Branche: Getränkegroßhandel | Gegründet: 1994 | Hauptsitz: Österreich
Herausforderung: Preislisten für Österreich, Deutschland und Exportmärkte synchron halten, ohne bei jedem Aktualisierungszyklus dieselbe InDesign-Datei neu aufzubauen. | Lösung: Pagination Cloud, das jede Marktversion aus einer einzigen Datenquelle und einer einzigen InDesign-Vorlage generiert.
Die Herausforderung bei der Automatisierung von Weinpreislisten für einen Großhändler mit mehreren Märkten
Kate & Kon ist ein österreichischer Getränkegroßhändler, der 1994 gegründet wurde und Österreich, Deutschland sowie verschiedene Exportmärkte bedient. Das Sortiment umfasst Stillweine, Schaumweine und Spirituosen, die an Restaurants, Einzelhändler und Wiederverkäufer verkauft werden.
Für ein Großhandelsunternehmen dieser Art ist die Preisliste keine Marketingbroschüre. Sie ist das Arbeitsdokument, auf das sich Kunden, Wiederverkäufer und interne Teams verlassen, um Sortiment, Preise, Verpackungsformate, Verfügbarkeit und Geschäftsbedingungen zu prüfen. Jeder Aktualisierungszyklus muss in allen Marktversionen präzise umgesetzt werden, denn dieses Dokument dient als Grundlage für Angebote, Bestellungen und Nachweise im Streitfall.
Bis 2018 musste das Team Folgendes verwalten:
- Unterschiedliche Preislisteneditionen für Österreich, Deutschland und Exportmärkte, mit rund 90 % gemeinsamem Sortiment, aber abweichenden Preisen, Steuern und kommerziellen Hinweisen.
- Kategorien für Wein, Schaumwein und Spirituosen, teilweise in kombinierten Katalogen, teilweise als eigene Listen veröffentlicht.
- Verpackungsformate wie Einzelflaschen, Sechserkartons und Holzkisten.
- Allgemeine Geschäftsbedingungen am Ende jeder Ausgabe, die nach einem anderen Zeitplan aktualisiert werden als die Produktdaten.
- Mehrere Aktualisierungszyklen pro Jahr, ausgelöst durch neue Jahrgänge, Änderungen bei Produzenten und saisonale Sortimente.
Jede Marktversion manuell in InDesign zu pflegen bedeutete, dieselbe Änderung in mehreren Dokumenten zu wiederholen und bei jedem Zyklus ein Fehlerrisiko einzugehen. Das Team brauchte einen Workflow, der mit dem Unternehmen mitwächst, statt es auszubremsen.
Anforderungen an die Automatisierung der Preislisten
Als Kate & Kon Pagination zum ersten Mal kontaktierte, war die Anforderung klar definiert. Mehrere Preislistenversionen sollten aus einem einzigen Layout generiert werden, indem unterschiedliche Datenfelder zugeordnet werden. Außerdem sollte die Produktion per API geplant werden, damit die Ausgaben morgens bereitstehen und das Team die fertigen Dateien übernehmen kann, statt sie neu aufzubauen.
Damit war das Projekt von Anfang an klar ausgerichtet: Es ging nicht um eine einmalige Designaufgabe, sondern um einen Publishing-Workflow, der dauerhaft funktionieren sollte.
Der Pagination Workflow für die Weinpreislisten von Kate & Kon
Kate & Kon führte die Preislisten-Software von Pagination ein, um die wiederkehrende Produktion der Preislisten in einen strukturierten Publishing-Prozess zu verwandeln. Die Architektur besteht aus drei Elementen.
Eine einzige Datenquelle. Produktinformationen, Preise, Verfügbarkeit und Kategorien werden in den Quelldaten des Unternehmens gepflegt. Pagination liest diese Daten bei jedem Generierungszyklus aus. Die Preise werden dort aktualisiert, nicht im Dokument.
Eine einzige InDesign-Vorlage für Preislisten. Die Vorlage definiert das Layout nur einmal. Bedingte Abschnitte bestimmen, welche Inhalte in jeder Marktversion erscheinen. Die Vorlage wird angepasst, wenn sich das visuelle Design ändert, nicht für jeden einzelnen Markt.
Regeln in der Datenebene. Marktspezifische Preise, Kategoriefilter, Regeln für Verpackungsformate und die Einbindung der Allgemeinen Geschäftsbedingungen werden als Datenfelder hinterlegt und vor der Dokumentgenerierung aufgelöst. Die Vorlage gibt das aus, was die Regelebene erzeugt.
Aus dieser einen Konfiguration erstellt der Workflow die österreichische Preisliste, die deutsche Preisliste, die eigene Schaumweinliste und die Exportpreisliste, jeweils mit der passenden Produktauswahl, den richtigen kommerziellen Hinweisen und dem korrekten rechtlichen Abschnitt.
