Table des matières
- Fusion des données ou publipostage ?
- Qu’est-ce que la Fusion des données dans InDesign et à quoi sert-elle?
- De quoi ai-je besoin pour utiliser la Fusion des données dans InDesign ?
- Tutoriel avancé sur la Fusion des données dans InDesign CC 2021
- Limites de la Fusion des données dans InDesign
N’avez-vous jamais eu la nécessité de transformer un ensemble d’informations et/ou de données en un document ayant une mise en page précise ?
Normalement, pour cela, il faut copier-coller la source de données dans le logiciel utilisé pour créer le document.
Adobe InDesign, le logiciel de graphique par excellence pour les projets éditoriaux créatifs vous permet d’accomplir cette tâche plus rapidement grâce à la fonctionnalité de Fusion des données InDesign (InDesign Data Merge).
Dans cette page, vous découvrirez chaque aspect de la Fusion des données dans InDesign en commençant par :
- une section avec des notions et conseils intéressants ;
- notre tutoriel de Fusion des données dans InDesign ;
- un paragraphe final sur les limites de la Fusion des données.
Fusion des données ou publipostage ?
Commençons par la clarification du terme Fusion des données. La Fusion des données est également connue aussi sous le terme Publipostage, même si ce dernier se réfère à une fonctionnalité spécifique de Microsoft Word pour la création de mails personnalisée, de lettres, d’enveloppes, et d’étiquettes avec les informations du destinataire. La Fusion des données se réfère généralement à une fonctionnalité spécifique d’InDesign qui sert à fusionner une source de données avec un document InDesign.
Qu’est-ce que la Fusion des données dans InDesign et à quoi sert-elle ?
La Fusion des données est une fonctionnalité spécifique d’InDesign, qui vous permet de transférer des informations spécifiques de votre fichier de données à un document InDesign pour créer ce document avec de multiples variantes.
Vous choisissez les champs désirés du document InDesign et ils seront remplis avec les informations correspondantes de la source de données. Ce processus est automatique. En fait, vous n’aurez pas besoin de copier manuellement les données de la source dans le nouveau document.
La Fusion des données dans InDesign s’utilise en général pour créer des documents composés de nombreuses pages où les données se répètent et sont structurées de façon similaire dans tout le document (si vous voulez utiliser plusieurs modèles pour produits, lisez ceci).
La Fusion des données est utilisée surtout pour créer des documents avec une mise en page simple et répétitive, tels que des cartes de visite, des brochures simples, des badges, etc.
Si vous voulez créer des documents plus complexes tels que des catalogues, des listes de prix, des publicités hebdomadaires, etc., il se peut qu’il y ait des limites à ce processus de création du projet.
De quoi ai-je besoin pour utiliser la Fusion des données ?
Si vous voulez utiliser la Fusion des données pour Adobe InDesign, vous aurez besoin de :
- Source de données
Par “source de données”, nous entendons un fichier de données qui comprend toutes les informations textuelles et non textuelles telles que les descriptions du produit, les images, les noms et le prix. Pour importer une source de données dans InDesign, il faut suivre de façon précise les spécifications d’importation du logiciel. Les formats d’importations nécessaires sont .csv ou .txt et vous devez vous assurez de définir tous les champs de façon correcte. Si vous voulez utiliser votre source de données comme un simple fichier Excel que vous gérez déjà, ou un fichier exporté de votre application d’entreprise, lisez ceci. - Mise en page InDesign
Ceci est la mise en page dans laquelle seront insérées vos informations. Vous pouvez la créer vous-même ou utiliser un de nos modèles gratuits.
Tutoriel sur la Fusion des données InDesign CC 2021
Ce tutoriel vous montrera comment créer un catalogue en utilisant la fusion des données InDesign (InDesign Data Merge).
-
Téléchargez gratuitement le modèle du projet :
Pour vous aider à apprendre et à utiliser la Fusion des données, nous offrons un modèle gratuit. Téléchargez-le avec le bouton ci-dessus. Dans le fichier compressé que vous avez téléchargé, vous trouverez le modèle InDesign et la source de données aux formats .xlsx, .csv et .txt.
Préparation de la source de données
Commençons par la préparation de votre fichier de données. Vous devez préparer une fiche de données (CSV ou TXT) en suivant les spécifications exactes de la Fusion des données pour InDesign. Cliquez ici si vous voulez utiliser une fiche de données simple (Excel, CSV, XML ou une exportation de votre application d’entreprise).
Ouvrez la fiche de données vide et utilisez la première ligne pour définir vos champs. Assurez-vous d’écrire correctement les noms des champs. Ajoutez un champ pour chaque colonne et ne dupliquez jamais un nom de champ.
