Innehållsförteckning
- Datasammanslagning eller e-postfusion?
- Vad är Data Merge InDesign och vad är det för?
- Vad behöver jag för att använda Data Merge InDesign?
- Avancerad inmatning av InDesign-data
- Begränsningar av Data Merge InDesign
- InDesign eller InDesign-server?
Har du någonsin haft en serie information och/eller data du behövde för att infoga eller omvandla till ett dokument med en exakt layout?
Normalt kräver denna process användaren att kopiera och klistra in från datakällan till den valda programvaran för att skapa dokumentet.
Adobe InDesign och InDesign Server är det ultimata grafikprogrammet för kreativa samt redaktionella projekt. De tillåter dig att göra denna uppgift snabbare med funktionen Data Merge InDesign. Du kan lära dig grunderna i InDesign här: pagination.com/indesign-basics
På den här sidan kommer vi att täcka alla aspekter av Data Merge för InDesign (InDesign Data Merge) från och med:
- ett avsnitt med intressanta idéer och tips;
- vår InDesign-inlärningsinstruktion;
- ett sista stycke om begränsningarna av datafusion.
Datasammanslagning eller e-postfusion?
Låt oss börja förtydliga termen Data Merge. Datasammanslagning kallas även för Mail Merge, även om det är mer exakt att hänvisa till termen ”Mail Merge” som en specifik Microsoft Word-funktion för att skapa personliga e-postmeddelanden, brev, kuvert och etikett med mottagarens information. Data Merge kallas vanligen en specifik InDesign-funktion för att slå samman en datakälla med ett InDesign-dokument.
Vad är Data Merge InDesign och vad är det för?
Data Merge är en specifik InDesign-funktion som låter dig överföra bestämningsinformation från dina fildata till ett InDesign-dokument och skapa flera varianter av det här dokumentet.
Du väljer önskade fält i InDesign-dokumentet och de kommer att fyllas med motsvarande information från din datakälla. Denna process är automatisk. Faktum är att du inte behöver kopiera data från källan till det nya dokumentet för hand.
Data Merge InDesign används vanligtvis för att skapa dokument som består av många sidor där data upprepas och struktureras på liknande sätt över hela dokumentet (Om du vill använda flera produktmallar, läs detta ).
Datasammanslagning används ofta för att skapa dokument med en enkel och repetitiv layout, som visitkort, enkla broschyrer, märken och så vidare.
Om du vill skapa mer komplexa dokument som kataloger, prislistor, veckovisannonser med mera, är det möjligt att stöta på några begränsningar under projektets skapande.
Vad behöver jag för att använda Data Merge?
Om du vill använda Data Merge för Adobe InDesign behöver du:
- Datakälla
Med ”datakälla” menar vi ett kalkylblad som innehåller textuell och icke-textuell information, till exempel produktbeskrivningar, bilder, namn och priser. För att importera en datakälla till InDesign måste du följa programvarans exakta importspecifikationer. De obligatoriska formaten som kan importeras är .csv eller .txt, och du måste vara säker på att definiera alla fält korrekt. Om du vill använda din datakällfil, till exempel ett enkelt Excel som du redan hanterar eller en fil som exporteras från ett affärsprogram, läs detta . - InDesign-layout
Detta är den layout som din information kommer att läggas till i. Du kan skapa det från grunden eller använda en av våra gratis-att-ladda ner mallar .
Data Merge InDesign Tutorial
(Uppdaterad: 19 april 2019 med InDesign CC 2019)
Denna handledning visar hur du skapar en katalog med Data Merge InDesign.
-
Ladda ner gratis projektmall:
För att hjälpa dig att lära dig och öva Data Merge tillhandahåller vi en gratis arbetsmall. Vänligen ladda ner den från knappen ovan.I din nedladdade zip-fil hittar du InDesign-mallen och datakällan i formatet .xlsx, .csv och .txt.
Förbereda datakällan
Låt oss börja med att förbereda datakällan. Du måste förbereda ett kalkylblad (CSV eller TXT) enligt de exakta specifikationerna för Data Merge för InDesign (InDesign Data Merge). Klicka här om du vill använda ett enkelt kalkylblad (Excel, CSV, XML eller exportera från din affärsapplikation).
