Branche: Zugangskontrolle & Elektronikfertigung | Unternehmensgröße: 1.001–5.000 Mitarbeiter | Hauptsitz: Italien
Herausforderung: Ein Produktkatalog, der als offizielles Instrument zur Preiskommunikation gegenüber Kunden dient, bei dem jeder Preisfehler direkte kommerzielle Auswirkungen hat
Lösung: Pagination Cloud für die automatisierte Katalogerstellung, basierend auf SAP-Datenexporten.
Die Herausforderung: Manuelle Erstellung von Preiskatalogen mit SAP-Daten
In der Zugangskontrollindustrie ist der Produktkatalog keine Broschüre. Er ist ein operatives Dokument und fungiert effektiv als Preisliste, die von Distributoren und Installateuren genutzt wird, um Angebote zu erstellen, Systeme zu konfigurieren und Bestellungen aufzugeben. In diesem Kontext sind Fehler keine einfachen Tippfehler. Wenn ein Artikel mit 1.200 € statt 12.000 € angegeben ist, ist die Auswirkung nicht kosmetisch, sondern kommerziell.
Über Jahre hinweg hat das Marketingteam von FAAC genau dieses Risiko gemanagt. Ihr jährlicher Produktkatalog, intern „Catalistino“ genannt, diente als zentrales Instrument zur Preiskommunikation gegenüber der gesamten Kundschaft. Hunderte von Produkten, darunter Schranken, Tore, Lichtschranken und Zubehör, mussten mit korrekten Codes, Preisen, technischen Spezifikationen und Installationsdiagrammen veröffentlicht werden. Jeder Zyklus war mit derselben Frage verbunden: Sind alle Preise korrekt?
Vor der Automatisierung war die Antwort nie vollständig sicher, und diese Unsicherheit führte zu wochenlangen manuellen Prüfungen in jedem Produktionszyklus.
Warum manuelle Preiskataloge kommerzielle Risiken verursachen
Dieses Muster ist typisch für Hersteller, die gedruckte Preiskataloge auf Basis von ERP-Daten erstellen. In vielen Fällen ist die Ursache dieselbe: Die Daten sind an der Quelle korrekt, doch der Weg vom ERP-System zur gedruckten Seite führt zu menschlichen Fehlern.
Die Daten liegen in SAP. Der Katalog liegt in InDesign. Die Lücke dazwischen ist eine Tabelle und eine Person.
Hier sind die häufigsten Probleme:
- Keine zweite Chance: Der Katalog wird einmal im Jahr gedruckt. Sobald Distributoren ihn erhalten, bilden die darin enthaltenen Preise die Grundlage für kommerzielle Verhandlungen. Ein Preisfehler ist dann kein interner Fehler mehr. Er kann sich im Vertriebsnetz verbreiten, Verwirrung stiften, zu Konflikten führen und Vertrauen untergraben. Anders als in digitalen Systemen kann er nicht per Update korrigiert werden und bleibt möglicherweise zwölf Monate im Umlauf.
- Inkonsistente Produktreferenzen: Dasselbe Zubehör kann auf mehreren Seiten erscheinen, jedoch mit unterschiedlichen Bezeichnungen, Hinweisen oder Beschreibungen. Auf einer Seite wird es über die Modellnummer identifiziert, auf einer anderen über den Produktnamen. Ohne eine Katalogsoftware, die Produktdaten zentralisiert, gibt es keine verlässliche Möglichkeit, Konsistenz sicherzustellen. In der Praxis bedeutete das, die neue Ausgabe Seite für Seite mit dem Vorjahreskatalog zu vergleichen, ohne Datenbankabfrage und ohne einfache Möglichkeit, wiederkehrende Einträge zu validieren.
- Fehleranfällige Querverweise: Seitenzahlen im Inhaltsverzeichnis, Indexverweise in Fußzeilen oder Hinweise wie „siehe Seite X“ werden manuell gepflegt. Jedes Mal, wenn ein Produkt hinzugefügt oder eine Seite verschoben wird, müssen diese Referenzen angepasst werden. Einige werden übersehen.
Was sich ändert, wenn Preis- und Produktdaten direkt aus SAP kommen
FAAC beauftragte Pagination, den Katalogproduktionsprozess zu automatisieren, mit einer klaren Anforderung: Preise und Produktcodes müssen direkt aus SAP kommen, ohne manuelle Übertragung.
Hier erfolgt der entscheidende Wandel, und es lohnt sich zu verstehen, warum er über die technische Umsetzung hinaus relevant ist.
