FITT Group: Documenti di offerta brandizzati da SAP con Pagination

FITT è un gruppo globale fondato in Italia nel 1969 e oggi certificato B Corp. L’azienda è pioniera nella produzione e nello sviluppo di soluzioni per il trasferimento di fluidi in ambito domestico, professionale e industriale.

FITT fornisce tubi termoplastici e sistemi completi per il trasporto di liquidi, gas e solidi. I suoi prodotti combinano tecnologia avanzata, design e sostenibilità, e sono organizzati in nove business unit dedicate e specializzate.

Come molti produttori industriali, FITT si affida a preventivi e offerte commerciali per acquisire e fidelizzare clienti in diversi mercati e segmenti. Queste offerte devono essere tecnicamente accurate e perfettamente allineate al brand. Per snellire questo processo e andare oltre l’output generico del sistema, FITT si è rivolta a Pagination.

La Sfida: Moduli SAP generici che non riflettevano il brand FITT

Le offerte commerciali di FITT vengono create in SAP, che genera moduli di offerta standard come file PDF. Questi documenti contengono tutte le informazioni commerciali necessarie, ma il layout è generico e non allineato all’identità visiva di FITT in termini di colori, font e branding.

Inoltre, i team di vendita e marketing volevano arricchire ogni offerta con immagini dei prodotti, documentazione tecnica e link alle pagine web. Farlo manualmente avrebbe richiesto uno sforzo significativo per ogni preventivo, con un alto rischio di incongruenze ed errori, soprattutto lavorando in più lingue.

FITT aveva bisogno di una soluzione che potesse:

• Prendere in input i PDF delle offerte generati da SAP, senza modificare il flusso di lavoro ERP principale
• Arricchirli con informazioni sui prodotti dal PIM (immagini, categorie, descrizioni, link a schede tecniche, URL di pagine web)
• Produrre documenti di offerta completamente brandizzati e multilingua in linea con la comunicazione aziendale di FITT
• Integrarsi perfettamente con i sistemi esistenti, senza costringere gli utenti del reparto vendite a imparare una nuova applicazione web

La Soluzione di Pagination: Documenti di offerta automatizzati basati su dati SAP e PIM

Pagination ha implementato un flusso di lavoro di pubblicazione automatizzato che converte i moduli di offerta SAP in documenti professionali e brandizzati, combinando i dati provenienti da SAP e dal PIM di FITT.

Gli elementi chiave della soluzione includono:

Estrazione dei dati dai PDF delle offerte SAP

SAP continua a generare moduli di offerta come file PDF, preservando i processi ERP e le approvazioni esistenti di FITT. Pagination ha creato uno script personalizzato che legge questi PDF e unisce questi dati nei template InDesign di FITT.

Questo approccio consente a FITT di riutilizzare i layout e la logica SAP attuali, sbloccando al contempo i dati per la pubblicazione automatizzata.

Dati di prodotto arricchiti dal PIM

In parallelo, FITT esporta i dati di prodotto dal suo sistema PIM. Questa esportazione include immagini dei prodotti, link alle schede tecniche, URL di pagine web, categorie di prodotti e descrizioni.

Pagination combina i dati dell’offerta derivati da SAP con i dati PIM, in modo che ogni articolo nell’offerta sia arricchito con informazioni visive e tecniche estratte da un’unica fonte autorevole.

Copertina dinamica

Ogni offerta generata inizia con una copertina completamente brandizzata che include informazioni dinamiche come il nome del cliente, i codici cliente e dell’offerta.

Questi campi vengono compilati automaticamente in base ai dati dell’offerta SAP, garantendo che ogni documento appaia personalizzato per il cliente specifico senza modifiche manuali.

Mappa dei prodotti come indice panoramico

Dopo la copertina, il documento include una “mappa” della gamma di prodotti industriali FITT, che funge da indice. Questa pagina è costruita dai dati PIM e presenta visivamente le famiglie di prodotti disponibili.

Solo le famiglie di prodotti e gli articoli effettivamente inclusi nell’offerta corrente sono collegati, consentendo al cliente di navigare rapidamente verso le sezioni pertinenti del documento.

Condizioni di offerta e tabelle commerciali

Il cuore del documento è la sezione dell’offerta stessa, che include:

• Termini e condizioni generali
• Condizioni di trasporto
• Informazioni sull’imballaggio
• Una tabella dettagliata dell’offerta con codice prodotto, nome prodotto e prezzo

Questa struttura garantisce che i clienti vedano una proposta completa, chiara e formattata professionalmente, con tutte le condizioni commerciali in un unico posto.

Output multilingua

FITT serve clienti internazionali e deve emettere offerte in diverse lingue. Il flusso di lavoro di Pagination supporta cinque lingue dalla stessa struttura di dati e layout.

Il contenuto di base è guidato da SAP e PIM, mentre gli elementi specifici per lingua sono gestiti all’interno del template e della configurazione dei dati, consentendo a FITT di generare offerte localizzate senza duplicare lo sforzo.

Integrazione basata su API e scambio sicuro di file

Invece di utilizzare un’interfaccia web separata, il team IT di FITT ha sviluppato un connettore che si integra direttamente con le API di Pagination.

I team di vendita continuano a lavorare all’interno di SAP, mentre l’intero processo di generazione dei documenti viene eseguito in background.

Risultati e Vantaggi

Adottando Pagination, FITT ha trasformato i moduli di offerta generati da SAP in documenti completamente brandizzati e ricchi di dati, senza interrompere i flussi di lavoro ERP esistenti.

I vantaggi principali includono:

• Generazione di offerte più rapida e coerente
• Maggiore coerenza del brand
• Offerte più ricche e informative
• Riduzione del lavoro manuale e minor numero di errori
• Supporto multilingua scalabile
• Integrazione perfetta con i sistemi esistenti

Poiché il connettore comunica con Pagination tramite API e scambio di file, gli utenti di FITT non devono adottare una nuova applicazione. L’automazione si inserisce naturalmente nel processo di approvazione e invio basato su SAP già esistente.

Conclusione

Il progetto di FITT con Pagination dimostra come i produttori che si affidano a SAP possano trasformare i moduli di sistema generici in documenti di offerta completamente brandizzati e arricchiti. Combinando dati ERP, contenuti PIM e un flusso di lavoro InDesign automatizzato, diventa possibile fornire preventivi professionali e multilingua su larga scala, senza aggiungere complessità per i team di vendita.

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