Öppna ett tomt kalkylblad och använd den första raden för att definiera dina fält. Var noga med att skriva fältnamnen korrekt. Lägg till ett fält för varje kolumn och duplicera aldrig ett fältnamn.
Bildfält bör definieras med prefixet @ symbol (t.ex. @ Bild). @ -Symbolen är ett specialtecken i Excel, så lägg till en apostrof innan den om du råkar ut för ett fel (t.ex. ’@ Bild).Apostrofen kommer att tvinga cellens hela innehåll att betraktas som text.
När alla fält definierats är nästa steg att fylla i tabellen med dina poster. Se till att alla bildvägar matchar ditt filsystem, till exempel.
På ett Windows-system – C:\Användare\Användarnamn\Mina dokument\Image.psd
På ett Mac-system – Macintosh HD: Användare: Användarnamn: MyDocuments: Image.psd
Den befolkade tabellen ska därefter exporteras som antingen en kommaseparerad fil (.csv) eller en flik avgränsad fil (.txt). Funktionen Data Merge fungerar inte med .xls/.xlsx eller alternativ! Utför exporten i Excel med File> Save As.
Genom att exportera datakällan som en .csv-fil måste du välja kodningen. Om du använder Libre Office föreslår vi att du väljer Unicode UTF-16-kodning för att visa specialtecken korrekt.
Stäng nu ditt kalkylblad och öppna InDesign.
1.1 Konvertera .xls till .csv / .txt
Konvertering av .xls/.csv- eller .txt-filer kan vara ganska komplex. Ett Excel-tillägg kan hjälpa dig i den här uppgiften.
Nu är det dags att konfigurera panelen Data Merge InDesign.Öppna ditt InDesign-dokument och panelen Data Merge via Fönster> Verktyg> Datasammanslagning> Välj datakälla . I det nya fönstret väljer du din .csv- eller .txt-fil och klickar på Öppna.
Valfritt: Du kan ändra importalternativ för datakällor. För att göra detta, kryssa i rutan ”Visa importalternativ” (visas nedan).
Klicka nu på ”OK” och titta på den nya dialogrutan som visas:
Fönstret visar redan rätt inställningar baserat på dina datakällegenskaper. Kom ihåg att du kan ändra dessa alternativ i den här rutan för att matcha din situation:
- Avgränsare – Välj ”Komma” om du sparat datakällan som en .csv-fil. Välj ”Tab” om du sparat din datakälla som en .txt-fil.
- Kodning – Välj om filen använder ”ASCII” eller ”Unicode” -kodning. Var uppmärksam på valet av kodning. Om du öppnar en fil som använder ASCII-kodning med Unicode kommer datafönstret inte att fyllas med några fält. Om du öppnar en fil som använder Unicode-kodning med ASCII kommer filen att importeras, men vissa av dess tecken kanske inte visas korrekt.
- Plattform – Välj ”PC” om du arbetar på en dator. Välj ”Mac” om du arbetar på en Mac.
- Bevara utrymmen i datakälla – kryssa i den här rutan om du vill behålla alla extra utrymmen i dina fält.
Klicka på ”OK” när du är klar. Paneldatan kommer nu att fyllas med alla fält från din källfil:
InDesign har identifierat två fälttyper i vårt katalogexempel: text (
) och bild (
).
Ställa in panelen Data Merge
Nu är det dags att kartlägga varje fält inom önskad layout. Var och en av dina datakällor som följer den här kartläggningen under den efterföljande automatiska pagineringsprocessen.
Textfält infogas genom att skapa en textram, välja den ramen och sedan klicka på det valda textfältet i panelen Datasamling.
Bildfält infogas genom att skapa en ruta med rektangel ramverktyget (R), markera den rutan och sedan klicka på det valda bildfältet i panelen Datasammanslagning.
Du kan också infoga fälten i layouten genom att välja fältet i panelen för datainsamling och dra det till den valda ramen.
Fält som framgångsrikt har kartlagts visas omgiven av << och >> symboler. Nummer kommer också att visas bredvid varje fält på panelen Data Merge. Dessa siffror refererar till sidnumret som varje fält är mappat på.
Om du vill infoga ett fält i en text i din layout måste du bara placera markören i texten i önskad position och infoga fältet med någon av ovanstående metoder. Fältet infogas där markören är placerad. Om du inte placerar markören kommer fältet i kö med resten av innehållet i rutan.
