Katalog nasıl hazırlanır? Kapsamlı rehber

Bir katalog, bir logo ya da kartvizit gibi, marka farkındalığını ortaya koymak ve güçlendirmek için kullanılan bir araçtır. Pazarlama uzmanları, bir katalog hazırlamanın ne kadar özen gerektirdiğini ve iyi bir kataloğun satış açısından ne kadar fark yaratabileceğini çok iyi bilirler.

Hazırlanan dokümanın aşağıdaki özelliklere mümkün olduğunca çok sahip olması önemlidir:

• işlevsellik: kataloğa başvurmak kolaydır ve sezgisel olarak tasarlanmıştır;
• cezbedicilik: iyi ve sağlam bir kapak, kaliteli kâğıt, sade ve modern bir mizanpaj vb.

İlk olarak katalog formatlarına bir göz atalım. Bir katalog her zaman dijital olarak hazırlanır (catalog software), ancak nihai ürün iki türde olabilir:

• Basılı katalog: (örneğin; masa kataloğu, IKEA kataloğu*)
• Dijital katalog: (PDF, çevirmeli defter, uygulama vb.)

*2017 yılında; 28 ülkede 328 mağazanın satışlarını arttırmak amacıyla gönderilen 211 milyon kopya ile dünyadaki en çok dağıtımı yapılan katalogdur.

IKEA’nın bildiği gibi, basılı kataloglar hala dünyanın en iyi satış araçlarından birisi olmayı sürdürüyor. Bu tür kâğıt temelli yayınların birçok avantajı vardır:

• Sürekli marka görünürlüğü
  Katalog, her an ulaşılabilir ve hazır olması amacıyla, sürekli olarak bir masa ya da sehpa üzerinde bulundurulan fiziksel bir nesnedir. Kataloğun sabit varlığı, markanızı sürekli olarak müşterilerinize göstermenize olanak sağlar (Reklamcılığın temel kriterlerinden birisi, aslında, marka görünürlüğüdür).
• Kullanım rahatlığı
  Basılı bir katalog her an ulaşılabilirdir ve her yaştan insanın kolayca başvurabileceği niteliktedir. Daha iyi anlamak için, bu katalogları dijital alternatiflerle karşılaştırmamız gerekir. Öncelikle online bir katalogda bir ürünü nasıl aradığımızı düşünelim. Her şeyden önce iyi bir internet bağlantınızın olması gerekir. Daha sonra ihtiyacınız olan dokümanı bulmanız gerekir. Eğer şansınız varsa, dokümanda linklendirilmiş bir tablo içeriği vardır ve bu sayede ihtiyacınız olan sayfaya tek tıklamayla ulaşabilirsiniz. Aksi takdirde istediğiniz ürüne ulaşabilmek için manuel olarak sayfa sayfa aramak zorunda kalabilirsiniz.
• Okunabilirlik
  Daha önce hiç iPad kullanarak herhangi bir kataloğu incelediniz mi, belki de bir müşteri ile görüşürken? Eğer yanlış yere tıklarsanız, kolayca başka bir sayfaya geçebilirsiniz. Eğer detayları inceleniz gerekirse, ilgili yere zoom yapmalısınız ki bu, istemediğiniz bir butona tıklama riskinizi arttırır.
• Hızlı arama
  Basılı bir katalog, ihtiyacınız olan yerlere ayraç koymanıza olanak sağlar, böylelikle bakmanız gereken sayfaya saniyeler içinde tekrar dönebilirsiniz.

Şimdi de dijital kataloglara göz atalım. Kataloglar dijital araçlar kullanılarak oluşturulur ve günümüzde çoğu şirket dokümanlarını tanıtmak ve dağıtmak için sadece dijital dokümanları kullanıyor.

Dijital bir katalog, müşterilere hızlı ve kolay bir şekilde ulaştırmak için, genellikle PDF formatında hazırlanır. Ayrıca gerekli yazılım kullanılarak çevirmeli defter olarak da hazırlamak mümkündür. Çevirmeli defter, kâğıt dergilere benzeyen interaktif ve online dokümanlardır. Bir çevirmeli defter oluşturmak için, sıklıkla her an interaktif formata dönüştürülebilecek eksiksiz bir PDF dokümanı gereklidir.

