Industria: Servizi finanziari / Ricerca sui fondi | Sede: Germania | Sfida: 500-800 schede informative sui fondi al mese | Soluzione: Pagination Cloud per la generazione automatizzata delle schede informative sui fondi
Questo case study mostra come un asset manager tedesco di medie dimensioni ha sostituito un workflow interno fragile per la produzione mensile di fund fact sheet con un processo di pubblicazione automatizzato e scalabile.
L’obiettivo non era ridisegnare l’intero documento da zero. Era preservare una struttura di reporting familiare eliminando il lavoro manuale ripetitivo che la sosteneva.
Il Punto di Partenza: Un Workflow Locale Basato su Word
Prima di adottare con Pagination, l’azienda produceva fund fact sheet tramite un sistema legacy costruito anni prima in Microsoft Word da un ex dipendente IT.
Il processo funzionava ancora, ma era diventato difficile da mantenere:
- lo strumento girava in locale su un’unica macchina,
- la documentazione era scarsa o inesistente,
- i grafici dovevano essere ridisegnati manualmente,
- tabelle e dati di performance venivano aggiornati a mano,
- la formattazione si rompeva quando i campi cambiavano o venivano aggiunti nuovi fondi.
Per un numero ridotto di documenti, questo sarebbe potuto restare gestibile. Per centinaia di PDF ricorrenti ogni mese, era diventato un collo di bottiglia.
Perché il Processo Non Era Più Sostenibile
L’azienda doveva aggiornare da 500 a 800 fund fact sheet ogni mese, ciascuno contenente un mix di dati di performance, commenti, grafici, tabelle e pagine regolamentari.
Inoltre, andavano gestite tre diverse varianti di layout per le differenti asset class.
A questa scala, il vecchio workflow creava troppa dipendenza dall’intervento manuale e troppo rischio operativo.
Produzione Mensile Automatizzata di Fund Fact Sheet
Pagination ha ricostruito la struttura esistente dei fund fact sheet in Adobe InDesign, mantenendo il documento nel complesso familiare e migliorando la logica di produzione.
L’implementazione ha incluso:
- tre varianti di template automatizzati per le diverse asset class,
- mapping dei campi dai dati Excel all’interno dei layout,
- generazione dinamica dei grafici dai dati sorgente, inclusi grafici finanziari generati automaticamente,
- creazione batch di tutti i PDF mensili,
- opzioni di server in UE per la data residency,
- supporto continuativo e opzioni SLA.
Questo ha permesso all’azienda di mantenere la continuità nell’output cambiando allo stesso tempo il modo in cui i documenti venivano prodotti.
Come è Cambiato il Processo Mensile
Prima di Pagination, il team doveva lavorare fondo per fondo. Dopo l’implementazione, il workflow è diventato piu’ rapido:
- preparare il file dati aggiornato,
- caricare il batch,
- generare tutti i fund fact sheet in una sola volta,
- scaricare i PDF per la distribuzione.
Invece di passare giorni e giorni in produzione ripetitiva, il team è passato a un processo misurato in minuti.
I principali risultati sono stati:
- 500-800 fact sheet generati automaticamente ogni mese,
- tempo di produzione mensile ridotto da giorni a minuti,
- tre varianti di layout gestite all’interno di un unico workflow di pubblicazione,
- opzioni di server UE abilitate per i requisiti di data residency,
- costo annuale totale mantenuto ben al di sotto delle alternative dei grandi player incumbent.
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