EasyCatalog Anleitung – Los geht‘s

Die Installation von EasyCatalog ist denkbar einfach. Sobald es installiert ist, können Sie mit dem ersten Schritt beginnen: die Erstellung eines Datenverzeichnisses in InDesign. In InDesign werden die Verzeichnisse normalerweise auf der rechten Seite des Bildschirms angezeigt und beinhalten alle Werkzeuge, die Sie benötigen, um in einem Dokument arbeiten zu können. Dank EasyCatalog haben Sie die Möglichkeit, eine neue Art von Verzeichnis zu erstellen, das Ihre Datenquelle beinhaltet.

Datei > Neu > EasyCatalog Palette

Das Einstellungsfenster wird mit voreingestellten Präferenzen geöffnet, klicken Sie auf „OK“.

Dies ist ein optionaler Schritt und hängt davon ab, ob die Hierarchie in Ihrem Dokument flache ist oder wie es bei den meisten Publikationen ist, das es eine Hierarchie gibt, die die Produkte in verschiedene Kategorien aufteilt.

Familie A
• Produkt 1
• Produkt 2
• Produkt 3

Familie B
• Produkt 4
• Produkt 5

Im Vergleich zu kostenlosen Standard-Tools wie die Datenzusammenführung von InDesign ist dies die größte Erweiterung von EasyCatalog. Zu allererst, weil Ihnen das Programm wirklich hilft, dass Ihr Produkte im Datenverzeichnis strukturiert bleiben. Und zweitens, weil die Paginierungsregeln, die wir uns später ansehen werden, verschiedenen Ebenen der Hierarchie zugeordnet werden können, sodass Sie die Möglichkeit haben, verschiedene Stile und Verhaltensregeln den verschiedenen Ebenen Ihrer Daten zuzuordnen und sie während der Paginierung sequenziell zuzuordnen.

Sequentiell bedeutet: Sie können zunächst Informationen der Kategorie-Ebene paginieren, wie z.B. Titel, Beschreibung und Bilder, und unmittelbar danach die Produktinformationen der Artikel paginieren, welche zur selben Kategorie gehören. Sobald das Produkt in der ersten Kategorie abgeschlossen ist, geht die Paginierung automatisch mit der zweiten Kategorie weiter.

Um die Gruppierungsfunktionen aus der EasyCatalog-Palette zu nutzen, müssen Sie die Befehlsgruppe auswählen. Auf der linken Seite finden Sie die Liste der Tabellenüberschriften/Felder Ihrer Palette. Klicken Sie dann auf die Überschriften, die eine Kategorie bilden, wie z. B. die erste Kategorie, zweite Kategorie usw.

Eine sehr nützliche Funktion ist es, die Sortierkriterien der Gruppierungen zu wählen. Zum Beispiel aufsteigend oder absteigend, aber Sie könnten die Reihenfolge eines anderen Feldes als das, dass Sie für die Gruppierung verwenden, verfolgen, sagen wir, Sie nutzen ein Gruppierungstitelfeld und Felder zur Gruppierungsreihenfolge.

Denken Sie daran, dass die Art des Feldes das EasyCatalog einrichtet, die Sortierreihenfolge ändern wird. Die Art der Felder können Zahlen- oder alphanumerische sein. Das klingt vielleicht etwas gegensätzlich, deshalb möchten wir es Ihnen anhand dieses Beispiels erklären:

Wir haben eine nummerierte Liste wie 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12. Wenn Sie dieses Feld als eine Zahl einstellen, wird diese Liste auf die gleiche Weise sortiert: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12.

Aber wenn Sie die Felder als alphanumerisch einstellen, wird die Liste auf diese Weise sortiert: 1, 11, 12, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9.

Denn bei alphanumerischen Werten kommen Zeichenfolgen, die mit 1 beginnen, vor den Zeichenfolgen, die mit 2 beginnen.

Normalerweise gelingt es EasyCatalog gut, den richtigen Feldtyp zu erkennen, aber manchmal muss man ihn manuell einstellen.

Jetzt, wo Sie alle Ihre Daten in einer InDesign/EasyCatalog-Palette haben, können Sie auch schon loslegen. Wählen Sie einen Wert aus dem Datenverzeichnis aus. Wählen Sie dann das InDesign-Tippwerkzeug aus und erstellen Sie einen Textrahmen, wählen Sie dann die Einfügemarke in den Textrahmen und drücken Sie auf das kleine Bleistiftsymbol unten im Datenfeld und schon sind Sie fertig.

