L'impaginazione automatica

Scopri cos’è l’impaginazione manuale, l’impaginazione automatica e quali sono le caratteristiche dei software per l’impaginazione

La creazione dei documenti passa attraverso la loro impaginazione. L’impaginazione è l’attività mediante la quale si organizzano testi, dati ed immagini al fine di creare in modo professionale documenti finiti.

Parliamo dei più svariati tipi di documenti, dai cataloghi agli annunci pubblicitari, passando per listini prezzi e line sheets. Questi documenti presentano caratteristiche comuni: sono un insieme di testi e immagini, disposti secondo uno stile grafico preciso; sono documenti ricchi di dati, quindi composti anche da migliaia di pagine; e spesso sono strumenti indispensabili per le attività commerciali di un’azienda.

Sono due i metodi di impaginazione, l’impaginazione manuale e l’impaginazione automatica. Andiamo a vedere quali sono le differenze.

  1. Cos’è l’impaginazione manuale
  2. Cos’è l’impaginazione automatica
  3. Impaginazione automatica in-house
  4. Impaginazione automatica cloud

L’impaginazione manuale

L’impaginazione manuale consiste nel copiare e incollare tutti gli elementi del documento (quindi foto, dati, informazioni), uno ad uno, dal file dati al documento stesso. Solitamente il documento viene creato con Adobe InDesign, secondo uno stile grafico preciso.

L’impaginazione automatica è un procedimento che occupa una risorsa per molto tempo, si parla di settimane / mesi, ovviamente a seconda di quanti articoli dobbiamo impaginare. Un altro fattore da tenere in considerazione è l’alta probabilità di produrre errori, dovuta al fatto che a compiere questo processo non è una macchina, ma un essere umano.

Per risolvere questi inconvenienti, è stata inventata l’impaginazione automatica.

L’impaginazione automatica

Con il termine impaginazione automatica si intendono soluzioni software / plugin che permettono di importare in automatico i dati prodotto, da fogli di calcolo / database, nel documento che stiamo realizzando.

I software di impaginazione automatica possono essere di diversi tipi, software di impaginazione automatica in-house / on premise o software di impaginazione cloud.

Software di impaginazione automatica in-house/on premise

Si tratta di applicativi che si installano, come i classici software, nel proprio PC. Ogni computer deve avere la sua licenza.

Per utilizzare il programma, bisogna ovviamente poter disporre di quella macchina dove è stato installato il software. Questi applicativi permettono di creare documenti nel formato di cui sono proprietari o in formato PDF. Alcuni di questi software permettono di creare file in formato Adobe InDesign (INDD, IDML).

Questi applicativi presentano però notevoli svantaggi:

  • Non tutti i file dati vanno bene per ogni software. Ognuno vuole il suo file: XML, CSV, Excel, ecc.;
  • C’è poca libertà creativa nel design del documento. Il layout di solito segue delle griglie pre-impostate o deve essere modificato seguendo delle linee guida imposte dal software;
  • È molto difficile imparare ad utilizzarli, c’è poca documentazione online, in quanto sono spesso prodotti da piccole aziende di informatica;
  • La formazione viene fornita a pagamento, e molto spesso è fatturata ad ore;
  • Le competenze che servono per utilizzare questi software vengono chiamate con un inglesismo “use it or lose it” (usale o le perderai). Poiché molto spesso il catalogo viene prodotto una / due volte l’anno, ci si dimentica con facilità le funzioni di cui abbiamo più bisogno e quando dobbiamo impaginare nuovamente, si è costretti a perdere molto tempo per cercare di ricordarsi come si facevano tali operazioni;
  • L’estensione dei file che vengono generati è di proprietà dell’azienda produttrice del software. Questo permette di vedere il file sorgente solo da una macchina nel quale tale software è installato.
  • Solitamente vengono formate una o due figure in azienda che possiedono le competenze per utilizzare questi software. Quando queste figure cambiano ruolo o vengono sostituite, queste competenze vengono perse.
  • Il costo di questi programmi si aggira tra 15.000 – 25.000 euro, con aggiornamenti, licenze e formazione esclusi.

Software di impaginazione automatica cloud

Parliamo di Pagination, al momento l’unico software on-line che permette, a seguito di un set-up iniziale dei documenti, durante il quale vengono condivisi con l’azienda i dati prodotto (fogli Excel o esportazioni da database) e il documento InDesign (il layout del documento), di impaginare i propri documenti in totale autonomia e libertà.
Vediamo assieme gli innumerevoli vantaggi che si possono ottenere utilizzato una soluzione di questo tipo:

  • Risparmio sui costi
    La spesa per l’impaginazione dei cataloghi si riduce dell’80%.
  • Risparmio sui tempi
    La realizzazione del catalogo richiede solo poche ore invece di settimane o mesi di tempo.
  • Facilità d’utilizzo
    L’uso del sistema di upload e download online non richiede alcuna particolare competenza tecnica.
  • Dati di qualsiasi tipo
    Possibilità di utilizzare qualsiasi base dati (Excel, CSV, XML, esportazioni da sistemi ERP / Gestionali / Database)
  • Documenti in PDF e InDesign
    I file verranno creati sia in formato PDF (in alta e in bassa risoluzione, pronti per essere mandati in stampa oppure per essere utilizzati sul web), sia in formato InDesign (INDD, IDML) pronti quindi per essere aperti con Adobe InDesign ed essere modificati a piacimento.
  • Maggiore efficacia
    Il flusso di lavoro automatico garantisce la massima precisione nell’inserimento dei dati, e un sistema di notifiche via mail vi informerà quando l’impaginazione sarà finita e potrete scaricare i vostri documenti impaginati.
  • Aggiornamenti
    La sincronizzazione online aggiorna istantaneamente file Excel e documenti.
  • Personalizzazione
    Massima libertà nella creazione del layout del documento
  • Cloud
    Potrai accedere quando vuoi e da qualsiasi postazione, senza dover installare alcun software. Basta essere collegati ad Internet.

Creare documenti automaticamente

Creare documenti e mantenerli aggiornati può risultare impegnativo anche per i migliori team di marketing.

Con Pagination potrai creare automaticamente documenti professionali in pochi secondi, pronti per la stampa o per la distribuzione digitale.

 

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