Dijital kataloglar, sıfıra yakın maliyetleri ile baskı ve dağıtım maliyetlerinden önemli miktarda tasarruf sağlar. Ayrıca, belgenizi paylaşmak ve tanıtmak daha kolaydır, çünkü yalnızca web sitenize yüklemeniz ve paylaşmanız yeterlidir. Ancak, dijital katalog, basılı bir kataloğun avantajlarına sahip değildir… Bu avantajlar, kısaca kolay okunabilirlik, kullanım kolaylığı ve genel bir bütünleşme ve profesyonellik hissi uyandırma olarak özetlenebilir.

Katalog, birçok farklı bölümden oluşan bir belgedir. Bu bölümlerden kapak, içindekiler ve arka kapak gibi bazıları her zaman kullanılırken; diğerleri projenin türüne ve bunlara ihtiyaç duyulup duyulmamasına göre değişir:

• Ön kapak
• Harf indeksi
• Tanıtım sayfaları: açıklamalar, reklam
• İçindekiler: bölümler/kısımlar, alt bölümler, sayfa numaraları
• Katalog: Bölüm ayraçları
• İçindekiler: alfabetik ya da ürün koduna göre sıralama
• Son sayfalar: açıklamalar, reklam, notlar
• Arka kapak

Eklemek istediğimiz bilgiler müşteri bu kataloğa ne şekilde başvuracağı dikkate alınarak organize edilmelidir. Bu noktada, birçok faktörü göz önünde bulundurmanız gerekir: müşteri ürünleri kategorilere göre mi yoksa her bir sayfayı tek tek gezerek mi arayacak? Müşteri basılı bir katalog mu yoksa dijital bir versiyon mu tercih ediyor?

Çoğu durumda, şayet bir iş kataloğu hakkında konuşuyorsak, öğeleri kategorilere veya fiyat, renk ve uygulama vb. gibi ürün özelliklerine göre organize etmek faydalı olacaktır.

Farklı kullanımlara sahip kataloglar farklı yapılara sahiptir. Örneğin; ürünlerin alfabetik olarak düzenlendiği medikal katalogları düşünelim. Kimi zaman, ürünleri sezgisel olarak veya kuralların birleşimiyle daha esnek kriterlerle hazırlanması faydalı olur. Bu şekilde, müşteriler her sayfaya başvurarak katalogla daha çok etkileşimde bulunacaktır.

Bir kataloğun oluşturan tek bir kişi söz konusu değildir. Yukarıdaki sorumuzu yanıtlamak için, birçok kişinini kataloğu oluşturmada rol oynadığını belirtmeliyiz.

Satış, pazarlama, bilgi işlem ve grafik tasarım gibi birimlerin tamamı kataloğun hazırlanma sürecine dahil olur. Grafik tasarım departmanı şirket içi bir birim olabileceği gibi dış kaynaktan temin edilen bir birim de olabilir (iletişim ajansları veya bağımsız grafik tasarımcılar).

Bir kataloğu oluşturmak (catalog software) için ihtiyaç duyacaklarınız şunlardır :

• Ürün Verisi
• Görseller
• Katalog Mizanpajı

Şimdi bunlara detaylı bir şekilde değinelim.

Gerekli tüm unsurları topladığınızda, kataloğun mizanpajını hazırlama aşamasına geçebilirsiniz. Bu aşamada, kataloğun ilk versiyonunu oluşturuyorsanız ya da eski mizanpajı değiştirme arayışı içerisindeyseniz, grafik tasarımcı sürece daha yoğun bir şekilde dahil olur.