Sie haben soeben Ihren ersten Feldspezifikator eingegeben. Sie erkennen diese an den grünen eckigen Klammern. Wenn Sie ein Feld auf diese Weise eingefügt haben, bleibt der Inhalt mit den Daten verknüpft. Das bedeutet, dass der Inhalt automatisch aktualisiert werden kann.

Nehmen wir an, Sie haben das EasyCatalog-Bleistift-Tool zum Einfügen und einige Felder aus einer Tabellenkalkulation verwendet, um ein EasyCatalog-Datenverzeichnis in InDesign zu erstellen. Nun haben Sie eine Tabelle erhalten, in dem einige Werte aktualisiert worden sind. Jetzt möchten Sie den Inhalt Ihres InDesign-Dokuments entsprechend aktualisieren.

Was Sie tun müssen, ist, die neue Excel-Datei am gleichen Ort wie die alte unter demselben Dateinamen zu speichern. Danach wählen Sie im Menü der EasyCatalog-Palette den Befehl „Synchronisieren mit Datenquelle„. Sie werden sehen, dass einige Zellen in der EasyCatalog-Palette rot umrandet werden. Das bedeutet, dass die Werte der Palette jetzt nicht mehr mit dem Dokument synchronisiert sind.
Um die Diskrepanz zu beheben, geben Sie den folgenden Befehl: im Menü der EasyCatalog-Palette „Synchronisieren mit Dokument”.

Sie sehen nun, dass die Daten aus der neuen Version von Excel im Dokument erscheinen, und die Zelle in der EasyCatalog-Palette ändert sich nun wieder zu grün.

Um die Erstellung eines Dokuments zu automatisieren, müssen wir die grundlegenden „Bausteine“ erstellen, aus denen sich das Dokument dann zusammensetzt. Um diese „Bausteine“ zu erstellen, verwenden wir die Bibliotheken von InDesign. Jedes Objekt in der Bibliothek kann spezifische Paginierungsregeln haben. Wir können ein Objekt haben, das nur den Titel der Kategorie paginiert, und eines, das ein Bild und eine Tabelle paginiert.

Für den Titel erstellen wir einen Textrahmen und fügen die Feldspezifikatoren aus der EasyCatalog-Palette ein. Die Feldspezifikatoren sind durch blaue eckige Klammern gekennzeichnet!

Wir können den Text auswählen und sein Aussehen ändern. Da es sich zum Beispiel um einen Titel handelt, mache ich diesen größer und verwende eine fette Schriftart.

Sobald wir mit dem Erscheinungsbild zufrieden sind, können wir Paginierungsregeln anwenden. In diesem Fall möchte ich, dass dieses Element bei jeder Änderung des Feldes Kategorie 1 einmal erscheint. Im Verzeichnis der Paginierungsregeln wird das Attribut für „Paginate“ „Einmal pro Gruppe“ sein, die Funktion „Gruppenname“ wird der Name des Feldes sein, das wir zur Gruppierung verwenden, in unserem Fall „Kategorie 1″.

In diesem Verzeichnis gibt es eine Vielzahl von Funktionen, die Ihnen dabei helfen, Ihr Dokument komplexer zu gestalten. Vorerst können wir sie so lassen, wie sie sind. Die nützlichste Funktion neben „Paginieren“ ist die Option „Anpassen“. Hier können Sie wählen, wie sich der Textrahmen entsprechend seinem Inhalt verhalten soll. Die Optionen sind: “Keine Größenänderung”, “Größenänderung entsprechend dem Inhalt” oder den “Inhalt in verschiedenen Rahmen (z. B. Spalten oder Seiten) fließen lassen”.

Bilder

Wir können auch Bilder in unsere Bibliotheksobjekte aufnehmen. Zunächst müssen wir das Feld als Bildfeld identifizieren. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf den Feldtitel und wählen Sie „Feld Optionen“.

Hier gehen Sie zu „Bildinhalt“ und unter Ort schreiben Sie den Pfad des Ordners, der Ihre Bilder enthält. Unter „Erweiterung“ schreiben Sie den Typ der Erweiterung Ihrer Bilddatei, getrennt durch ein Semikolon. Die gebräuchlichsten sind: JPG, PNG, TIFF und PDF. Alternativ können Sie in die Datei den vollständigen Namen der Bilddatei schreiben (z. B. „Bild.jpg“). Klicken Sie auf „OK“. Sie werden feststellen, dass sich nun ein Pluszeichen vor dem Inhalt des Bildfeldes befindet. Wenn Sie mit der Maus darüber fahren, sehen Sie eine Miniatur des Bildes.

