine Fehlermeldung erhalten sollten, können Sie ein Apostroph davor setzen, z. B. “ ‘@Bild”. Das Apostroph sorgt dafür, dass der gesamte Feldinhalt dann als Text behandelt wird.
Wenn alle Felder benannt worden sind, können Sie Ihre Tabelle mit Daten befüllen. Achten Sie darauf, dass alle Bildverweise aktuell sind, zum Beispiel:
Für Windows – C:\Benutzer\Benutzername\MeineDaten\Bild.psd
Für OSX – Macintosh HD:Benutzer:Benutzername:MeineDaten:Bild.psd
Die ausgefüllte Tabelle muss dann entweder als “Kommergetrennte Werte” (CSV-Datei) oder als “Tabstoppgetrennter Text” (TXT-Datei) exportiert werden. Die Datenzusammenführung funktionier nicht mit anderen Formaten wie beispielsweise XLS-/XLSX- Dateien. Um zum Export Dialog zu gelangen, wählen Sie “Datei” > “Speicher unter…”
Wenn Sie die Datenquelle als CSV-Datei exportieren, müssen Sie die Codierung auswählen. Wenn Sie Libre Office verwenden, empfehlen wir, die Unicode-UTF-16-Kodierung zu wählen, um Sonderzeichen korrekt anzuzeigen.
Schließen Sie nun Ihre Tabelle und öffnen Sie InDesign.
Das Konvertieren von XLS-/CSV- oder TXT-Dateien kann sehr komplex sein. Ein Excel-Add-In ann Ihnen bei dieser Aufgabe helfen.
Jetzt ist es Zeit, in InDesign das Bedienfeld „Daten zusammenführen“ einzurichten. Öffnen Sie Ihr InDesign-Dokument und das Bedienfeld „Daten zusammenführen“ über Fenster > Dienstprogramme > Daten zusammenführen > Datenquelle auswählen. Wählen Sie im neuen Fenster Ihre CSV- oder TXT-Datei aus und klicken Sie auf „Öffnen“.
Optional: Sie können die Importoptionen für Datenquellen ändern. Aktivieren Sie dazu das Kontrollkästchen „Importoptionen anzeigen“ (siehe unten).
Klicken Sie nun auf „OK“ und sehen Sie sich das neue Dialogfeld an:
Das Fenster zeigt bereits die richtigen Einstellungen basierend auf den Eigenschaften Ihrer Datenquellen an. Denken Sie daran, dass Sie diese Optionen in dem Feld an Ihre Situation anpassen können:
Klicken Sie auf „OK“, wenn Sie fertig sind. Das Bedienfeld „Daten zusammenführen“ wird nun mit allen Feldern aus Ihrer Quelldatei gefüllt:
In unserem Katalogbeispiel hat InDesign zwei Feldtypen identifiziert: Text () und Bild ().
Jetzt ist es Zeit, jedes Feld in Ihrem Layout anzuordnen. Jeder Ihrer Datenquellen Datensätze folgt dieser Zuordnung während des nachfolgenden automatisiertem Paginierungsprozesses.
Textfelder werden eingefügt, indem Sie einen Textrahmen erstellen, diesen Rahmen auswählen und dann in dem Bedienfeld “Daten zusammenführen” auf das ausgewählte Textfeld klicken.
Bildfelder werden eingefügt, indem Sie mit dem Recheckrahmen-Werkzeug (R) ein Feld erstellen, dieses Feld auswählen und dann im Bedienfeld „Daten zusammenführen“ auf das ausgewählte Bildfeld klicken.
Sie können die Felder auch in das Layout einfügen, indem Sie das Feld im Bedienfeld „Daten zusammenführen“ auswählen und in den ausgewählten Rahmen ziehen.
Felder, die erfolgreich zugeordnet wurden, werden von den Symbolen << und >> umgeben. Neben jedem Feld in dem Bedienfeld “Daten zusammenführen” werden außerdem Zahlen angezeigt. Diese Zahlen beziehen sich auf die Zahl der Seite, der das jeweilige Feld zugeordnet ist.
Wenn Sie ein Feld in einen Text Ihres Layouts einfügen möchten, müssen Sie nur den Cursor an der gewünschten Position in den Text setzen und das Feld mit einer der oben genannten Methoden einfügen. Das Feld wird an der Stelle eingefügt, an der sich der Cursor befindet.
Wenn Sie den Cursor nicht platzieren, wird das Feld mit dem Rest des Feldinhalts in die Warteschlange gestellt
Fügen Sie alle weiteren Felder hinzu und passen Sie das Layout an Ihre Wünsche und Bedürfnisse an. In unserem Beispielkatalog wird ein simples Layout verwendet: ein großes Bild oben, ein Textrahmen mit dem Preis und dann einer Liste mit allen anderen Feldern.
