Settore: Materiali da costruzione | Sede: Auckland, Nuova Zelanda
Sfida: Mantenere i listini prezzi allineati a dati SAP in continuo cambiamento, con pagine composte a mano | Soluzione: Pagination genera ogni listino in InDesign a partire da un’esportazione SAP standard, con un template per divisione
Tre divisioni prodotto, un’unica fonte dati in SAP
Altus NZ produce profili per serramenti, ferramenta e componenti industriali in Nuova Zelanda. Ogni codice articolo, descrizione, prezzo e gerarchia prodotto risiede in SAP, che è la fonte naturale per i listini prezzi usati quotidianamente dai clienti.
Il problema è che SAP gestisce dati, non pagine. Trasformare migliaia di record SAP in un listino leggibile e con la grafica aziendale è un lavoro editoriale, e fino al 2020 veniva fatto interamente a mano.
Perché i listini manuali non reggevano il passo
- Prodotti in continuo aggiornamento: articoli aggiunti, sostituiti e ricodificati di frequente — ogni edizione richiedeva un controllo completo rispetto ai dati SAP.
- Layout complessi: il listino estrusione usa un formato orizzontale, con un indice basato sulla gerarchia prodotto e tavole colori in fondo; il listino ferramenta ha un layout completamente diverso.
- Assortimenti ampi: il solo listino ferramenta comprende fino a 20.000 codici articolo — troppi per impaginare e rileggere manualmente.
- File di supporto multipli: tavole colori di riferimento, immagini prodotto e raggruppamenti gerarchici devono finire al posto giusto, edizione dopo edizione.
La soluzione: automazione del listino prezzi da SAP con un’esportazione standard
Altus NZ ha scelto il più semplice dei workflow da SAP a InDesign: esporta, carica, genera. Nessuna installazione in SAP, nessun progetto ERP.
- Un’esportazione strutturata: i dati prodotto escono da SAP in un file ordinato per codice di gerarchia, che determina sia il raggruppamento dei prodotti nella pagina sia l’indice generato automaticamente.
- Un template per divisione: Pagination ha progettato un template InDesign dedicato per il listino estrusione (orizzontale, con tavole colori in fondo) e un altro per il listino ferramenta (verticale, struttura tabellare diversa). Ogni template definisce tabelle prezzi, formattazione dei codici articolo, intestazioni di gruppo e posizionamento delle tavole colori.
- Aggiornamenti in autonomia: diversi membri del team hanno il proprio accesso alla web app di Pagination. Quando i prezzi cambiano in SAP o viene aggiunto un prodotto, il team riesporta, carica il nuovo file e rigenera il listino — senza aprire un ticket e senza attese.
Come l’esportazione SAP diventa un listino prezzi
Il flusso di lavoro si ripete in tre passaggi, ogni volta:
- Esportazione da SAP. Il team Altus NZ estrae i dati prodotto — codici articolo, descrizioni, prezzi, codici di gerarchia — in un file strutturato. I dati sono ordinati per codice di gerarchia prodotto, che è la struttura portante del documento.
- Caricamento su Pagination. Il file esportato (insieme a eventuali file di supporto, come una tavola colori aggiornata) viene caricato nella web application di Pagination. La piattaforma valida i dati e associa ogni campo al template: quale colonna è il codice, quale il prezzo, come sono raggruppati i prodotti.
- Generazione. Pagination applica il template InDesign e produce un documento completamente impaginato: gruppi di prodotti nell’ordine corretto, tabelle prezzi formattate, tavole colori posizionate in fondo, indice generato dalla gerarchia, numeri di pagina impostati. Il risultato è un file InDesign nativo più un PDF pronto per la stampa, generato in pochi minuti.
Quando il team trova un errore nei dati — un prezzo sbagliato, un prodotto mancante — la correzione avviene in SAP. Poi una nuova esportazione, un nuovo caricamento, una nuova generazione. L’impaginazione resta la stessa; cambiano solo i dati.
