InDesign Data Merge Tutorial

Låt oss börja med att förbereda datakällan. Du måste förbereda ett kalkylblad (CSV eller TXT) enligt de exakta specifikationerna för Data Merge för InDesign (InDesign Data Merge). Klicka här om du vill använda ett enkelt kalkylblad (Excel, CSV, XML eller exportera från din affärsapplikation).

Öppna ett tomt kalkylblad och använd den första raden för att definiera dina fält. Var noga med att skriva fältnamnen korrekt. Lägg till ett fält för varje kolumn och duplicera aldrig ett fältnamn.

Bildfält bör definieras med prefixet @ symbol (t.ex. @ Bild). @ -Symbolen är ett specialtecken i Excel, så lägg till en apostrof innan den om du råkar ut för ett fel (t.ex. ’@ Bild).Apostrofen kommer att tvinga cellens hela innehåll att betraktas som text.

När alla fält definierats är nästa steg att fylla i tabellen med dina poster. Se till att alla bildvägar matchar ditt filsystem, till exempel.

På ett Windows-system – C:\Användare\Användarnamn\Mina dokument\Image.psd
På ett Mac-system – Macintosh HD: Användare: Användarnamn: MyDocuments: Image.psd

Den befolkade tabellen ska därefter exporteras som antingen en kommaseparerad fil (.csv) eller en flik avgränsad fil (.txt). Funktionen Data Merge fungerar inte med .xls/.xlsx eller alternativ! Utför exporten i Excel med File> Save As.

Genom att exportera datakällan som en .csv-fil måste du välja kodningen. Om du använder Libre Office föreslår vi att du väljer Unicode UTF-16-kodning för att visa specialtecken korrekt.

Stäng nu ditt kalkylblad och öppna InDesign.

1.1 Konvertera .xls till .csv / .txt

Konvertering av .xls/.csv- eller .txt-filer kan vara ganska komplex. Ett Excel-tillägg kan hjälpa dig i den här uppgiften.

Nu är det dags att konfigurera panelen Data Merge InDesign.Öppna ditt InDesign-dokument och panelen Data Merge via Fönster> Verktyg> Datasammanslagning> Välj datakälla . I det nya fönstret väljer du din .csv- eller .txt-fil och klickar på Öppna.

Valfritt: Du kan ändra importalternativ för datakällor. För att göra detta, kryssa i rutan ”Visa importalternativ” (visas nedan).

Klicka nu på ”OK” och titta på den nya dialogrutan som visas:

Fönstret visar redan rätt inställningar baserat på dina datakällegenskaper. Kom ihåg att du kan ändra dessa alternativ i den här rutan för att matcha din situation:

• Avgränsare – Välj ”Komma” om du sparat datakällan som en .csv-fil. Välj ”Tab” om du sparat din datakälla som en .txt-fil.
• Kodning – Välj om filen använder ”ASCII” eller ”Unicode” -kodning. Var uppmärksam på valet av kodning. Om du öppnar en fil som använder ASCII-kodning med Unicode kommer datafönstret inte att fyllas med några fält. Om du öppnar en fil som använder Unicode-kodning med ASCII kommer filen att importeras, men vissa av dess tecken kanske inte visas korrekt.
• Plattform – Välj ”PC” om du arbetar på en dator. Välj ”Mac” om du arbetar på en Mac.
• Bevara utrymmen i datakälla – kryssa i den här rutan om du vill behålla alla extra utrymmen i dina fält.

Klicka på ”OK” när du är klar. Paneldatan kommer nu att fyllas med alla fält från din källfil:

InDesign har identifierat två fälttyper i vårt katalogexempel: text () och bild ().

Nu är det dags att kartlägga varje fält inom önskad layout. Var och en av dina datakällor som följer den här kartläggningen under den efterföljande automatiska pagineringsprocessen.

Textfält infogas genom att skapa en textram, välja den ramen och sedan klicka på det valda textfältet i panelen Datasamling.