Les champs d’images doivent être définis avec le symbole @ comme préfixe (par ex. @image). Le symbole @ est un caractère spécial dans Excel, donc ajoutez une apostrophe si vous recevez une erreur (par ex. ‘@image). L’apostrophe obligera à considérer la totalité du contenu de la cellule comme du texte.
Quand tous les champs seront définis, l’étape suivante consiste à remplir le tableau avec vos données. Assurez-vous que tous les chemins de l’image correspondent à votre système de fichiers, par exemple.
On a Windows system – C:\Users\UserName\My Documents\Image.psd
On a Mac system – Macintosh HD:Users:UserName:MyDocuments:Image.psd
Le tableau rempli doit ensuite être exporté sous la forme d’un fichier séparé par des virgules (.csv) ou par tabulations (.txt). La fonction de Fusion des données ne fonctionnera pas avec .xls/.xlsx ou d’autres formats ! Effectuez l’exportation dans Excel en utilisant Fichier>Enregistré sous.
En exportant la source de données comme un fichier .csv, vous devez choisir la codification. Si vous utilisez Libreoffice nous vous suggérons de choisir l’encodage Unicode UTF-16 pour afficher correctement les caractères spéciaux.
Fermez la fiche de données et ouvrez InDesign.
1.1 Conversion de .xls en .csv/.txt
La conversion des fichiers .xls/.csv ou .txt peut-être très complexe. Une extension d’Excel peut vous aider à y parvenir.
Il faut maintenant configurer le panneau pour la Fusion des données InDesign (InDesign Data Merge). Ouvrez votre document InDesign et le panneau de Fusion des données via Windows > Utilitaires > Fusion de Données > Sélectionner la source de données. Dans la nouvelle fenêtre choisissez votre .csv ou .txt et cliquez sur Ouvrir.
Optionnel : Vous pouvez changer la source de données dans les options d’importations. Pour cela, cochez la boîte “Afficher les Options d’Importations” (voir ci-dessous)
Cliquez sur “OK” et regardez la nouvelle boîte de dialogue qui apparaît :
La fenêtre montre la configuration correcte basée sur les propriétés de votre source de données.
Rappelez-vous que vous pouvez changer ces options en cette boîte pour faire correspondre votre situation :
- Séparateur – choisissez “Virgule” si vous avez enregistré votre source de données au format .csv. Choisissez “Tab” si vous avez enregistré votre source de données au format .txt.
- Encodage – choisissez parmi encodage “ASCII” ou “Unicode”. Faites attention au choix de l’encodage. Si vous ouvrez un fichier qu’utilise l’encodage ASCII avec Unicode, le panneau de Fusion des données ne sera rempli dans aucun champ. Si vous ouvrez un fichier qui utilise Unicode avec ASCII, le fichier sera importé, mais certains caractères ne le seront pas.
- Plateforme – choisissez “PC” si vous travaillez sur un PC. Choisissez “Mac” si vous travaillez sur un Mac.
- Préservez des espaces dans la source de données – cochez cette case si vous voulez conserver tous les espaces supplémentaires dans vos champs.
Cliquez sur “OK” une fois que vous avez terminé. Le panneau de Fusion des données sera rempli avec tous les champs de votre source de données :
InDesign a identifié deux typologies de champs dans l’exemple de notre catalogue : Texte (
) et image (
).
Configuration du panneau de Fusion des données
Maintenant, il faut mapper chaque champ
dans la mise en page de votre choix. Chaque donnée de votre source de données suivra ce mappage lors du processus de mise en page automatique qui suit.
Les champs texte sont insérés en créant un cadre de texte, en sélectionnant ce cadre, puis en cliquant sur le champ de texte sélectionné dans le panneau Fusion des données
Les champs d’image sont insérés en créant une boîte avec l’outil Cadre rectangulaire (R), en sélectionnant cette zone, puis en cliquant sur le champ d’image sélectionné dans le panneau Fusion des données.
Vous pouvez aussi insérer les champs dans la mise en page en choisissant le champ dans le panneau Fusion des données et en le glissant dans le cadre choisi.
Les champs qui sont mappés avec succès seront entourés par les symboles << et >>. Des numéros apparaîtront à côté de chaque champ dans le panneau Fusion des données. Ces numéros se réfèrent au numéro de page où chaque champ est mappé.
Si vous voulez insérer un champ de texte dans votre mise en page, vous n’avez qu’à placer le curseur sur le texte dans la position choisie et insérer le champ en utilisant une des méthodes ci-dessus. Les champs seront insérés à l’endroit où se trouve le curseur.
