Tutorial Unione Dati InDesign

Cominciamo preparando il file dati. Avrai bisogno di realizzare un foglio di calcolo (CSV o TXT) seguendo le esatte specifiche dell’Unione Dati. Clicca qui se vuoi utilizzare un semplice foglio di calcolo (Excel, CSV, XML o esportazione dal tuo applicativo aziendale).

Apri un nuovo foglio di calcolo e usa la prima riga per definire i tuoi campi.  Assicurati di scrivere il campo del nome correttamente, aggiungi un campo per ogni colonna e non duplicare mai il nome di un campo.

I campi immagini devono essere inseriti con il simbolo @ come prefisso (es. @Image). Il simbolo @ è un carattere speciale in Excel, aggiungi un apostrofo prima del simbolo se compare una finestra di errore (es. ‘@Image). L’apostrofo farà in modo che l’intero contenuto della cella sia considerato come testo.

Quando tutti i campi sono stati definiti, dovrai popolare la tabella con i tuoi dati. Fai attenzione che i percorsi delle immagini che vengono inseriti corrispondano al file di sistema, es:

In Windows – C:Users\UserName\MyDocuments\Image.psd
In Mac – Macintosh HD:Users:User Name:MyDocuments:Image.psd

La tabella popolata deve ora essere esportata sia come comma-delimited (.csv) sia come tab-delimited (.txt). La funzione Unione Dati non funziona con file .xls/.xlsx o simili! Esegui l’esportazione nel file Excel con File > Salva come.

Salvando il file nel formato .csv ti verrà chiesto di scegliere la codifica. Se stai utilizzando Libre Office è consigliato scegliere la codifica Unicode UTF-16 per visualizzare correttamente i caratteri speciali.

Completate le esportazioni, chiudi il tuo foglio di calcolo e apri InDesign.

1.1 Convertire un file .xls in .csv/.txt

La conversione di un file .xls in .csv or .txt può risultarea abbastanza complessa. Un add-in di Excel può aiutarti.

Apri il tuo documento InDesign e apri il pannello Unione Dati con Finestra > Utility > Unione Dati > Seleziona sorgente dati. Nella nuova finestra  scegli il tuo file .csv o .txt e clicca Apri.

Opzionale: è possibile modificare le opzioni di importazione del file dati. Per fare questo, spunta la sezione “Mostra opzioni di importazione” (vedi immagine sottostante).

Ora clicca “Apri”. Apparirà una nuova finestra di dialogo:

La finestra mostra già le opzioni corrette in base alle proprietà del tuo file dati. Puoi in ogni caso cambiare queste impostazioni a seconda del tuo caso:

• Delimitatore – Scegli “Virgola” se hai salvato il tuo file dati come .csv, scegli “Tab” se hai salvato il tuo file dati come .txt.
  
• Codifica – Scegli se il file usa la codifica “ASCII” o “Unicode”. Presta attenzione alla scelta della codifica. Aprendo con Unicode un file con codifica ASCII il pannello Unione Dati non verrà popolato con nessun camp. Aprendo con ASCII un file UNICODE, il file verrà importato ma alcuni suoi caratteri potrebbero non apparire correttamente.
  
• Piattaforma – Scegli “PC” se stai utilizzando un PC, scegli “Mac” se stai utilizzando un Mac.
• Mantieni spazi presenti in sorgente dati – Spunta quest’impostazione se vuoi mantenere tutti gli spazi extra all’interno dei tuoi campi.

Clicca “OK” una volta terminato. Il pannello Unione Dati sarà ora riempito con tutti i campi del tuo file sorgente:

InDesign ha identificato due tipi di campi nel nostro catalogo di esempio:
testo () e immagine ().

Ora bisogna mappare ogni campo con il layout desiderato. Ogni tuo record seguirà questa mappatura durante il successivo processo di impaginazione automatica.

I campi di testo sono inseriti creando una cornice di testo, selezionando la cornice e poi cliccando sul campo di testo scelto nel pannello Unione Dati.

I campi immagini sono inseriti creando una finestra con lo strumento “Cornice rettangolare”, selezionando la finestra e poi cliccando sull’immagine scelta nel pannello Unione Dati.