> Wir haben nur eine Produktvorlage verwendet, da mit der Datenzusammenführung in InDesign (InDesign Data Merge) nur ein Produktlayout automatisiert werden kann. Wenn Sie stattdessen mehrere Produktvorlagen verwenden möchten, erkunden Sie sich, wie Sie dies mit dem Cloud-Database Publishing Service von Pagination tun können. Klicken Sie hier, um mehr zu erfahren.
Der letzte Schritt ist nun die Erstellung des finalen Dokumentes. Dazu wählen Sie aus dem Datenzusammenführungs-Bedienfeld die Option „Zusammengeführtes Dokument erstellen …“ In dem nun erscheinendem Fenster gibt es drei Untermenüs, in denen Einstellungen vorgenommen werden müssen.
Datensätze: Hier geben Sie an, ob sie einzelne oder mehrere Datensätze je Seite verwenden.
In unserem Beispiel wählen wir „Alle Datensätze“ und verwenden „Mehrere Datensätze“ pro Seite.
Wir möchten außerdem bei Übersatztext und über fehlende Bilder informiert werden. Diese Einstellungen können sehr nützlich sein, um eventuelle Probleme beim Erstellungsprozess zu erkennen.
Layout mit mehreren Datensätzen: Hier stellen wir ein, wie die Datensätze im Layout platziert werden sollen.
Datenzusammenführung orientiert sich an den eingestellten „Ränder und Spalten“. Das bedeutet, dass ein Datensatz, der zu groß für den Satzspiegel ist, automatisch auf der nächsten Seite platziert wird.
Datensätze können auf zwei verschiedene Arten platziert werden: nach Reihe oder nach Spalte. Mit der Einstellung „Anordnung nach: Reihe“ werden die Datensätze zuerst von links nach rechts und dann von oben nach unten sortiert. „Anordnung nach: Spalten“ hingegen sortiert spaltenweise:
Der Abstand der Datensätze zueinander wird durch zwei Einstellungsoptionen definiert: „Zwischen Spalten“ und „Zwischen Zeilen“ Wird hier bei beiden Feldern „0“ eingestellt, werden die Datenfelder ohne Zwischenraum platziert.
Für unseren Beispielkatalog nutzen wir die Anordnung nach Spalten und wir stellen hier 1 mm Abstand sowohl bei den Zeilen als auch bei den Spalten ein.
Optionen: Hier können noch einige zusätzliche Dinge eingestellt werden.
Es gibt 5 verschiedene Optionen für das Platzieren von Bildern:
Wir haben hier für jede Option ein Beispiel dargestellt:
Wählen Sie „Bilder proportional anpassen“ für den Katalog aus und setzen Sie das Häkchen bei „Im Rahmen zentrieren“ und „Bilder verknüpfen“.
Klicken Sie jetzt auf „OK“. Ein neues Dokument wird erstellt und alle Datensätze wurden zusammengeführt! Wenn das Dokument, das Sie automatisieren möchten, komplexer ist z. B. Sie verschiedene SKUs unter demselben übergeordneten Produkt gruppieren müssen oder die Kategorien/Kapitel automatisch aufteilen möchten, erkundigen Sie sich nach Pagination, der fertigen Cloud Database Publishing Lösung.
Die Datenzusammenführung ist sehr nützlich, um simple Projekte mit sich wiederholenden Layouts zu erstellen. Das Erlernen dieser Funktion ist selbst für InDesign-Neulinge recht einfach und ermöglicht es Benutzern, vollständige Dokumente in kurzer Zeit zu erstellen.
Die Datenzusammenführung kann ein wertvoller erster Schritt zur Optimierung Ihres Dokumenten-Workflows sein und dessen Effizienz und Genauigkeit steigern.
Wenn Sie beabsichtigen, die Automatisierung von Dokumenten weiter voranzutreiben, können einige der folgenden Einschränkungen auftreten. Viele Nutzer klagen oft über sehr ähnliche Probleme bei der Erstellung von Dokumenten und wir möchten Ihnen die geläufigsten Einschränkungen darlegen.
In dieser Liste finden Sie neben einer Beschreibung der Einschränkungen bei der Datenzusammenführung, die Vorgehensweise von Pagination zur Behebung der Probleme sowie einige Beispiele.
Mit Pagination önnen Sie die häufigsten Einschränkungen der Datenzusammenführung überwinden und die Veröffentlichung Ihrer Daten präzise, schnell und flexibel gestalten.
