Caso de estudio: automatización de listas de precios de vino para Kate & Kon

Sector: Distribución de bebidas | Fundación: 1994 | Sede: Austria

Reto: mantener sincronizadas las listas de precios para Austria, Alemania y mercados de exportación sin reconstruir el mismo archivo de InDesign en cada ciclo de actualización. | Solución: Pagination Cloud, que genera cada versión de mercado a partir de una única fuente de datos y una sola plantilla de InDesign.

El reto de automatizar listas de precios de vino para un mayorista multimercado

Kate & Kon es un distribuidor mayorista austriaco de bebidas fundado en 1994, con actividad en Austria, Alemania y varios mercados de exportación. Su catálogo incluye vinos tranquilos, vinos espumosos y destilados, vendidos a restaurantes, comercios minoristas y revendedores.

Para una empresa mayorista de este tipo, la lista de precios no es un simple folleto comercial. Es el documento de trabajo que clientes, revendedores y equipos internos utilizan para consultar surtido, precios, formatos de venta, disponibilidad y condiciones comerciales. Cada ciclo de actualización debe ser preciso en todas las versiones de mercado, porque ese documento sirve como referencia para presupuestos, pedidos y comprobaciones en caso de disputa.

En 2018, el equipo tenía que gestionar:

• Diferentes ediciones de listas de precios para Austria, Alemania y exportación, con el 90 % del surtido en común, pero con diferencias en precios, notas comerciales y recargos específicos por producto.
• Categorías de vino, vino espumoso y destilados, publicadas en algunos casos dentro de catálogos combinados y, en otros, como listas específicas.
• Formatos de venta, como botellas individuales, cajas de seis botellas y cajas de madera.
• Términos y Condiciones al final de cada edición, actualizados con una frecuencia distinta a la de los datos de producto.
• Varios ciclos de actualización al año, impulsados por nuevas añadas, cambios de productores y surtidos de temporada, con la añada y el año de embotellado indicados para cada vino.

Mantener manualmente cada versión de mercado en InDesign significaba repetir las mismas modificaciones en varios documentos y aumentar el riesgo de errores en cada ciclo. El equipo necesitaba un flujo de trabajo capaz de acompañar el crecimiento del negocio, no de frenarlo.

Requisitos para la automatización de listas de precios

Cuando Kate & Kon contactó por primera vez con Pagination, la necesidad estaba muy clara. Querían generar varias versiones de listas de precios desde un único diseño, mapeando diferentes campos de datos, y necesitaban que la producción se programara mediante API, con los archivos listos por la mañana para que el equipo pudiera recoger los documentos terminados sin tener que reconstruirlos.

Esto definió el proyecto desde el principio: no se trataba de un trabajo puntual de diseño, sino de crear un flujo de publicación pensado para funcionar de forma continua.

El flujo de trabajo de Pagination para las listas de precios de vino de Kate & Kon

Kate & Kon adoptó el software de listas de precios de Pagination para transformar la producción recurrente de sus documentos en un proceso de publicación estructurado. La arquitectura se basa en tres elementos.

Una única fuente de datos. La información de producto, precios, disponibilidad y categorías se gestiona en los datos fuente de la empresa. Pagination la lee en cada ciclo de generación. Los precios se actualizan ahí, no dentro del documento.

Una sola plantilla de lista de precios en InDesign. La plantilla define el diseño una vez. Las secciones condicionales determinan qué contenido aparece en cada versión de mercado. La plantilla solo se modifica cuando cambia el diseño visual, no para cada mercado.

Reglas en la capa de datos. Los precios específicos por mercado, los filtros por categoría, las reglas de formato de venta y la inclusión de los Términos y Condiciones se codifican como campos de datos y se resuelven antes de generar el documento. La plantilla muestra el resultado producido por la capa de reglas.

A partir de esta única configuración, el flujo genera la lista de precios para Austria, la lista de precios para Alemania, la lista específica de vinos espumosos y la lista de exportación, cada una con la selección de productos, las notas comerciales y la sección legal correspondientes.

Por qué este flujo de trabajo sigue funcionando seis años después

El valor del proyecto radica en la forma en que el flujo de trabajo separa los datos, las reglas y el diseño. Tres decisiones arquitectónicas fueron clave para lograrlo:

• Separación entre datos, reglas y diseño. Los datos de producto son gestionados por el equipo comercial. Los textos legales permanecen bajo la responsabilidad del equipo correspondiente. La plantilla pertenece al área de diseño. Ninguno de estos equipos modifica los archivos de los demás, lo que permite que cada uno trabaje a su propio ritmo sin comprometer la coherencia del catálogo.
• Una única plantilla en lugar de un archivo por mercado. Mantener un archivo de InDesign independiente para cada país habría generado inconsistencias en muy poco tiempo. Una sola plantilla con secciones condicionales garantiza que todas las versiones para los distintos mercados se mantengan alineadas por diseño.
• Generación programada. La producción automática de documentos según una programación establecida, en lugar de hacerlo bajo demanda, transformó la elaboración de catálogos de una tarea manual puntual en un proceso continuo y estable. Cada ciclo comienza con un borrador ya generado, no con una página en blanco.

Resultados

• Listas de precios de vinos, espumosos y destilados para múltiples mercados generadas de forma recurrente a partir de una única fuente de datos.
• Una sola plantilla de InDesign utilizada para las versiones de Austria, Alemania, Espumosos y Exportación.
• Las Condiciones Generales se gestionan como un bloque de contenido independiente, sin necesidad de modificar las páginas de producto.
• Los formatos de presentación (botella individual, caja y estuche de madera) se gestionan mediante campos de datos, en lugar de incluirse manualmente en la descripción de cada producto.
• Un flujo de producción sólido y estable que ha acompañado el crecimiento de la empresa desde 2018, a lo largo de múltiples ciclos de actualización cada año.

Automatice sus listas de precios de vinos, destilados o bebidas

Si su equipo gestiona listas de precios para varios mercados, catálogos regionales o documentación de producto recurrente y sigue reconstruyéndolos manualmente en InDesign en cada actualización, Pagination puede transformar ese proceso en un flujo de publicación automatizado.

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