Jetzt können Sie den InDesign-Rahmen mit den Daten verknüpfen. Erstellen Sie nun wir also einen Bildrahmen. Wenn er ausgewählt ist, fügen Sie den Feldspezifikator ein, ähnlich wie wir es mit dem Textfeld gemacht haben. Sobald der Feldspezifikator korrekt eingefügt wurde, sehen Sie den sogenannten Tag unter dem Bildrahmen.

Sobald alle unsere „Bausteine“ fertig sind, können wir die gesamte Datei paginieren.

Klicken Sie im Datenverzeichnis dreifach auf eine Zelle, um den gesamten Datensatz auszuwählen, gehen Sie dann zu den Optionen und wählen Sie „Paginate…“.

Hier wählen Sie die Paginierungsoptionen.

Wählen Sie im ersten Dropdown-Menü „Bibliothek“, da Sie mithilfe der Bibliothek paginieren werden. Dann müssen Sie den Pfad Ihrer Bibliotheksdatei angeben.

Die zweite Gruppe an Optionen legt die Paginierungsregeln fest. Im ersten Dropdown-Menü haben wir die Paginierungsmethode gewählt, diese können sein: „In den Textfluss“, „Verwende Musterseiten“ und „An Positionen die in den Daten spezifiziert sind“. Wir wählen „An Seiten-Hilfslinien-Positionen”. Diese Methode beginnt die Paginierung ab dem ersten Schnittpunkt. Diese Methode ist sehr flexibel, da entweder ein Raster erstellt wird oder die Paginierung frei fließen kann.

Als Nächstes wählen wir die Flussrichtung. In unserem Fall benötigen wir die Option „unten, quer“. Die nächsten paar Optionen können unbestimmt bleiben. Hier können Sie die Funktion wählen, ob ein Umbruch notwendig ist oder die Art des Bruchs (Spalte, Seite, ungerade/gerade Seite).

Dann gibt es ein paar Einstellungen zu aktivieren. Wählen Sie „Nächste Position verwenden, falls Objekt nicht passt“ und „Kollisionserkennung“. Unter der Option „Kollisionserkennung“ können Sie den Steg (Abstand) wählen, d. h. den Raum, der zwischen paginierten Objekt übrig bleibt.

Wenn Sie mit den Einstellungen zufrieden sind, können Sie auf „Ok“ klicken, dann startet Paginierung automatisch.

Und voilà, Ihr paginiertes Dokument ist fertig!

Jetzt, wo Ihr Dokument paginiert ist, können Sie wir es exportieren und teilen. Nehmen wir an, Ihnen ist ein Tippfehler aufgefallen oder Sie müssen einige Produktinformationen aktualisieren aktualisieren. Sie können die Datendatei und das InDesign-Dokument aktualisieren, indem Sie die am Ende des Absatzes “Einfügen eines Feld-Spezifikationsymbols im Dokument” beschriebenen Schritte ausführen. Denken Sie daran, dass Sie nur den Inhalt von Elementen aktualisieren können, die bereits in der InDesign-Datei enthalten sind.

Wenn Sie z. B. eine Zeile aus einer bereits paginierten Tabelle hinzufügen oder löschen möchten, müssen Sie die Daten erneut paginieren, da EasyCatalog vorhandene Rahmen nicht bearbeiten, sondern nur deren Inhalt aktualisieren kann.

Sie können den Paketordner herunterladen, der alle notwendigen Dateien enthält, um dieses Dokument nach zu kreieren.

Hier finden Sie:

– InDesign-Datei (Vorlage.indd)
– Bibliotheksdatei (Bibliothek.indl)
– Datendatei (Datafile.xlsx)
– Verzeichnis-Ordner (Datenverzeichnis)
– Bilder-Ordner (Bilder)

Um diese Dokumente erfolgreich zu verwenden, müssen Sie sicherstellen, dass alle Pfade korrekt eingestellt sind.

Verzeichnisordner

Am besten legen Sie diesen Ordner in den Standardarbeitsbereich von EasyCatalog. Dieser Ordner wird automatisch erstellt, wenn Sie EasyCatalog installieren. Normalerweise befindet er sich in Ihrem Ordner „Dokumente“.
Hier können Sie den Ordner „Datenverzeichnis“ einfügen, den Sie in dem Paket finden, das Sie gerade heruntergeladen haben.