Grafik tasarım şirket içi bir çalışan, şirket dışından bir bağımsız grafiker ya da bir iletişim ajansı olabilir. Tasarımcı, hem ürün bilgilerini hem de görüntüleri nasıl organize edeceğinize dair fikirlerinizi pekiştirmenize yardımcı  olur ve aşağıdaki öğelerin stilleri ile de ilgilendir:

• Kapak ve arka kapak;
• Giriş sayfaları;
• Sayfa Mizanpajı / Temel sayfalar: Üstbilgi, altbilgi, harf indeksi, kategori renklendirmesi, sayfa sütunları (1,2,3 ya da daha fazla) vb.
• İçindekiler: Klasik sıralama düzeni (sayfa numarasına göre sıralama), fotoğraflı içindekiler bölümü, alfabetik sıralama (kategoriye, ürüne veya istediğiniz başka bir kritere göre) ve bölüm ayraçlı içindekiler;
• Bölüm ayraçları;
• Ürün mizanpajı (aşağıdaki görsellerden değişik ürünlerin 4 mizanpajını inceleyin.)
• Özel bir sektör için sembol ve simgelerin oluşturulması.

Tasarımcı, gereksinimlerinizi tam olarak karşılayana dek özellikle Adobe InDesign’da olmak üzere çok sayıda taslak oluşturacak.

Öncelikle, belgenize eklemek istediğiniz tüm metin bilgilerini topladıktan sonra, gerekirse tüm ürünlerin resimlerini ve nihai sembollerini / simgelerini toplamalısınız.

Şayet basılı bir doküman oluşturmak istiyorsanız, yüksek çözünürlükte görsellere ihtiyacınız olacak (200/300 Dpi). Yüksek kaliteli görseller kataloğunuzu profesyonel bir dokümana dönüştürmek için şarttır.

Sıklıkla, ürün resimlerinin tamamı elinizde bulunmayacak ve bunları şirket web sitesinden almanız gerekecek. Bu görseller yüksek kalitede olmayacakları için (genelde 72 Dpi), basılı kataloglarda kullanmaya uygun olmayacaklar.

İlk olarak manuel yayınlama süreci ile başlayalım. Kataloglarınızı manuel olarak oluşturmak, tüm verilerin kaynağından parça parça kopyalanarak dokümana yapıştırılması mantığına dayanır.

Bu görev, yapan kişinin -şirket içi ya da dışı- ne kadar sayfa ve başlık oluşturulacağına bağlı olarak haftalarını ya da aylarını alabilir. Bu yöntemle katalog hazırlarken dikkate alınması gereken başka bir önemli husus ise; sürecin bir makine tarafından değil insan tarafından yapıldığı için, hata yapma olasılığının daha yüksek olmasıdır.

Otomatik yayınlama süreci bu dezavantajların üstesinden gelmek için doğmuştur.

“Otomatik yayınlama” terimi, bir veri sayfasından / veri tabanından ürün verilerini otomatik olarak oluşturulan belgeye aktarmanıza olanak sağlayan yazılım / eklenti çözümlerini ifade eder.

Bunlar, klasik yazılımlar gibi PC’nize yüklenmesi gereken çözümlerdir. Her bilgisayar kendi yazılım lisansını gerektirir. Yani doküman hazırlamak istediğinizde sadece yazılımın önceden yüklendiği bilgisayarda çalışabilirsiniz.

Bu uygulamalar bize dokümanlarımızı özel bir formatta ya da PDF olarak hazırlamamıza izin verir. Bu uygulamaların sadece küçük bir kısmı dosyalarımızı Adobe InDesign (INDD, IDML, vb) formatlarında hazırlamamıza izin verir.