Come è nato il progetto
Il primo listino è stato generato da dati SAP reali già durante la fase di implementazione. Il team ha caricato la propria esportazione — ordinata per codice di gerarchia prodotto — e Pagination ha costruito il template: pagine orizzontali, tabelle prezzi con bordi sui codici articolo e tavole colori di riferimento in fondo al documento. Nelle settimane successive l’output è stato affinato: regolazione dei bordi su codici articolo specifici, correzione del posizionamento delle tavole colori e rigenerazione del datasource dopo aver corretto errori nell’esportazione.
Una volta avviato il workflow per l’estrusione, il team ha cominciato a usarlo in autonomia — caricando una nuova esportazione SAP e rigenerando il listino ogni volta che i dati cambiavano. È questo modello self-service a rendere il processo sostenibile: chi conosce i dati controlla direttamente il risultato, senza dipendere da un team esterno.
Un unico workflow, tre listini prezzi
Il listino estrusione ha dimostrato che il workflow funziona. Aggiungere una seconda e poi una terza divisione prodotto ha significato progettare un nuovo template InDesign e mappare l’esportazione SAP — il motore di generazione era già operativo.
Listino Estrusione — il primo documento automatizzato. Layout orizzontale, gerarchia prodotto che guida l’indice, tabelle prezzi e tavole colori di riferimento in fondo. È il documento che ha dimostrato come il workflow da SAP a InDesign potesse funzionare per Altus NZ.
Listino Ferramenta — un layout diverso per un assortimento diverso, con fino a 20.000 codici articolo. Il team ha fornito un mockup e il datasource ferramenta; Pagination ha progettato un template separato. I dati arrivano sempre da SAP e seguono lo stesso processo esporta-carica-genera.
Listino Industriale — l’aggiunta più recente, con una struttura simile ai template esistenti. Quando il team ha richiesto questo terzo documento, ha segnalato che il primo passo era impostare una nuova estrazione SAP. Lo stesso schema che ha funzionato per estrusione e ferramenta viene applicato alla terza linea di prodotto.
Ogni documento ha il proprio template, ma tutti e tre condividono la stessa piattaforma e lo stesso workflow. Quando i prezzi cambiano in SAP o i prodotti vengono aggiunti o sostituiti, il team riesporta e rigenera. Nessuna impaginazione manuale, nessun copia-incolla dalle schermate SAP.
Cosa rende semplice questa integrazione con SAP
- Nessuna modifica a SAP. Il punto di integrazione è un’esportazione dati standard. Nessun plug-in da installare, nessun connettore da configurare, nessun progetto IT dentro l’ERP. L’istanza SAP resta esattamente com’è.
- La gerarchia prodotto fa il lavoro. SAP già raggruppa i prodotti per codice di gerarchia. Quella stessa gerarchia guida la struttura del documento, i raggruppamenti in ogni pagina e l’indice generato automaticamente. La gerarchia in SAP diventa la gerarchia sulla pagina.
- Autonomia dal primo giorno. Più membri del team hanno il proprio accesso alla web application di Pagination. Caricano i dati e generano i documenti ogni volta che qualcosa cambia, senza aprire un ticket né fissare una call.
- Un template, edizioni illimitate. Ogni divisione prodotto ha un template InDesign dedicato. Quando prezzi o assortimenti cambiano in SAP, il team rigenera con i dati aggiornati. Layout, formattazione e struttura restano coerenti edizione dopo edizione.
- Un workflow che scala. Lo stesso processo che generava un solo listino estrusione oggi serve tre divisioni. Aggiungere un nuovo documento significa un nuovo template e una nuova estrazione SAP — la piattaforma e il workflow ci sono già.
Prova con il tuo listino prezzi
Condividi un PDF di un listino recente e un’esportazione dei tuoi dati SAP. Un’analisi rapida mostra quali pagine possono essere automatizzate e come apparirebbe la prima edizione generata dal software per price book di Pagination.
Scopri di più sull’automazione da SAP a InDesign, oppure vedi come Pagination funziona per cataloghi e listini prezzi.
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