Cómo insertar y vincular una tabla de Excel en InDesign

Empezamos el tutorial preparando nuestro archivo de Excel. Abajo puede ver un ejemplo de hoja de cálculo con formato, ideal para este método:

Si hacen falta imágenes, conviene insertarlas en este paso con Insertar -> Imágenes.

Ahora hay que definir las celdas de la tabla que queremos importar. Seleccione los datos correspondientes, haga clic con el botón derecho y elija Definir nombre. Hemos llamado a nuestro rango «mercedes»:

Este paso no es imprescindible, pero se recomienda como buena práctica. Además, solo se admite con archivos .xlsx a partir de InDesign CS6.

Para terminar, guarde y cierre el archivo de Excel.

Abra InDesign y cree un documento nuevo. En el cuadro de diálogo Nuevo documento, active la opción Marco de texto principal para que el texto fluya correctamente de una página a otra. (En versiones anteriores de InDesign esta opción se llama Marco de texto maestro.)

Elija también la orientación de la página, el número de columnas y el medianil.

Al hacer clic en OK aparecerá nuestro nuevo documento de trabajo:

A continuación cambiamos un ajuste que vincula nuestro documento de InDesign con la hoja de cálculo de Excel. Este vínculo no está activado de forma predeterminada, pero simplifica muchísimo las actualizaciones posteriores: podrá editar los datos de Excel y ver los cambios reflejados rápida y fácilmente en su diseño de InDesign.

El ajuste está en Edición > Preferencias > Gestión de archivos. Active la casilla Crear vínculos al colocar archivos de texto y hojas de cálculo.

Ya podemos añadir la hoja de cálculo a nuestro archivo de InDesign. Dibuje primero un marco de texto con la herramienta Texto y muévalo o cambie su tamaño hasta la zona deseada.

Después elija Archivo > Colocar en el menú de InDesign, o pulse Ctrl+D en Windows o Cmd+D en Mac.

Se abrirá el cuadro de diálogo Colocar. Seleccione el archivo que quiere importar, active Mostrar opciones de importación en la esquina inferior izquierda y haga clic en Abrir.

Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones de importación. En Rango de celdas elegimos el rango que queremos importar: debería aparecer el nombre que definimos antes, «mercedes».

Después hay que elegir el formato de los datos. Usaremos Tabla con formato, porque nuestra tabla incluye formato e imágenes:

Al elegir Tabla con formato también podemos activar la casilla Incluir gráficos integrados, imprescindible para importar las imágenes de la hoja de cálculo.

Ahora haga clic en OK para ver el resultado:

¡Ha creado una ficha de producto vinculando una tabla de Excel en InDesign!