Şirket içi yazılımlar bazı dezavantajları da beraberinde getirir:

• Her veri dosyası her yazılım için uygun formatta olmayabilir. Bu yazılımların her biri kendi veri dosyasını gerektirir (örneğin XML, CSV, Excel vb).
• Tasarım süreci sınırlıdır. Mizanpajlar varsayılan ızgaralar kullanılarak oluşturulur, ya da değişiklik yapmak isterseniz, yazılım kurallarına uymanız gerekir (ihtiyacınız olan özelliğin daha önceden yazılıma eklenmiş olması şansınıza kalmış).
• Bu yazılımları kullanmayı öğrenmek oldukça zordur ve bunları desteklemek için çok fazla çevrimiçi doküman bulunmaz. Ayrıca her bir projenin farklı olduğunu ve her birinin farklı kurallar gerektirdiğini de göz önünde bulundurmanız gerekir.
• Genellikle saatlik olarak fatura edilen eğitim ücretleri ödemek zorunda kalacaksınız.
• Sahip olmanız gereken yeterlilikler “kullan ya da unut” cinsindendir. Yılda bir ya da iki katalog hazırlıyorsanız, bu bilgiler kolayca unutulabilir. Kataloğu tekrar oluşturmak istediğinizde (catalog software) , yazılımı nasıl kullanacağınızı kendi kendinize hatırlamak için uzun bir zaman ihtiyaç duyacaksınız.
• Oluşturulan dosyaların uzantıları yazılım şirketine aittir. Bundan dolayı, kaynak dosya sadece daha önceden yazılımın kurulu olduğu PC’de görülebilir.
• Genellikle, bir şirkette bir ya da iki kişi bu paketleri kullanmakta gerekli uzmanlığa sahiptir. Şayet bu kişilerin pozisyonu değiştirilirse ya da yerine başkaları işe başlarsa bu yeterlilikler kaybolur.
• Bu yazılım paketlerinin maliyeti yaklaşık olarak 15.000-25.000 Euro olup bu fiyata güncellemeler, lisanslar ve eğitim dahil değildir.

Son olarak, bulut tabanlı yayınlama yazılımı, çevrimiçi olarak kullanabileceğiniz bir yazılımdır. Bu yazılım paketleri herhangi bir kurulum gerektirmez ve kullanıcılar Chrome veya Firefox gibi herhangi bir web tarayıcıdan yazılıma ulaşabilir.

Çoğu yazılım şirketi bulut teknolojisinin yazılım maliyetlerini düşürmek, üründe inovasyonu arttırmak ve müşteri desteğini geliştirmek için iyi bir yol olduğunu keşfetti. Otomatik yayınlama yazılımı, kendine Bulut’ta kolaylıkla gelişebileceği iyi bir yer edindi.

Pagination gibi şirketler, yazılım yüklemenize veya belirli yetkinliklere sahip olmanıza gerek kalmadan belgelerinizi çevrimiçi, tamamen kendi başınıza, istediğiniz yer ve zamanda oluşturmanıza olanak tanır. Bir projeyi başlatmak için, verinizin bazı örneklerini (Excel, CSV, etc) ve otomatik olarak oluşturmak istediğiniz dokümanın formatını (PDF, InDesign) paylaşmanız yeterlidir.Pagination’ın katalog otomasyon yazılımı birçok avantajı bünyesinde barındırır:

• • Kullanımı çok kolaydır. Özel hiçbir eğitim gerektirmez.
  • Dokümanın mizanpaj (tasarım) oluşturma aşamasında tamamen özgürsünüz.
  • Her türlü veri kaynağını (Excel, CSV, XML, ERP sistemlerinden / iş uygulamalarından / veri tabanlarından dışa aktarım) kullanma imkânı.
  • Bulut sistemi herhangi bir kurulum gerektirmez. Yazılım her an, her yerde ve her cihazdan (Chrome, Safari, Firefox, Explorer, vb.) ve her işletim sisteminden (Windows, Mac OS, Linux, Android, vb.) kullanılabilir.
  • Dosyalar hem PDF (düşük/yüksek çözünürlük, baskıya hazır, ya da dijital dağıtım için) ve InDesign biçiminde (INDD, IDML) oluşturulabilir. Gerektiğinde Adobe InDesign ile açılabilir ve manuel olarak değiştirilebilir durumdadır.
  • Bulut sistemi, doküman hazırlama süreci esnasında PC’yi kullanmanıza devam edebilme imkânı sağlar ve bir e-posta bilgilendirme servisi doküman tamamlandığında ve belgeler indirilmeye hazır olduğunda sizi bilgilendirir.
  • Yazılım size yıllık üyelik ücreti ile satılır. Fiyat oluşturmak istediğiniz dosyanın türüne göre değişir ve doküman kurulumu, projenin gelişimsel bakımı ve hızlı müşteri hizmetleri (telefon ya da e-posta ile) bu fiyata dahildir.