Si vous ne placez pas le curseur, le champ sera mis en attente avec le reste du contenu de la boîte.
Continuez à ajouter tous vos champs et personnalisez la mise en page pour l’adapter à vos besoins. Notre catalogue d’exemples correspond à un style simple : une image dans la partie supérieure, un cadre de texte avec le prix, et une liste de tous les autres champs.
> Nous n’avons utilisé qu’un seul modèle de produit, car avec Fusion de donnée InDesign il est possible d’automatiser une seule mise en page de produit. Par contre, si vous voulez utiliser plusieurs modèles de produit, découvrez comment le faire en utilisant le service cloud de publication de bases de données de Pagination. Cliquez ici pour en savoir plus.
En créant le document fusionné
Enfin, nous allons créer le document fusionné. Commencez l’étape finale en cliquant sur “Créer un document fusionné” dans le panneau Fusion des données. Les trois onglets de cette boîte de dialogue – “Enregistrements”, “Disposition d’enregistrements multiples” et “Options” – requièrent notre attention.
Enregistrements : C’est ici que nous choisissons d’avoir un ou plusieurs enregistrements sur chaque page.
Pour notre catalogue d’exemple, nous choisirons de fusionner “Tous les enregistrements” et d’avoir “Enregistrements multiples” par page de document.
Nous choisirons également de générer un rapport de texte en excès et de configurer une alarme pour les images manquantes. Ces options peuvent nous aider à identifier les problèmes qui peuvent se produire pendant le processus de création du document.
Mise en page d’enregistrement multiple : C’est ici que nous établissons comment les données seront mises en place lors du processus de fusion.
L’outil de Fusion des données fonctionne conformément aux marges des pages. Ceci signifie qu’une donnée qui est trop grande pour rentrer dans les marges sera automatiquement placée dans la page suivante.
Les données peuvent-être paginées en utilisant l’une des deux directions : “Lignes d’abord” ou “Colonnes d’abord”. « Lignes d’abord » fusionne les données de gauche à droite et de haut en bas, tandis que « Colonnes d’abord » fusionne les données de haut en bas, puis de gauche à droite. L’image suivante affiche « Lignes d’abord » à gauche et « Colonnes d’abord » à droite.
La distance entre chaque donnée est définie par deux options d’espacement: “Entre les colonnes” et “Entre les lignes”. La configuration des deux options à 0 fera apparaître les données en pièce jointe dans le résultat final.
Pour notre catalogue d’exemple, nous choisirons une disposition de « Lignes d’abord » et 1 mm d’espacement entre les colonnes et les lignes.
Options : c’est à ce moment-là que nous configurons les choix restants.
Il y a cinq options pour placer les images pendant le fusionnement :
- Adapter les images proportionnellement – Adapter l’image à l’intérieur de la boîte à outils du cadre rectangle et conserver ses proportions.
- Adapter les images aux cadres – Ajuster la largeur et la hauteur de l’image à la largeur et à la hauteur de la boîte à outils cadre rectangulaire. Les proportions ne seront pas conservées.
- Adapter les cadres aux images – Importer les images à la taille originale et adapter le cadre à cette taille.
- Préserver la taille du cadre et de l’image – Importer l’image à sa taille originale, mais sans adapter le cadre à cette taille.
- Remplir proportionnellement le cadre – augmenter la taille de l’image proportionnellement jusqu’à elle ait rempli tout le cadre.
Chaque option est montrée dans l’image suivante :
Sélectionnez “Ajuster les images proportionnellement” pour notre catalogue. Puis, sélectionnez “Centrer dans le cadre” et “Lien Images”.
Est-ce que Fusion des données a des limites ?
La fusion des données est très utile pour créer des projets simples avec des mises en page répétitives. L’apprentissage de cette fonctionnalité est très simple, même pour des débutants d’InDesign et elle vous permet de créer de documents complets en peu de temps.
Fusion des données peut être une première étape importante pour améliorer le flux de travail de votre document en augmentant son efficacité et sa précision.
Par contre, si vous avez choisi la voie de l’automatisation des documents, vous pourriez rencontrer certaines limitations, qui sont souvent mentionnées par nos utilisateurs qui ont testé Fusion des données pour créer des documents de façon concrète.
Dans cette liste, vous trouverez, avec une description, les limites de la Fusion des données, l’approche de Pagination pour résoudre le problème, et aussi des exemples pratiques.
Avec Pagination vous pouvez dépasser la plupart des limites de Fusion des données et rendre la publication de vos données précise, rapide et flexible.
Les limites de Fusion des données
Les limites principales de la fusion de données InDesign
Pour surmonter ces limites, essayez Pagination – Le service clé en main de publication de bases de données.
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