Wie Altus NZ seine Preislisten für Extrusion und Beschläge aus SAP automatisiert

Branche: Baumaterialien | Hauptsitz: Auckland, Neuseeland

Herausforderung: Preislisten für Extrusion und Beschläge mit ständig wechselnden SAP-Daten aktuell halten — bei manuell erstellten Seiten | Lösung: Pagination generiert jede Preisliste in InDesign aus einem Standard-SAP-Export, mit einer Vorlage pro Sparte

Drei Produktsparten, eine einzige Datenquelle in SAP

Altus NZ fertigt Extrusionsprofile für Fenster und Türen, Beschläge und Industriekomponenten in Neuseeland. Jede Artikelnummer, Beschreibung, jeder Preis und jede Produkthierarchie liegt in SAP — damit ist SAP die natürliche Quelle für die Preislisten, die Kunden täglich nutzen.

Das Problem: SAP verwaltet Daten, keine Seiten. Tausende SAP-Datensätze in eine lesbare Preisliste im Corporate Design zu verwandeln, ist eine verlegerische Aufgabe — und bis 2020 wurde sie vollständig von Hand erledigt.

Warum manuelle Preislisten nicht mehr funktionierten

• Ständige Produktänderungen: Artikel werden regelmäßig hinzugefügt, ersetzt und umcodiert — jede Ausgabe erforderte einen vollständigen Abgleich mit den SAP-Daten.
• Komplexe Layouts: Die Extrusionsliste verwendet ein Querformat mit einem Index auf Basis der Produkthierarchie und Farbtabellen am Ende; die Beschlägeliste folgt einem völlig anderen Layout.
• Umfangreiche Sortimente: Allein die Beschläge-Preisliste umfasst bis zu 20.000 Artikelnummern — viel zu viele, um sie manuell zu setzen und Korrektur zu lesen.
• Zahlreiche Begleitdateien: Farbreferenztabellen, Produktbilder und hierarchische Gruppierungen müssen Ausgabe für Ausgabe an der richtigen Stelle landen.

Die Lösung: Automatisierung der Preislisten aus SAP mit einem Standardexport

Altus NZ entschied sich für den einfachsten der Workflows von SAP zu InDesign: exportieren, hochladen, generieren. In SAP wurde nichts installiert, und kein ERP-Projekt war erforderlich.

• Ein strukturierter Export: Die Produktdaten verlassen SAP in einer Datei, sortiert nach Produkthierarchiecode. Dieser bestimmt sowohl die Gruppierung der Produkte auf der Seite als auch den automatisch erstellten Index.
• Eine Vorlage pro Sparte: Pagination entwarf eine eigene InDesign-Vorlage für die Extrusionsliste (Querformat, Farbtabellen am Ende) und eine weitere für die Beschlägeliste (Hochformat, andere Tabellenstruktur). Jede Vorlage definiert Preistabellen, Artikelnummernformatierung, Gruppenköpfe und Platzierung der Farbtabellen.
• Aktualisierungen in Eigenregie: Mehrere Teammitglieder verfügen über einen eigenen Zugang zur Pagination-Webanwendung. Wenn sich Preise in SAP ändern oder ein Produkt hinzukommt, exportiert das Team neu, lädt die Datei hoch und generiert die Preisliste — ohne Ticket, ohne Wartezeit.

Wie aus dem SAP-Export eine Preisliste wird

Der Workflow läuft jedes Mal in drei Schritten ab:

1. Export aus SAP. Das Team von Altus NZ extrahiert Produktdaten — Artikelnummern, Beschreibungen, Preise, Hierarchiecodes — in eine strukturierte Datei. Die Daten sind nach Produkthierarchiecode sortiert, der das Rückgrat der Dokumentstruktur bildet.
2. Hochladen in Pagination. Die Exportdatei (samt Begleitdateien wie einer aktualisierten Farbtabelle) wird in die Pagination-Webanwendung hochgeladen. Die Plattform validiert die Daten und ordnet jedes Feld der Vorlage zu: Welche Spalte ist die Artikelnummer, welche der Preis, wie sind die Produkte gruppiert.
3. Generierung. Pagination wendet die InDesign-Vorlage an und erzeugt ein vollständig gesetztes Dokument: Produktgruppen in der richtigen Reihenfolge, formatierte Preistabellen, Farbreferenztabellen am Ende, Index aus der Hierarchie generiert, Seitenzahlen gesetzt. Das Ergebnis ist eine native InDesign-Datei plus ein druckfertiges PDF — generiert in wenigen Minuten.

Wenn das Team einen Fehler in den Daten entdeckt — einen falschen Preis, ein fehlendes Produkt — wird die Korrektur in SAP vorgenommen. Dann ein neuer Export, ein neues Hochladen, eine neue Generierung. Das Layout bleibt gleich; nur die Daten ändern sich.