Son olarak, profesyonel bir katalog hazırlamanın ne kadara mal olacağını inceleyelim. Katalog grafik projeleri için 2.000 €’dan daha az harcamak oldukça zordur. Daha sonra, her bir sayfa için 20-45€ arasında bir maliyet de eklemeniz gerekir (otomatik yayınlama hizmeti kullanmıyorsanız). 300 sayfalık bir dokümanın otomatik sistem olmadan hazırlanmasının yaklaşık 10.000-12.000 € civarında bir maliyeti olur. Fiyatlandırma, ürünün ne kadar karmaşık olduğuna ve kaç tane referans içerdiğine bağlı olarak değişir. “Referanslar” kelimesinden kastımız, kullanılan tüm isimler, açıklamalar ve değerlerdir. Her ürünün ölçülerinin bir tabloda yer aldığı bir modüler mobilya kataloğunun, sayfa başına 40-45 €  civarında bir maliyeti olacaktır.

Otomatik yayınlama sistemi maliyeti önemli düzeyde düşürebilir. Bulut veri tabanı yayınlama sistemi ile editoryal bir proje oluşturmak dokümanın karmaşıklığına bağlı olarak 2.000-8.000 €’ya mal olur.

Katalog oluşturma – Basım aşaması

Artık nasıl bir katalog hazırlayacağımızı anlamış durumdayız, şimdi baskı aşamasına geçelim. İyi bir yazıcı bulmak nispeten kolay olsa da doğru yazıcıyı bulmak için tüm yazıcı fiyatlarını araştırmanız gerekir. Pratik anlamda ifade etmek gerekirse; yazıcı, genellikle, bir dokümanın baskıya gitmesinden önceki son savunma hattıdır.

Özellikle, ilk kataloğunuzu oluşturuyorsanız ya da deneyimli bir acente ile ya da bir profesyonel ile birlikte çalışıyorsanız, yazdırma giderlerinden tasarruf etmeye çalışmayın. Size beklenmedik durumlarda ya da zorluklarda yardım edecek iyi bir yazıcı bulursanız,  onu mutlaka yanınızda bulundurun. Yayınlama süreci zor bir süreçtir ve bütün süreci iyi bir şekilde yönetmek için binlerce değişken vardır. Zaman açısından yazıcınıza fazla baskı uygulamayın, çünkü mürekkeplerin kuruması ve ciltleme sorunları gibi sorunların ortaya çıkma riskini artırırsınız. Bazı süreçleri hızlandırmayı başarabilirsiniz, ancak hoş olmayan sürprizlerle de karşılaşma riskiniz yüksek olur.

Baskı maliyetleri birçok değişkene bağlıdır:

• Baskısı yapılacak kopya sayısı
• Katalogtaki sayfa sayısı
• Kâğıt kalitesi
• Özel işlemler (örneğin harf indeksi, vb.)

Aşağıda bazı yaygın doküman türlerinden örnekler görebilirsiniz:

Baskı maliyeti – Katalog 1

• 300 sayfa
• Yumuşak kapak, Amerikan cilt
• Ölçüler: 21 x 29.7 cm (A4)
• Kâğıt: Klasik yarı-mat – mat kaplama
• Kâğıt ağırlığı: 130 gr
• Kapak kâğıt ağırlığı: 250 gr

Baskı maliyetleri – Katalog 2

• 800 sayfa
• Dikişli karton kapak
• Ölçüler: 21 x 29.7 cm (A4)
• Kâğıt: Klasik yarı-mat – mat kaplama
• Kâğıt ağırlığı: 115 gr
• Sert Kapak (Ciltli)