Auf einem PC sollte der Pfad wie folgt lauten: C:\Users\[USER_NAME]\Documents\EasyCatalog Workspace

Bei einem Mac sollte der Pfad wie folgt lauten: HD:Users:[USER_NAME]:Documents:EasyCatalog Workspace

Sobald das Verzeichnis korrekt platziert ist, müssen wir sicherstellen, dass es auch mit InDesign verlinkt ist.

1. Wir öffnen InDesign.

Bei einem PC gehen wir auf: Bearbeiten > Einstellungen > EasyCatalog…

Bei einem Mac gehen wir auf: InDesign CC > Einstellungen > EasyCatalog…
Hier können Sie den Ordner für den Arbeitsbereich einstellen. Klicken Sie auf „Auswählen” und stellen Sie den Pfad zum EasyCatalog Arbeitsbereich ein.

2. Bei einem PC sollte es so aussehen: C:\Users\[USER_NAME]\Documents\EasyCatalog Workspace
   Bei einem Mac sollte es so aussehen: HD:Users:[USER_NAME]:Documents:EasyCatalog Workspace
3. Klicken Sie auf „ok“.

Jetzt können Sie das Verzeichnis in InDesign öffnen. Gehen Sie zu:

Datei > Neu > EasyCatalog-Palette… > Datenverzeichnis

„Datenverzeichnis“ ist der Name des Ordnerverzeichnisses für dieses Projekt.

Projektordner

Ich schlage vor, dass Sie die restlichen Dokumente, die Sie im Paket finden, zusammenhalten. Lassen Sie uns zum Beispiel unter „Dokumente“ einen Ordner mit dem Namen „Projekt“ anlegen.

Bei einem PC sollte der Pfad wie folgt lauten: C:\Users\[USER_NAME]\Documents\project

Bei einem Mac lautet er: HD:Users:[USER_NAME]:Documents:project

Hier können wir folgende Dateien aufbewahren:

– InDesign-Datei (Template.indd)
– Bibliotheksdatei (Bibliothek.indl)
– Datendatei (Datafile.xlsx)
– Bilderordner (Bilder)

Bilder festlegen

Um die Bilder korrekt paginieren zu können, müssen wir den Pfad zu diesem Ordner festlegen. Öffnen wir also das Verzeichnis und die Optionen der Bildspalte und vergewissern uns, dass der Pfad korrekt ist, siehe den Teil “Bildeinstellungen” im Absatz “Erstellen eines Produktstils”. “Erstellen eines Produktstils”).

In unserem Fall,
sollte der Pfad bei einem PC wie folgt lauten: C:\Users\[USER_NAME]\Documents\project\images
Bei einem Mac lautet dieser: HD:Users:[USER_NAME]:Documents:project:images

Daten synchronisieren

Das Verzeichnis, welches Sie heruntergeladen haben, enthält bereits Informationen. Es ist eine gute Übung, diese korrekt mit unserer Datendatei zu synchronisieren.

Dazu müssen wir Folgendes tun:

1. Öffnen Sie das Verzeichnis.
2. Klicken Sie auf das Info-Symbol am unteren Rand des Verzeichnisses.
3. Klicken Sie auf „Eirichten…”
4. Unter „Speicherort“ klicken Sie auf „Auswählen”
5. Wählen Sie den Pfad und das Excel-Dokument aus:
   Bei einem PC lautet er: C:\Users\[USER_NAME]\Documents\project\Datafile.xlsx
   Bei einem Mac lautet er: HD:Users:[USER_NAME]:Documents:project:Datafile.xlsx
6. Klicken Sie auf „ok“
7. Klicken Sie auf „Synchronisieren”, um das Verzeichnis mit den Informationen der Datendatei zu synchronisieren
8. Klicken Sie auf „Fertig“

Bibliothekpfad festlegen

Das letzte, was wir einstellen müssen, ist die Bibliothek, die das Paginierungsobjekt enthält, das wir zur Paginierung unserer Daten verwenden. Wir können es über das Paginierungs-Popup-Menü einstellen (siehe auch den Abschnitt „Paginierung des Dokuments„):

1. Wählen Sie alle Daten im Verzeichnis aus.
2. Gehen Sie zum Hamburger-Menü des Verzeichnisses
3. Klicken Sie auf „Paginieren…”
4. Klicken Sie auf „Auswählen”, um den Pfad der Bibliothek zu wählen.
   Bei einem PC sollte dieser lauten: C:\Users\[USER_NAME]\Documents\project\Library.indl
   Bei einem Mac sollte dieser lauten: HD:Users:[USER_NAME]:Documents:project:Library.indl

Klicken Sie auf „Ok” und die Paginierung wird gestartet.