Schnellere Veröffentlichungen mit weniger Arbeit – eine wahre Geschichte

Das Unternehmen

Gardner Denver ist einer der wichtigsten industriellen Anbieter von Fließkontrolltechnologien, Kompressoren, Lüftern und Vakuumpumpen weltweit. Der Hauptsitz befindet sich in den Vereinigten Staaten.

Das Unternehmen wurde 1859 gegründet und verfügt heute über Niederlassungen in 35 Ländern und mehr als 30 Produktionsstätten in Amerika, Europa, dem Nahen Osten und Asien/Pazifik. Gardner Denver entwickelt, produziert und vermarktet Fließkontrolltechnologien mit unterschiedlichen Anwendungsbereichen, wie z. B. industrielle Fertigung, Transport, Energie, Lebensmittel und Getränke sowie Umweltaspekte.

Die Preislisten von Gardner Denver: ein wichtiges Werkzeug, das optimiert werden musste

Als ein internationaler industrieller Anbieter verlässt Gardner Denver sich auf Vertriebspartner auf der ganzen Welt. Um diese über ihr Produktangebot auf dem Laufenden zu halten, stellt Gardner Denver Ihnen aktualisierte Preislisten zur Verfügung.

Diese Dokumente werden auch von den Verkaufsteams und Vertriebsleitern intern für die Verwaltung von Aufträgen verwendet. Hier Sven Kopp, Pricing Manager bei Gardner Denver, über den Erstellungsprozess dieser Preislisten:

„Der Prozess des Kopierens und Einfügens von Daten aus dem Datenblatt in die Layouts unserer Dokumente, die wir der Agentur zur Verfügung stellten, war sehr zeitaufwändig und unterlag den typischen Fehlern, die bei jedem manuellen Erstellungsprozess auftreten. Darüber hinaus mussten wir, wenn wir die Informationen aktualisieren oder leicht ändern mussten, diese Angaben von einer Abteilung an die andere und dann an unsere Agentur senden.“

Um dieses Problem zu bewältigen und den Veröffentlichungsprozess zu beschleunigen, suchte Gardner Denver online nach einer Lösung und fand Pagination:

„Wir haben uns nach einiger Zeit, in der wir unsere Preislisten manuell mithilfe einer externen Agentur erstellt haben, an Pagination gewandt.“

Druckfertige Preislisten in mehreren Währungen und Sprachen.

Die Preislisten von Gardner Denver müssen der visuellen Identität des Unternehmens folgen. Sie werden für spezifische Staaten und Märkte erstellt (in verschiedenen Sprachen/Währungen). Dazu Herr Kopp:

„Wir erstellen 13 verschiedene Versionen unserer Preisliste. Sie beinhalten verschiedene Produktgruppen und Marken. Jede Version hat eine oder mehrere Dimensionen, wie das Preisniveau, die Sprache, den Markt und die Währung. Wir veröffentlichen unsere Dokumente in den fünf wichtigsten Sprachen und in drei Währungen. All das hängt von den Anforderungen unserer Vertriebspartner und unserer Abteilungen ab.“

Er war erstaunt von den Pagination-Funktionen, die er aktivieren konnte. Was das Design anbelangt fand er mit Pagination einen professionellen Partner, der auch sehr schwierige InDesign-Layouts bewältigen kann. In Hinblick auf den gesamten Prozess fand er Pagination schnell und einfach verständlich.

Insbesondere sagte er über die Ausgabedateien:

„Pagination gibt uns die Möglichkeit, beide Versionen zu erstellen: Eine druckfertige Version und die Webversion, die leichter ist, was Bilder und Grafiken angeht.“

Ein schneller Veröffentlichungsprozess, von SAP bis zu den fertigen Dokumenten

Der größte Vorteil für Gardner Denver war die Optimierung der für den Veröffentlichungsprozess benötigten Zeit. Diese hat sich von Tagen auf Sekunden verringert, und zwar sowohl für die Erstellung der Datendatei als auch für den Paginierungsprozess.

Gardner Denver arbeitet mit dem Managementsystem von SAP. Mit Pagination konnten Gardner die Preislisten durch einen Standardexport aus SAP erstellen, der durch Qlik im Detail eingestellt und normalisiert wird. Dieser Prozess erstellt eine große Datendatei, die alle der wichtigsten Informationen enthält.

Wenn es um die automatische Erstellung seiner Preislisten geht, muss Gardner Denver nur seine Dateien auf Pagination Cloud hochladen, damit die Dokumente automatisch im PDF- und InDesign-Format erstellt werden. Herr Kopp hat uns gesagt:

„Dank des automatischen Prozesses sparen wir viel Zeit. Die erstellten Preislisten können sofort verteilt werden, und wir sparen all die Zeit, die wir zuvor für das Kopieren und Einfügen verwenden mussten.“

Ein anderer großer Vorteil kommt mit einer Kompetenzänderung, die ebenfalls zu Kosteinsparungen geführt hat:

„Der gesamte Prozess wird jetzt vollständig intern verwaltet. Das Produktmanagement kümmert sich um die technischen Daten und die Materialdarstellung, die Preisabteilung um das Preisniveau und die lokalen Abteilungen betreuen die Sprache. Dies ermöglicht die vollständige Kontrolle der Verwaltung der Preislisteninformationen und der Struktur. Außerdem konnten wir durch die Übergabe des Prozesses an unser internes Team anstelle einer externen Agentur unsere Kosten erheblich senken.“

Abschließend sagt Herr Kopp:

„Die Vorteile von Pagination lassen sich in vier Punkte zusammenfassen: Volle Kontrolle über die Verwaltung der Preislisten und ihrer Struktur, ein flüssigerer Arbeitsablauf zwischen den Abteilungen, die Zeiteinsparung durch den automatischen Prozess und die Kosteneinsparung durch Verwaltung des Prozesses innerhalb unseres Unternehmens.“

Sven Kopp
Pricing Manager at Gardner Denver

Mit Pagination konnte Gardner Denver den gesamten Prozess beschleunigen, intern übernehmen und Geld sparen.