L’automazione dei documenti fa risparmiare alle aziende moltissimo tempo. Senza, servono persone che trasformino i dati in documenti presentabili, con un costo in tempo e risorse. Con strumenti come Pagination, invece, non devi più preoccupartene: lo strumento prende i dati da qualsiasi fonte e li trasforma in un documento chiaro e di grande effetto.
Automatizzare la creazione dei documenti porta efficienza, ma ha anche qualche rovescio della medaglia. Gli strumenti di automazione dei documenti lavorano nel cloud, quindi i tuoi file sono conservati su internet, e questo può rendere i dati più esposti ai criminali informatici. Per fortuna ci sono modi per prevenire i rischi: basta conoscere le migliori pratiche di sicurezza nel cloud, di cui parliamo in questo articolo.
I rischi della sicurezza nel cloud
Come ha osservato Kaspersky, il problema principale della sicurezza nel cloud è che non esiste un perimetro. Non devi proteggere solo la rete locale o un sistema specifico usato dall’azienda: nel cloud tutto è collegato. Se un criminale informatico riesce a impossessarsi di un account, può creare all’azienda parecchi problemi.
L’automazione dei documenti usa fonti dati come file Excel e CMS per creare i documenti, e queste fonti possono contenere informazioni riservate sull’azienda, sui dipendenti o sui clienti. Se finiscono nelle mani sbagliate, possono causare danni economici e di reputazione.
Responsabilità condivise
La sicurezza nel cloud è una responsabilità condivisa tra te, il cliente, e il fornitore del servizio. Alcune responsabilità sono sempre tue, altre sempre del fornitore, altre ancora dipendono dal modello di servizio.
Le responsabilità che sono sempre del cliente
Spetta a te gestire gli utenti degli strumenti in cloud: devi controllarne i privilegi di accesso e assicurarti che tutti gli account siano protetti. Devi inoltre cifrare le tue risorse in cloud per proteggerle dalle minacce esterne.
Le responsabilità che sono sempre del fornitore
Il fornitore deve proteggere l’infrastruttura, cioè la rete fisica e i dispositivi che ospitano lo strumento in cloud, e i sistemi di archiviazione in cui sono conservati i dati elaborati.
Deve inoltre rilasciare aggiornamenti di sicurezza che correggano tutte le vulnerabilità note.
Le migliori pratiche di sicurezza nel cloud
Ecco le pratiche di sicurezza nel cloud che ti aiutano a proteggere i dati dalle minacce informatiche. Non sono le uniche: ti consigliamo di approfondire per trovarne altre.
Un altro passaggio fondamentale è proteggere i dispositivi da malware e accessi non autorizzati: installare gli aggiornamenti del sistema operativo e un buon antivirus aiuta a individuare e contenere molte minacce, come parte di una difesa su più livelli.
Scegli un fornitore affidabile
Sul mercato ci sono molti strumenti in cloud per l’automazione dei documenti, ma non tutti sono affidabili. Alcuni creano ottimi documenti ma non sono sicuri, altri sono sicuri ma poco efficienti.
Pagination si distingue proprio per questo: unisce la creazione efficiente di documenti di grande effetto alla garanzia che i dati non escano dal tuo controllo. In più ha un’interfaccia intuitiva e flussi di lavoro semplici, quindi i tuoi collaboratori imparano a usarlo senza fatica.
Limita l’accesso ai dati riservati
Puoi assegnare dei ruoli ai collaboratori e definire i permessi di accesso in base a questi. Con il controllo degli accessi impedisci alle persone di vedere dati che non servono al loro lavoro: così eviti usi impropri e riduci l’impatto di un eventuale attacco riuscito. Se un hacker riesce a impossessarsi di un account, non potrà comunque vedere tutti i tuoi dati.
Imponi regole rigorose per le password
Chiedi a tutti gli utenti di usare password robuste. Spiega di non usare il proprio nome, la data di nascita o altre password facili da indovinare, ma password lunghe che combinano numeri, lettere minuscole e maiuscole e anche caratteri speciali.
Due esempi: password123 e Rmi57ltH5BX8MjsQ. La prima è una password comune, tra le prime che un hacker prova per entrare in un account: non è sicura.
La seconda, invece, richiederebbe moltissimi tentativi per essere indovinata. Puoi anche impostare un limite che blocca l’utente dopo 3 tentativi falliti e lo costringe ad aspettare prima di riprovare. Ecco perché le password complesse sono così efficaci e perché conviene usarle.
Attiva l’autenticazione a più fattori
Con la diffusione degli strumenti di intelligenza artificiale gli attacchi informatici sono diventati più sofisticati, e le password robuste potrebbero non bastare. Per rafforzarle puoi attivare l’autenticazione a due o più fattori.
Se un hacker indovina la password di un utente, per entrare dovrà comunque inserire un codice monouso, che il sistema invia al titolare dell’account: il criminale non lo conosce. In più il titolare viene avvisato che qualcuno sta cercando di accedere al suo account e sa che deve cambiare la password.
Usa una VPN
È bene cifrare i dati che invii allo strumento in cloud, così che nessun estraneo possa leggerli. Il modo migliore è usare una rete privata virtuale (VPN), che cifra la connessione e impedisce ai criminali informatici di intercettarla.
Come per gli strumenti di automazione dei documenti, i fornitori di VPN sono tanti: valuta con attenzione le alternative per capire quanto sono affidabili.
Valuta una soluzione CNAPP per una protezione completa
Man mano che il tuo lavoro dipende di più dagli strumenti in cloud, vale la pena considerare una soluzione CNAPP (Cloud-Native Application Protection Platform) per proteggere applicazioni e infrastruttura cloud. Queste piattaforme riuniscono più livelli di sicurezza (gestione della configurazione, protezione dei carichi di lavoro, monitoraggio delle identità) in un unico approccio che aiuta a correggere le vulnerabilità prima che vengano sfruttate.
Conclusioni
L’automazione dei documenti porta alle aziende molti vantaggi: più efficienza, meno errori e costi ridotti. Molti strumenti, però, lavorano nel cloud, e questo aumenta la superficie di attacco, perché nel cloud tutto è collegato.
Conoscere le migliori pratiche di sicurezza nel cloud è quindi indispensabile: scegli strumenti sicuri e usa una VPN, controlla gli accessi degli utenti, imponi regole per le password e attiva l’autenticazione a più fattori. Con queste misure proteggi i tuoi dati dai criminali informatici.