È possibile inserire i vari campi nel layout anche scegliendo il campo nel pannello Unione Dati e trascinandolo nella cornice scelta.

I campi mappati correttamente appariranno all’interno dei simboli << >>. Anche dei numeri appariranno vicino ad ogni campo nel pannello “Unione dati”. Questi numeri fanno riferimento al numero di pagina nel quale ogni campo è mappato.

Se desideri inserire il tuo campo in un testo è sufficiente posizionare il cursore all’interno del testo nella posizione desiderata e procedere all’inserimento del campo con uno dei due metodi sopra riportati. Il campo verrà inserito dov’è posizionato il cursore.
Se il cursore non viene posizionato, il campo verrà accodato al resto del contenuto del box.

Continua ad aggiungere tutti i tuoi campi e personalizza il layout a seconda delle tue esigenze. Il nostro catalogo di esempio utilizza uno stile semplice: un’immagine grande in cima, una sezione di testo con il prezzo e una lista di tutti gli altri campi.

> Abbiamo utilizzato solamente un template perchè con l’Unione Dati InDesign (InDesign Data Merge) è possibile automatizzare solo un layout. Se, invece, vuoi utilizzare template multipli, scopri come il servizio cloud di impaginazione automatica di Pagination ti permette di farlo. Clicca qui per saperne di più.

Infine, andiamo a creare il documento unione. Cominciamo quest’ultimo passo cliccando su “Crea Documento Unione” all’interno del panel Unione Dati. Tutte e tre le schede in questa finestra – Record, Layout di record multipli, Opzioni – necessitano la nostra attenzione.

Record: è dove andiamo a scegliere se avere un unico o multipli record in ogni pagina.

Per il nostro catalogo di esempio scegliamo di unire “Tutti i record” e di avere “Record Multipli” per ogni pagina del documento.

Scegliamo anche di generare un resoconto testo e di impostare un avviso per le immagini mancanti. Queste opzioni possono aiutarci ad identificare problemi che possono insorgere durante il processo di creazione del documento.

Layout di record multipli: qui è dove stabiliamo come vogliamo che i record siano inseriti nel processo di unione.

L’Unione dati lavora in conformità con i margini della pagina. Questo significa che un record troppo grande per rientrare nei margini della pagina sarà automaticamente inserito nella pagina successiva.

I record possono essere ordinati usando una o due direzioni “Prima le righe” o “Prima le colonne”. L’opzione “Prima le righe” unisce i record da sinistra a destra e dall’alto al basso, mentre “Prima le colonne” unisce i dati dall’alto al basso e da sinistra a destra. L’immagine seguente mostra “Prima le righe” sulla sinistra e “Prima le colonne” sulla destra:

La distanza tra ogni record è definita da due opzioni di spaziatura: “Tra colonne” e “Tra righe”. Impostando entrambe le opzioni a 0 i record appariranno attaccati nel risultato finale.

Per il nostro catalogo di esempio scegliamo la collocazione “Prima le righe” e 1mm di spaziatura sia tra le colonne che tra le righe.

Opzioni: qui è dove configuriamo le ultime impostazioni.

Ci sono cinque opzioni per adattare le immagini durante l’unione:

• Adatta immagini proporzionalmente – Adatta l’immagine nella cornice mantenendo le sue proporzioni.
• Adatta immagini a cornici – Adatta la larghezza e l’altezza dell’immagine alla larghezza e all’altezza della cornice; le proporzioni non vengono mantenute.
• Adatta cornici a immagini – Importa l’immagine nella grandezza originale e adatta la cornice a questa dimensione.
• Mantieni dimensioni cornici e immagini – Importa l’immagine nella dimensione originale ma non adatta la cornice a questa dimensione.
• Riempi cornici proporzionalmente – Aumenta la grandezza dell’immagine proporzionalmente fino a che ha riempito l’intera cornice.
  

Ognuna di queste opzioni è mostrata nell’immagine seguente:

Selezioniamo “Adatta immagini proporzionalmente” per il nostro catalogo. Selezioniamo anche “Centra nella cornice” e “Collega immagini”.