Bildfält infogas genom att skapa en ruta med rektangel ramverktyget (R), markera den rutan och sedan klicka på det valda bildfältet i panelen Datasammanslagning.

Du kan också infoga fälten i layouten genom att välja fältet i panelen för datainsamling och dra det till den valda ramen.

Fält som framgångsrikt har kartlagts visas omgiven av << och >> symboler. Nummer kommer också att visas bredvid varje fält på panelen Data Merge. Dessa siffror refererar till sidnumret som varje fält är mappat på.

Om du vill infoga ett fält i en text i din layout måste du bara placera markören i texten i önskad position och infoga fältet med någon av ovanstående metoder. Fältet infogas där markören är placerad. Om du inte placerar markören kommer fältet i kö med resten av innehållet i rutan.

Fortsätt att lägga till alla dina fält och anpassa layouten till dina behov. Vårt exempelkatalog använder en enkel stil: en stor bild överst, en textram med priset och sedan en lista över alla andra fält.

> Vi använde bara en produktmall eftersom med Data Merge är InDesign möjligt att automatisera endast en produktlayout. Om du istället vill använda flera produktmallar, upptäck hur du gör det med publiceringsservice för molndatabas för Pagination. Klicka här för att veta mer.

Slutligen skapar vi det sammanslagna dokumentet. Börja det sista steget genom att klicka på ’Skapa sammanfogat dokument’ på panelen Datasammanslagning. Alla tre flikar i denna dialogruta – poster, flera inspelningslayout och alternativ – kräver vår uppmärksamhet.

Poster: Det är här vi väljer om vi ska ha en post eller flera poster på varje sida.

För vårt exempelkatalog väljer vi att slå samman ”Alla poster” och har ”Flera poster” per dokumentsida.

Vi väljer också att generera en textrapport och ställa in en varning för saknade bilder. Dessa alternativ kan hjälpa oss att identifiera problem som kan uppstå under processen för att skapa dokument.

Multipla postlayout: Det är här vi fastställer hur postarna ska läggas ut under sammanslagningsprocessen.

Verktyget Data Merge fungerar i enlighet med sidomarginalerna. Detta innebär att en post som är för stor för att passa in i sidans marginaler automatiskt kommer att placeras på nästa sida.

Posterna kan pagineras med en av två riktningar: ’Rader först’ eller ’Kolumner först’.Rader sammanfogar först poster från vänster till höger och sedan topp till botten, medan kolumnerna först slår poster från topp till botten och sedan från vänster till höger. Följande bild visar rader först till vänster och kolumner först till höger:

Avståndet mellan varje post definieras av de två avståndsalternativen: ’Mellan kolumner’ och ’Mellan rader’. Om du ställer in båda alternativen till 0 kommer postarna att visas bifogade i slutresultatet.

För vårt exempelkatalog väljer vi ett ”Rader First” -arrangemang och 1 mm utrymme mellan både kolumner och rader.

Alternativ: Det är här vi konfigurerar några återstående val.

Det finns fem alternativ för att placera bilder under sammanslagningen:

• Anpassa bilder proportionellt – Anpassa bilden i verktygslådan för rektangelram och bibehålla dess proportioner.
• Anpassa bilder till ramar – Anpassa bildbredden och höjden till rektangelramens verktygslåda och bredd; proportioner kommer inte att hållas.
• Anpassa ramar till bilder – Importera bilden med sin ursprungliga storlek och anpassa ramen till denna storlek.
• Bevara ram- och bildstorlekar – Importera bilden med sin ursprungliga storlek men passar inte ramen till denna storlek.
• Fyll ram i proportion – Öka bildstorleken proportionellt tills den har fyllt hela ramen.

Varje alternativ visas i följande bild:

Välj ”Anpassa bilder proportionellt” för vår katalog. Välj också ’Center in Frame’ och ’Link Images’.