Wenn eine Person einen Preis aus einer Tabelle in eine InDesign-Datei kopiert, hängt die Genauigkeit von der Aufmerksamkeit dieser Person ab. Wenn ein automatisiertes System strukturierte Daten aus SAP liest und den Preis dem richtigen Produktcode zuordnet, hängt die Genauigkeit von der Datenquelle ab. Der entscheidende Unterschied liegt nicht nur in der Geschwindigkeit, sondern in der Kontrolle darüber, wo Fehler entstehen können.
| Veränderung | Vorher | Nachher |
|---|---|---|
| Preis-Code-Zuordnung | Manuelles Kopieren aus Tabellen | Automatisch aus SAP-Export |
| Aufwand zur Preisprüfung | Zentrales Thema, wochenlange Kontrolle | Bestätigungsprüfung, minimale Korrekturen |
| Querverweise und Seitenzahlen | Manuell gepflegt | Automatisch generiert |
| Konsistenz über Seiten hinweg | Keine Durchsetzung | Zentrale Datenquelle, konsistentes Ergebnis |
| Fehlerprofil | Manuelle Übertragungsfehler | Fehler hauptsächlich auf Datenqualität zurückzuführen |
Mehr als Preise: Was Katalogautomatisierung tatsächlich löst
Die Eliminierung manueller Preiseingaben war das sichtbarste Ergebnis. Doch die Automatisierung löste ein strukturelles Problem: Der Catalistino war so komplex geworden, dass er manuell nicht mehr zuverlässig zu verwalten war. Bereits im ersten Jahr zeigten sich weitere Vorteile.
Formatänderungen ohne Neuanfang: Im ersten Jahr der Zusammenarbeit entschied sich FAAC, das Katalogformat von einer kleineren Größe auf A4 umzustellen. In einem manuellen Workflow hätte dies den Neuaufbau jeder Seite bedeutet. Mit Pagination konnten sich Daten und Layoutregeln an das neue Format anpassen, ohne die Struktur neu zu erstellen.
Statische und dynamische Seiten kombiniert: Nicht jede Seite ist datengetrieben. Einige enthalten redaktionelle Inhalte, Installationsdiagramme oder Konfigurationsvisualisierungen, die manuelles Design erfordern. Pagination übernahm die wiederkehrenden, datengetriebenen Seiten, während sich das Designteam auf Inhalte konzentrierte, die echte gestalterische Entscheidungen erfordern. Das ist das Grundprinzip des Database Publishing: Designer gestalten, und Daten fließen automatisch.
Eine ehrliche Bewertung: Erkenntnisse aus dem ersten Jahr
Die Umsetzung erforderte mehr als nur Softwarekonfiguration. Sie beinhaltete das Verständnis der editorialen Logik des Catalistino, wiederkehrender Produktbeziehungen und Layout-Ausnahmen. Das FAAC-Team war offen darin, was sofort funktionierte und was angepasst werden musste.
Was sofort funktionierte:
- Preis-Code-Genauigkeit aus SAP, das Hauptziel, bereits im ersten Produktionszyklus erreicht;
- Automatische Seitenzahlen, Querverweise und Inhaltsverzeichnis;
- Schnelle und intuitive Datenanpassung über strukturierte Excel-Dateien;
- Leichte Ausgabedateien, die schnellere Iterationen ermöglichten.
Was Anpassung erforderte:
- Der InDesign-Book-Workflow erforderte mehr Schulung, damit das Team den finalen Export eigenständig durchführen konnte;
- Inkonsistente Produktbenennungen in den Quelldaten wurden im Qualitätsprozess sichtbar und mussten bereinigt werden;
- Einige komplexe Katalogseiten mussten weiterhin manuell erstellt werden, da die Datenstruktur dafür nicht ausreichend war.
Die Projektleitung formulierte eine klare Empfehlung: Automatisierung ersetzt nicht die redaktionelle Bewertung. Sie eliminiert die Routinearbeit, sodass sich das Team auf die wirklich wichtigen Inhalte konzentrieren kann.
Ist das auch für Ihren Produktkatalog relevant?
Wenn Ihr Katalog nicht nur ein Marketinginstrument, sondern ein Preisdokument ist, sind die Risiken manueller Prozesse oft größer als erwartet.
Pagination automatisiert den Weg von strukturierten Produktdaten zu druckfertigen Dokumenten und lässt die redaktionelle Kontrolle dort, wo sie hingehört: bei den Menschen, die die Produkte kennen.
Wenn Sie Dokumente mit Preis-Produkt-Zuordnungen aus ERP-Systemen verwalten, komplexe Konsistenzanforderungen über viele Seiten hinweg haben und unter jährlichem Zeitdruck produzieren, kann Pagination die Machbarkeit analysieren auf Basis von:
- Ihrem aktuellen Katalog (PDF oder InDesign);
- Ihren Produktdaten (ERP-Export, Excel, PIM);
- Ihren Anforderungen für die nächste Ausgabe.
Weitere Informationen finden Sie auf unseren Seiten zu Katalogsoftware und Preislisten-Software.