Fortsätt att lägga till alla dina fält och anpassa layouten till dina behov. Vårt exempelkatalog använder en enkel stil: en stor bild överst, en textram med priset och sedan en lista över alla andra fält.
> Vi använde bara en produktmall eftersom med Data Merge är InDesign möjligt att automatisera endast en produktlayout. Om du istället vill använda flera produktmallar, upptäck hur du gör det med publiceringsservice för molndatabas för Pagination. Klicka här för att veta mer.
Skapa det sammanslagna dokumentet
Slutligen skapar vi det sammanslagna dokumentet. Börja det sista steget genom att klicka på ’Skapa sammanfogat dokument’ på panelen Datasammanslagning. Alla tre flikar i denna dialogruta – poster, flera inspelningslayout och alternativ – kräver vår uppmärksamhet.
Poster: Det är här vi väljer om vi ska ha en post eller flera poster på varje sida.
För vårt exempelkatalog väljer vi att slå samman ”Alla poster” och har ”Flera poster” per dokumentsida.
Vi väljer också att generera en textrapport och ställa in en varning för saknade bilder. Dessa alternativ kan hjälpa oss att identifiera problem som kan uppstå under processen för att skapa dokument.
Multipla postlayout: Det är här vi fastställer hur postarna ska läggas ut under sammanslagningsprocessen.
Verktyget Data Merge fungerar i enlighet med sidomarginalerna. Detta innebär att en post som är för stor för att passa in i sidans marginaler automatiskt kommer att placeras på nästa sida.
Posterna kan pagineras med en av två riktningar: ’Rader först’ eller ’Kolumner först’.Rader sammanfogar först poster från vänster till höger och sedan topp till botten, medan kolumnerna först slår poster från topp till botten och sedan från vänster till höger. Följande bild visar rader först till vänster och kolumner först till höger:
Avståndet mellan varje post definieras av de två avståndsalternativen: ’Mellan kolumner’ och ’Mellan rader’. Om du ställer in båda alternativen till 0 kommer postarna att visas bifogade i slutresultatet.
För vårt exempelkatalog väljer vi ett ”Rader First” -arrangemang och 1 mm utrymme mellan både kolumner och rader.
Alternativ: Det är här vi konfigurerar några återstående val.
Det finns fem alternativ för att placera bilder under sammanslagningen:
- Anpassa bilder proportionellt – Anpassa bilden i verktygslådan för rektangelram och bibehålla dess proportioner.
- Anpassa bilder till ramar – Anpassa bildbredden och höjden till rektangelramens verktygslåda och bredd; proportioner kommer inte att hållas.
- Anpassa ramar till bilder – Importera bilden med sin ursprungliga storlek och anpassa ramen till denna storlek.
- Bevara ram- och bildstorlekar – Importera bilden med sin ursprungliga storlek men passar inte ramen till denna storlek.
- Fyll ram i proportion – Öka bildstorleken proportionellt tills den har fyllt hela ramen.
Varje alternativ visas i följande bild:
Välj ”Anpassa bilder proportionellt” för vår katalog. Välj också ’Center in Frame’ och ’Link Images’.
Har Data Merge några begränsningar?
Datasammanslagning är mycket användbart för att skapa enkla projekt med upprepade layouter. Att lära sig att använda den här funktionen är ganska enkelt, även för InDesign nybörjare, och det gör att användare kan skapa kompletta dokument på kort tid.
Data-sammanslagning kan vara ett värdefullt första steg för att optimera dokumentets arbetsflöde och öka dess effektivitet och noggrannhet. Men om din avsikt är att gå längre fram med automatisering av dokument kan du stöta på några av följande begränsningar som ofta nämns från användare som försökte använda datafusioner i dokumentets verkliga dokument.
I den här listan hittar du, tillsammans med en beskrivning av begränsningar av datafusion, Pagineringens strategi för att ta itu med problemet samt några praktiska exempel.
Med Pagination kan du övervinna de vanligaste begränsningarna för sammanslagning av data och göra publiceringen av dina data exakta, snabba och flexibla.
Begränsningar av datainsamling
Mest nämnda InDesign Data Merge Limitations
För att övervinna dessa begränsningar, prova Pagination – The Turnkey Database Publishing Service som låter dig skapa datadriven PDF- och InDesign-filer på en jiffy.
SE DEMO