Wie das Projekt begann

Die erste Preisliste wurde bereits während der Implementierung aus echten SAP-Daten generiert. Das Team lud seinen Export hoch — sortiert nach Produkthierarchiecode — und Pagination erstellte die Vorlage: Querformatseiten, Preistabellen mit Rahmen um die Artikelnummern und Farbreferenztabellen am Ende des Dokuments. In den folgenden Wochen wurde das Ergebnis verfeinert: Anpassung der Rahmen bei bestimmten Artikelnummern, Korrektur der Platzierung der Farbtabellen und erneute Generierung der Datenquelle nach Fehlerbehebung im Export.

Sobald der Extrusions-Workflow lief, begann das Team, ihn eigenständig zu nutzen — einen neuen SAP-Export hochladen und die Preisliste bei jeder Datenänderung neu generieren. Dieses Self-Service-Modell macht den Workflow nachhaltig: Wer die Daten kennt, steuert direkt das Ergebnis — ohne auf ein externes Team angewiesen zu sein.

Ein Workflow, drei Preislisten

Die Extrusionsliste bewies, dass der Workflow funktioniert. Eine zweite und dann eine dritte Produktsparte hinzuzufügen bedeutete, eine neue InDesign-Vorlage zu entwerfen und den SAP-Export zu mappen — der Generierungsmotor war bereits einsatzbereit.

Extrusionsliste — das erste automatisierte Dokument. Querformat, Produkthierarchie als Grundlage für den Index, Preistabellen und Farbreferenztabellen am Ende. Dieses Dokument bewies, dass der Workflow von SAP zu InDesign für Altus NZ funktionieren kann.

Beschlägeliste — ein anderes Seitenlayout für ein anderes Sortiment mit bis zu 20.000 Artikelnummern. Das Team lieferte ein Mockup und die Beschläge-Datenquelle; Pagination entwarf eine eigene Vorlage. Die Daten kommen weiterhin aus SAP und folgen demselben Prozess: exportieren, hochladen, generieren.

Industrieliste — die neueste Ergänzung, mit einer ähnlichen Struktur wie die bestehenden Vorlagen. Als das Team dieses dritte Dokument anforderte, wies es darauf hin, dass der erste Schritt die Einrichtung einer neuen SAP-Extraktion sei. Dasselbe Muster, das für Extrusion und Beschläge funktionierte, wird auf die dritte Produktlinie angewandt.

Jedes Dokument hat seine eigene Vorlage, aber alle drei teilen dieselbe Plattform und denselben Workflow. Wenn sich Preise in SAP ändern oder Produkte hinzukommen oder ersetzt werden, exportiert das Team neu und generiert erneut. Kein manuelles Seitenlayout, kein Kopieren und Einfügen aus SAP-Bildschirmen.

Was diese SAP-Integration so einfach macht

• Keine Änderungen an SAP. Der Integrationspunkt ist ein Standarddatenexport. Keine Plug-ins, keine Konnektoren, kein IT-Projekt im ERP. Die SAP-Instanz bleibt genau so, wie sie ist.
• Die Produkthierarchie erledigt die Arbeit. SAP gruppiert Produkte bereits nach Hierarchiecode. Dieselbe Hierarchie bestimmt die Dokumentstruktur, die Produktgruppierungen auf jeder Seite und den automatisch generierten Index. Die Hierarchie in SAP wird zur Hierarchie auf der Seite.
• Eigenständigkeit vom ersten Tag an. Mehrere Teammitglieder verfügen über eigene Zugänge zur Pagination-Webanwendung. Sie laden Daten hoch und generieren Dokumente, wann immer sich etwas ändert — ohne Ticket und ohne Terminabsprache.
• Eine Vorlage, unbegrenzte Ausgaben. Jede Produktsparte hat eine eigene InDesign-Vorlage. Wenn sich Preise oder Sortimente in SAP ändern, generiert das Team mit den aktualisierten Daten neu. Layout, Formatierung und Struktur bleiben Ausgabe für Ausgabe konsistent.
• Ein Workflow, der skaliert. Derselbe Prozess, der eine einzelne Extrusionsliste erzeugte, bedient heute drei Produktsparten. Ein neues Dokument bedeutet eine neue Vorlage und eine neue SAP-Extraktion — die Plattform und der Workflow sind bereits vorhanden.

Testen Sie es mit Ihrer eigenen Preisliste

Teilen Sie ein aktuelles Preislisten-PDF und einen Export Ihrer SAP-Daten. Eine kurze Analyse zeigt, welche Seiten automatisiert werden können und wie die erste mit der Preislisten-Software von Pagination generierte Ausgabe aussehen würde.

Kontaktieren Sie uns mit einem SAP-Beispielexport und einem Dokument, das Sie automatisieren möchten.