Einschränkung der Datenzusammenführung
Ein Produktlayout ist das Element, das Sie auf der Seite wiederholen werden. Mit der Standard-Datenzusammenführung in InDesign (InDesign Data Merge) ist es nicht möglich, innerhalb eines Dokuments mehrere Layout-Varianten für Ihre Produkte zu verwenden. Sie können pro Seite jeweils nur eine Art von Layout verwenden.
Die Lösung von Pagination
Mit Pagination können Sie verschiedenen Arten von Produkten unterschiedliche Layouts zuweisen. Klicken Sie hier, um die Projektdateien (InDesign + PDF + Excel) des im nachstehenden Bild gezeigten Dokuments herunterzuladen.
Einschränkung der Datenzusammenführung
Sie können innerhalb desselben Produktlayouts nicht mehrere Datenzeilen zusammenführen. Ihr Dokument wird mit nur einem Design für jeden Datensatz zusammengeführt. Das ist ein großer Nachteil, da die meisten Dokumente, Produkte mit geringen Unterschieden zusammen gruppieren. Dies kommt in vielen Dokumenten sehr häufig vor.
Die Lösung von Pagination
Mit Pagination können Sie ähnliche Produkte einfach gruppieren und gemeinsame Funktionen wie Name, Beschreibung und Bild im oberen Bereich des Produktlayouts beschreiben sowie die Unterschiede in übersichtlichen Tabellen erläutern.
Einschränkung der Datenzusammenführung
Die Datenzusammenführung in InDesign ist nicht in der Lage, ein druckfertiges Dokument automatisch zu erstellen, indem statische oder dynamische Seiten im selben Arbeitsablauf hinzugefügt werden. Sie müssen das Dokument manuell schließen und exportieren.
Die Lösung von Pagination
Mit Pagination können Sie mit einem Befehl druckfertige Dokumente erstellen, die Folgendes umfassen:
Einschränkung der Datenzusammenführung
Mit der Datenzusammenführung in InDesign können Sie die Textformatierung ausgewählter Teile eines Felds nicht ändern. Sie können lediglich die gesamte Feldformatierung ändern. Dies kann häufig zu einer sogenannten „Stilansteckung“ führen, bei der sich benachbarte Absätze oder Textstile überschreiben.
Die Lösung von Pagination
Verwenden Sie HTML-Tags in Ihren Daten, um ein einzelnes Wort oder eine Phrase hervorzuheben.
Einschränkung der Datenzusammenführung
Mit der Datenzusammenführung können Kopf-, Fußzeilen oder Daumenregister nicht erstellt oder bearbeitet werden.
Die Lösung von Pagination
Mit Pagination können Sie ganz einfach einen Teil Ihrer Daten, z. B. Gruppen oder Notizen so zuweisen, dass sie in den Kopf- oder Fußzeilen der Seiten angezeigt werden.
Bsp. 1 – Aktualisierung der Kopf- und Fußzeile
Bsp. 2 – Kapitelfarbe
Bsp. 3 – Daumenindex
Einschränkung der Datenzusammenführung
Bei der Datenzusammenführung in InDesign ist es schwierig, die Elemente eines Dokuments bei Bedarf aufzulösen.
Die Lösung von Pagination
Mit Pagination können Sie bestimmte Regeln zum Einfügen von Umbrüchen zuweisen, wenn sich Ihre Daten ändern: Umbrüche, Seitenumbrüche und Dokumentumbrüche.
Einschränkung der Datenzusammenführung
Wenn Sie ein Dokument mit der Datenzusammenführung erstellen, können Sie verknüpfte Grafiken nicht mit einem Paketbefehl exportieren.
Die Lösung von Pagination
Mit Pagination erstellte Dokumente lassen sich ganz einfach teilen und für die Zusammenarbeit verwenden. Verknüpfte Grafiken befinden sich in einem Ordner in der Paketdatei, oder Sie können im IDML-Format exportieren.
Einschränkung der Datenzusammenführung
Die Prozesszeiten der Datenzusammenführung in InDesign steigen schnell, wenn Sie große Datenmengen verwalten.
Die Lösung von Pagination
Die Prozesszeiten bei Pagination wachsen proportional zur Datenmenge, und Sie können die Erstellung großer Dokumente in mehrere parallele Abläufe aufteilen.
Einschränkung der Datenzusammenführung
Es können nur CSV- und TXT-Dateien importiert werden.
Die Lösung von Pagination
Pagination unterstützt zusätzlich zu CSV- und TXT-Dateien noch andere Datenquellenformate, z. B.:
Nutzen Sie unsere kostenlose InDesign-Vorlagen oder laden Sie Ihr eigenes Layout hoch.
Erstellen Sie unbegrenzt viele Dokumente!