Klicka nu på ”OK”. Ett nytt dokument kommer att skapas och alla poster kommer att slås samman! Om dokumentet du vill automatisera är mer komplicerat, till exempel måste du gruppera olika SKU:er under samma överordnade produkt eller om du vill bryta kategorierna/kapitlen automatiskt, upptäck Pagination, den nyckelfärdiga molndatabas-publiceringslösningen.

Begränsning av datainsamling
En produktlayout är det element du ska upprepa på sidan. Med standard Data Merge InDesign är det inte möjligt att använda flera layouter för dina produkter, blandade i samma dokument. Du kan bara använda en typ av produktstil per sida.

Paginationslösning
Med Pagination kan du tilldela olika layouter till olika sorters produkter. Klicka här föratt ladda ner projektfilerna (InDesign + PDF + Excel) för dokumentet du ser på bilden nedan.

Begränsning av datainsamling
Du kan inte slå samman flera datorader i samma produktlayout. Ditt dokument slås samman med en design för varje post. Detta är ett stort hinder, eftersom de flesta dokument samlar produkter med mindre skillnader. Detta är en mycket vanlig förekomst i många dokument.

Paginationslösning
Med Pagination är det lätt att gruppera liknande produkter och beskriva delade funktioner, som namn, beskrivning och bild, i den övre delen av produktstilen, och att förklara skillnaderna i lättlästa tabeller.

Begränsning av datainsamling
InDesign Data Merge kan inte automatiskt skapa ett utskriftsklart dokument, lägga till statiska eller dynamiska sidor i samma arbetsflöde. Du måste stänga och exportera dokumentet manuellt.

Paginationslösning
Med Pagination kan du i ett kommando skapa färdiga, redo att skriva ut dokument, som inkluderar:

• Omslagsidor
• Innehållsförteckningar / index
• Introduktionssidor
• Sektionsavskiljare
• ADV-bilder
• Alla andra statiska sidor i den valda positionen

Begränsning av datainsamling
Med Data Merge InDesign kan du inte välja att ändra textformatering av valda delar av ett fält. Du kan bara ändra hela fältformateringen och detta är ofta benäget för något som kallas ”stilkontakt”, där intilliggande stycken eller textstilar åsidosätter varandra.

Paginationslösning
Använd HTML-taggar i dina data för att betona ett enda ord eller en fras.

Begränsning av datainsamling
Datasammanslagning kan inte skapa eller redigera index för sidhuvud, sidfot eller tumme.

Paginationslösning
Med Pagination kan du enkelt tilldela en del av dina data (t.ex. grupper eller anteckningar) som ska visas på sidhuvuden eller sidfot.

Ex.1 – Uppdatering av sidhuvud och sidfot

Ex.2 – Kapitelfärg

Ex.3 – tumindex

Begränsning av datainsamling
Med Data Merge InDesign är det svårt att bryta dokumentets element när det behövs.

Paginationslösning
Med Pagination kan du tilldela specifika regler för att infoga pauser när dina data ändras: raster, sidbrott och dokumentbrott.

Begränsning av datainsamling
När du skapar ett dokument med Data Merge kan du inte exportera länkad grafik med ett paketkommando.

Paginationslösning
Dokument skapade med Pagination är enkla att dela och använda för samarbete. Länkad grafik finns i en mapp i paketfilen, eller så kan du välja att exportera till ett IDML-format.

Begränsning av datainsamling
Processerna för InDesign Data Merge växer snabbt när du hanterar stora datasätt istället för små datasätt.

Paginationslösning
Paginationens processtider växer proportionellt oberoende av datamängden, och du kan dela upp skapandet av stora dokument i flera parallella instanser.

Begränsning av datainsamling
Endast .csv- och .txt-filer kan importeras.

Paginationslösning
Pagination stöder flera datakällformat (utöver .csv och .txt), till exempel:

• Excel
• XML
• SQL
• ODBC-drivrutinsanslutning
• Och ett antal affärsapplikationer (SAP, AS400, Microsoft Dynamics, etc.)